Planejamento de estoque para lojas com muitos SKUs

Um catálogo de 1.200 SKU não produz 1.200 decisões de compra por semana. Produz cerca de trinta. O difícil de planejar um grande catálogo não é revisar tudo, é construir o filtro que transforma tudo nos trinta itens que a pessoa tem que pensar.

A maioria dos conselhos de inventário é escrita para um catálogo que você pode manter em mente. É assim que fica o mesmo trabalho quando você não pode. Onde fica a linha entre a revisão manual e a automatizada, e por que ela fica lá, é abordado em reordenação automática versus manual; esta postagem começa do outro lado dessa linha e trata do problema operacional que ela deixa para trás.

O que muda depois de algumas centenas de SKUs

Dê a cada SKU noventa segundos. Isso é tempo suficiente para verificar o estoque disponível, dar uma olhada nas últimas semanas de vendas e verificar se já existe um pedido de compra em andamento. Não é tempo suficiente para pensar adequadamente sobre nada disso. Então multiplique.

Essa aritmética é todo o problema. Revise as escalas de tempo com o tamanho do catálogo e a semana não, então em algum lugar entre centenas de SKUs uma passagem completa para de caber e silenciosamente se torna uma passagem parcial que ninguém rotula como uma. A revisão ainda acontece no calendário. Simplesmente para de cobrir o catálogo.

A segunda coisa que muda é a forma do erro. Em um catálogo pequeno você conhece os produtos, então um erro geralmente é algo que você percebeu e errou. Em um caso grande, o erro é algo que ninguém olhou. Um SKU pode ficar zerado por onze dias sem que uma única pessoa forme uma opinião sobre ele, porque nenhuma etapa do processo o mencionou. O silêncio deixa de ser uma prova de que tudo está bem.

A terceira mudança é que a unidade de trabalho se move. Abaixo de algumas dezenas de SKUs você planeja produto por produto. Com nove fornecedores por trás de um catálogo, o que você realmente envia é um pedido de fornecedor, e as decisões sobre SKUs individuais são limitadas pela ordem em que eles viajarão: valores mínimos de pedido, pacotes de caixas, se vale a pena abrir um pedido com esse fornecedor esta semana. Planejar SKU por SKU e depois descobrir o fornecedor mínimo desperdiça a revisão que você acabou de fazer.

Segmente primeiro e depois revise por exceção

Dois filtros, aplicados nessa ordem. O primeiro decide quais produtos merecem atenção nesta semana. O segundo decide quais deles realmente precisam de uma decisão.

A segmentação é o filtro durável. Ele muda lentamente, geralmente uma vez por trimestre, e divide o catálogo de acordo com a receita gerada por um produto e quão previsível é sua demanda. O cálculo por trás de ambas as notas é abordado em Análise de inventário ABC-XYZ, e a ordem em que você trabalha as camadas resultantes, incluindo a frequência com que cada camada é analisada, pertence a priorizando produtos para reordenamento. Ambos são pré-requisitos aqui, e não o assunto deste post.

As regras de exceção são o filtro semanal e é a peça que a maioria das lojas nunca anota. Uma regra de exceção é uma condição que, quando verdadeira, coloca um SKU na frente de um ser humano. Todo o resto fica fora do caminho. Um conjunto inicial viável:

Execute-os em uma loja de exemplo: 1.200 SKUs, nove fornecedores, um local. Dos 1.200, 180 estão no nível semanal. As regras sinalizam 23 deles abaixo do ponto de novo pedido, 5 com um pedido de compra ultrapassado a data prometida e 7 cuja previsão ultrapassou o limite. Quatro SKUs acionam duas regras ao mesmo tempo, então a fila da semana é de 31 produtos, e não de 1.200.

A rotina de compra semanal

Uma vez que os filtros existam, a rotina é curta o suficiente para proteger. Trinta e uma decisões de aproximadamente dois minutos cada equivalem a cerca de uma hora, e uma hora é algo que sobrevive a uma semana agitada.

Execute os filtros, não navegue. A tentação de um catálogo grande é percorrê-lo em busca de algo errado. A rolagem encontra tudo o que é visualmente impressionante, o que não é o mesmo que o que é urgente, e leva muito mais tempo.

Agrupe por fornecedor antes de decidir qualquer quantidade. Seis SKUs de um fornecedor equivalem a um pedido e um custo de envio; os mesmos seis distribuídos por três fornecedores é uma decisão totalmente diferente. Agrupar primeiro também revela os quase-acidentes que valem a pena antecipar: vale a pena adicionar um SKU duas semanas após o ponto de reabastecimento a um pedido que está saindo de qualquer maneira.

Decida quantidades apenas para o que está na fila. Tudo fora dele já foi revisado por regra.

Envie e registre a data prometida. Sem uma data prometida armazenada em algum lugar, a regra de pedido de compra atrasada não tem nada com que se comparar e a segunda regra de exceção para de ser acionada.

Anote o que você ignorou deliberadamente e por quê. Este é o passo que todos abandonam. Sem ele, um SKU que você decidiu conscientemente não reordenar reaparece na fila todas as semanas, e a fila treina você lentamente para ignorá-lo.

As camadas abaixo da semanal seguem a mesma rotina em um relógio mais longo: uma passagem mensal pelo meio do catálogo e uma varredura trimestral da cauda, ​​que para a maioria das lojas tem menos a ver com reordenar e mais com decidir o que ainda deve existir.

O que precisa ser automatizado

O teste é simples: qualquer coisa que precise acontecer, independentemente de a pessoa se lembrar ou não, é candidata à automação. Qualquer coisa que exija um motivo fora dos dados de vendas não o é. Quatro coisas falham no teste de memória em todos os grandes catálogos.

Velocidade de vendas, recalculada por SKU. A velocidade é a entrada de quase todos os outros números e varia constantemente. Recalculá-lo manualmente em um grande catálogo não é difícil, apenas impossível de sustentar.

Pontos de reordenamento, recalculados conforme a velocidade e o lead time se movem. Um ponto de novo pedido só estará correto enquanto os dois números atrás dele estiverem corretos. Quando um fornecedor passa de doze para dezenove dias, o número na folha não faz objeção, apenas fica errado. Como esse recálculo funciona na prática é abordado em recomendações automatizadas de novos pedidos.

A exceção verifica a si mesma. Vale mais a pena executar a varredura diariamente do que semanalmente, porque não custa nada executá-la e todo o seu valor é detectar um cruzamento no dia em que ocorre, e não seis dias depois.

Situação do pedido de compra. Alguém precisa perceber que um pedido ultrapassou a data prometida enquanto ainda há tempo para persegui-lo. Essa é uma comparação programada, não um julgamento.

Automatizar esses quatro significa que algo diferente de um arquivo deve conter os registros do fornecedor, prazos de entrega e parâmetros de novo pedido, e funcionar em um relógio. StockCue faz esse trabalho, e os limites do plano são mais importantes aqui do que na maioria das postagens: o nível gratuito cobre 50 SKUs, o que não é uma loja de alto SKU por qualquer definição, portanto, um catálogo desse tamanho significa crescimento para até 2.000 SKUs ou escala ilimitada. A previsão com ajuste sazonal é executada em todos os planos, incluindo o Gratuito, enquanto os pedidos de compra, o recebimento e a contagem de estoque começam no Starter, portanto, uma loja que deseja o fluxo de trabalho de compra, bem como os números, está olhando para um nível pago desde o início.

O que deve permanecer manual

As regras de exceção são boas para perceber e ruins para saber o porquê. Tudo abaixo é uma decisão cujo motivo está fora do seu histórico de vendas, que é exatamente onde uma regra automatizada não tem nada com que funcionar.

Qualquer coisa com um caso único conhecido por trás disso. Uma promoção no próximo mês, um fornecedor alterando a quantidade mínima de pedido, uma conta de atacado que fez um pedido grande e não vai repeti-lo. A história diz uma coisa e você sabe outra.

Novos produtos. Um SKU sem histórico de vendas não pode ser planejado por regras, apenas estimado e depois observado de perto nas primeiras semanas.

A aprovação em si. Uma recomendação baseada em um lead time errado é seguramente errada, em vez de visivelmente errada, e nenhuma automação sinaliza suas próprias informações incorretas. Alguém tem que olhar para o número e decidir que é plausível antes de se tornar uma ordem.

Se um produto ainda deve estar no catálogo. Nenhuma regra de exceção irá disparar "pare de carregar isso". A descontinuação é uma decisão comercial sobre margem, armazenamento e alcance, e é a única passagem manual de maior valor que uma loja com alto SKU pode executar, porque cada SKU removido é uma coisa a menos que todo o sistema precisa carregar.

Saindo da planilha

“Gerenciar 1.000 SKUs sem planilhas” é uma maneira comum de expressar esse problema e o diagnostica um pouco erroneamente. A contagem de linhas não é o que quebra. Uma planilha contém 1.200 linhas sem reclamar, classifica-as mais rápido do que qualquer aplicativo e calculará com prazer um ponto de novo pedido para cada uma delas.

O que uma planilha não pode fazer é agir enquanto está fechada. Cada recálculo nele é uma pessoa lembrando de fazer um recálculo. Nada no arquivo é executado na terça-feira se ninguém o abrir na terça, nada nele levanta a mão e os números permanecem exatamente tão atualizados quanto na última vez que alguém teve uma tarde livre. Com 40 SKUs, essa lacuna é de alguns minutos de trabalho. Em 1.200 é a diferença entre um filtro que funciona e um filtro que existe em princípio.

A versão limpa da mudança geralmente não é uma exclusão. A maioria das lojas que transformam o recálculo em uma ferramenta mantém o arquivo daquilo em que sempre foi melhor: peculiaridades do fornecedor, regras de embalagem de caixas, a nota sobre o fornecedor que fecha por três semanas em agosto. Dividir dessa forma não custa nada e mantém o contexto para o qual nenhum software possui campo.

Se vale a pena fazer essa troca, quanto custa mudar e o perfil da loja para a qual a resposta honesta é permanecer exatamente onde está, é uma decisão que vale a pena analisar: planilha versus software de planejamento de estoque trabalha com isso, incluindo os casos em que a planilha vence completamente.

Perguntas frequentes

Como você gerencia o estoque de mais de 1.000 SKUs?

Filtrando em vez de revisar. Segmente o catálogo para que uma camada pequena receba atenção frequente e o restante seja executado em ciclos mais longos e, em seguida, aplique regras de exceção (abaixo do ponto de novo pedido, pedido de compra passado da data prometida, previsão movida materialmente) para que apenas os produtos que precisam de uma decisão cheguem até você. O trabalho contínuo em um grande catálogo é manter esse filtro, e não observar todos os produtos.

Com que frequência uma loja com alto SKU deve revisar os pontos de reabastecimento?

Um ponto de reabastecimento deve ser recalculado sempre que os insumos por trás dele se moverem, o que para um vendedor rápido pode significar semanalmente e para um vendedor lento e constante pode significar trimestralmente. O intervalo importa menos do que se o recálculo ocorre sem que alguém se lembre de fazê-lo, porque um ponto de novo pedido definido meses atrás fica obsoleto silenciosamente, em vez de visivelmente. Classificar o catálogo por contribuição de receita e variabilidade de demanda é a maneira usual de manter isso gerenciável.

O que deve ser automatizado primeiro em um catálogo grande?

O recálculo da velocidade de vendas e dos pontos de reabastecimento, porque essa é a peça que tem que acontecer dentro do cronograma, independentemente de alguém abrir um arquivo ou não. A verificação de exceção vem a seguir: algo precisa comparar o estoque atual com os pontos atuais de reabastecimento todos os dias, e não no dia da revisão. O status do pedido de compra é o terceiro, já que um atraso na entrega é apenas uma informação útil enquanto ainda há tempo para persegui-la.

Você consegue executar 1.000 SKUs em uma planilha?

Sim, e muitas lojas fazem isso. Uma planilha lida com mil linhas sem dificuldade; o que ele não pode fazer é recalcular nada enquanto estiver fechado ou informar que algo mudou desde a última vez que você olhou. Se vale a pena pagar por essa negociação depende de quanto tempo de revisão você realmente tem e quanto custa um novo pedido perdido.