Pesanan Pembelian Shopify: Panduan Lengkap

Jika Anda telah menjalankan pesanan pembelian dari spreadsheet bersama atau serangkaian email, ada kemungkinan Anda tidak tahu Shopify sudah memiliki alat pesanan pembelian yang terpasang di admin. Itu tidak muncul kecuali Anda mencarinya di Produk → Pesanan pembelian. Ini nyata, dan mencakup lebih dari yang diperkirakan sebagian besar pedagang. Hal ini juga tidak memenuhi beberapa hal yang pada akhirnya dibutuhkan oleh operasi yang sedang berkembang. Panduan ini mencakup semuanya: apa yang asli, cara membuat dan mengirimnya, dan apa yang ditambahkan aplikasi khusus setelah versi aslinya habis.

Apakah Shopify memiliki pesanan pembelian asli?

Ya. Admin Shopify memiliki objek pesanan pembelian asli, dapat dijangkau dari Produk → Pesanan pembelian. Ini mendukung catatan pemasok, lokasi tujuan, item baris dengan kuantitas dan biaya, dan mengekspor sebagai PDF yang dapat Anda kirim ke pemasok Anda. Itu adalah titik awal yang benar-benar berguna, bukan pengganti yang sederhana.

Ini juga lebih sempit dibandingkan siklus pengadaan umum yang dijelaskan oleh banyak perangkat lunak PO. Pada objeknya sendiri, pesanan pembelian Shopify hanya memiliki dua status: Draf, saat Anda sedang membuat atau meninjaunya, dan Dipesan, setelah Anda mengirimkannya ke pemasok. Tidak ada apa pun di PO itu sendiri yang bertuliskan "Diterima Sebagian", "Diterima", atau "Ditutup". Penerimaan, penerimaan sebagian, penyelesaian, dan penutupan semuanya terjadi secara terpisah dan tertaut perpindahan inventaris yang Anda buat setelah PO ditandai Dipesan. Dua objek, bukan satu pipa enam tahap: PO mencatat perjanjian komersial, transfer mencatat pergerakan barang yang sebenarnya.

Beberapa hal yang tidak dilakukan oleh alat asli Shopify, sejauh dokumentasinya menunjukkan: alat ini tidak mengirimkan PO melalui email ke pemasok Anda (Anda mengekspor PDF dan mengirimkannya sendiri), alat ini tidak menjalankan pencocokan tiga arah terhadap faktur pemasok, dan tidak memiliki alur kerja persetujuan multi-langkah formal sebelum PO dapat ditandai Dipesan. Ia juga tidak memiliki pembuatan PO otomatis yang dipicu titik pemesanan ulang; Admin Shopify tidak memiliki konsep titik pemesanan ulang sama sekali. Satu-satunya aplikasi yang pernah membawa titik pemesanan ulang ke ekosistem Shopify, Stocky, telah ditutup sepenuhnya, jadi pertanyaan bagi siapa pun yang mengandalkannya adalah apakah pesanan pembelian asli dapat melaksanakan pekerjaan yang biasa dilakukan Stocky.

Membuat pesanan pembelian, langkah demi langkah

1. Buka Produk → Pesanan pembelian dan pilih Buat pesanan pembelian.
2. Pilih pemasok. Pilih catatan pemasok yang ada atau buat satu: nama, kontak, dan mata uang default.
3. Tetapkan lokasi tujuan. Gudang atau toko tertentu tempat stok harus tiba.
4. Tambahkan produk. Telusuri dan tambahkan baris demi baris, atau buat pesanan yang lebih lama dengan lebih cepat menggunakan impor CSV atau pemindaian kode batang. Setiap baris memuat kuantitas, SKU pemasok jika berbeda dengan milik Anda, biaya unit, dan persentase pajak.
5. Isi sisanya. Nomor referensi, catatan untuk pemasok, syarat pembayaran, dan tag jika Anda menggunakannya untuk memfilter nanti.
6. Simpan sebagai Draf dan meninjaunya. Semuanya masih dapat diedit pada tahap ini.
7. Tandai Sudah Dipesan setelah Anda siap mengirimkannya: ini menandakan pesanan telah sampai ke pemasok Anda.

Apa yang dibutuhkan PO

Bidang PO Shopify sendiri melacak bidang pengadaan standar yang ditetapkan dengan cermat: pemasok, lokasi tujuan, produk/kuantitas/biaya/pajak per baris, nomor referensi, catatan, syarat pembayaran, mata uang, dan tag. Untuk alasan lengkap di balik setiap bidang, bukan hanya apa yang diminta formulir Shopify tetapi mengapa hal itu penting ketika pemasok menyengketakan pesanan, lihat apa yang harus disertakan dalam pesanan pembelian, yang mencakup anatomi lengkap tanpa mengulanginya di sini.

Mengirimkannya ke pemasok Anda

Setelah PO ditandai Dipesan, buka dan gunakan Tindakan lainnya → Ekspor PDF. Shopify menghasilkan PDF berformat yang dapat Anda simpan, cetak, atau lampirkan ke email, tetapi Shopify tidak mengirimkan email tersebut untuk Anda. Anda tetaplah orang yang membuka kotak masuk Anda, melampirkan file, dan menekan tombol kirim, untuk setiap pemasok, setiap saat.

Mengirim email sendiri biasanya merupakan hal pertama yang dilakukan setelah aplikasi khusus mulai digunakan. StockCue menghasilkan jenis PO PDF yang sama dari rekomendasi pemesanan ulang dan mengirimkannya melalui email langsung ke pemasok, pada paket Pemula dan yang lebih baru. Perbedaannya bukan pada dokumennya; tidak harus menjadi pihak yang mengekspor, melampirkan, dan mengirimkannya lima belas kali seminggu.

Status pelacakan

Karena Shopify hanya melacak Draf dan Pesanan di PO itu sendiri, "di mana pesanan saya" berarti memeriksa transfer tertaut setelah ada: statusnya berbunyi Sedang berlangsung hingga semuanya diterima, Ditransfer setelah diterima. Rutinitas pelacakan lengkap, termasuk mengapa PO terbuka tidak dihitung sebagai stok tersedia, tercakup dalam cara melacak pesanan pembelian di Shopify.

Masalah umum

Tiga situasi yang cukup sering muncul sehingga pantas mendapatkan jawabannya masing-masing daripada satu paragraf di sini:

• Kiriman tiba kurang dari apa yang Anda pesan: lihat mengelola pesanan pembelian yang diterima sebagian.
• Pemasok melewatkan tanggal yang Anda harapkan: lihat mengelola pesanan pembelian yang terlambat.
• Anda tidak yakin apakah kekurangan tersebut harus berupa PO baru atau transfer antar lokasi Anda sendiri: lihat pesanan pembelian vs. transfer inventaris.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Shopify memiliki fitur pesanan pembelian asli?

Ya. Ada di Produk → Pesanan pembelian, dan mencakup catatan pemasok, item baris, dan ekspor PDF. Ini lebih sempit daripada perangkat lunak pengadaan umum dalam satu hal tertentu: objek PO itu sendiri hanya melacak Draf dan Pesanan, penerimaan dan penutupan terjadi pada transfer inventaris yang ditautkan secara terpisah, bukan pada PO.

Bagaimana cara membuat pesanan pembelian untuk toko Shopify?

Buka Produk → Pesanan pembelian → Buat pesanan pembelian, pilih pemasok dan lokasi tujuan, tambahkan item baris dengan kuantitas dan biaya, isi referensi dan persyaratan pembayaran, simpan sebagai Draf untuk ditinjau, lalu tandai Dipesan ketika Anda siap mengirimkannya.

Apa yang harus ada dalam pesanan pembelian Shopify?

Pemasok, lokasi tujuan, produk per lini dengan kuantitas, SKU pemasok, biaya dan pajak, nomor referensi, catatan, syarat pembayaran, mata uang, dan tag.

Bagaimana pesanan pembelian memengaruhi nomor inventaris masuk Shopify?

Menandai PO yang Dipesan tidak dengan sendirinya membuat inventaris masuk. Hal ini hanya terjadi setelah Anda membuat transfer inventaris tertaut untuk PO tersebut: item dalam transit pada transfer tersebut berada dalam status Masuk di lokasi tujuan hingga diterima, yang kemudian dipindahkan ke Tersedia.