Planificación de inventario para tiendas con muchos SKU

Un catálogo de 1200 SKU no produce 1200 decisiones de compra por semana. Produce unas treinta. La parte difícil de planificar un catálogo grande no es revisarlo todo, sino crear el filtro que convierta todo en los treinta elementos en los que una persona tiene que pensar.

La mayoría de los consejos sobre inventarios están escritos para un catálogo que puede tener en la cabeza. Así es como se ve el mismo trabajo cuando no puedes. Dónde se encuentra la línea entre la revisión manual y automatizada, y por qué se encuentra ahí, se trata en reordenamiento automático versus manual; Esta publicación comienza desde el otro lado de esa línea y aborda el problema operativo que deja atrás.

Qué cambia después de unos cientos de SKU

Dale a cada SKU noventa segundos. Es tiempo suficiente para ver el stock disponible, echar un vistazo a las últimas semanas de ventas y comprobar si ya hay una orden de compra en curso. No es tiempo suficiente para pensar adecuadamente en nada de esto. Luego multiplica.

Esa aritmética es todo el problema. Revise las escalas de tiempo con el tamaño del catálogo y la semana no, por lo que en algún momento entre los pocos cientos de SKU, un pase completo deja de encajar y silenciosamente se convierte en un pase parcial que nadie etiqueta como tal. La revisión todavía ocurre en el calendario. Simplemente deja de cubrir el catálogo.

Lo segundo que cambia es la forma del error. En un catálogo pequeño conoces los productos, por lo que un error suele ser algo que notaste y te equivocaste. En uno grande, el error es algo que nadie miró. Un SKU puede permanecer en cero durante once días sin que una sola persona se forme una opinión al respecto, porque ningún paso del proceso lo mencionó. El silencio deja de ser evidencia de que las cosas están bien.

El tercer cambio es que la unidad de trabajo se mueve. Debajo de unas pocas docenas de SKU, planifica producto por producto. Con nueve proveedores detrás de un catálogo, lo que realmente se envía es un pedido de proveedor, y las decisiones sobre los SKU individuales están limitadas por el orden en el que viajarán: valores mínimos de pedido, paquetes de cajas, si vale la pena abrir un pedido con este proveedor durante toda la semana. Planificar SKU por SKU y luego descubrir el proveedor mínimo desperdicia la revisión que acaba de hacer.

Segmentar primero y luego revisar por excepción

Dos filtros, aplicados en ese orden. El primero decide qué productos merecen atención esta semana. El segundo decide cuál de ellos realmente necesita una decisión.

La segmentación es el filtro duradero. Cambia lentamente, generalmente una vez por trimestre, y divide el catálogo según la cantidad de ingresos que genera un producto y cuán predecible es su demanda. El cálculo detrás de ambos grados se trata en Análisis de inventario ABC-XYZ, y el orden en el que trabaja con los niveles resultantes, incluida la frecuencia con la que se examina cada nivel, pertenece a priorizar productos para reordenar. Ambos son requisitos previos aquí y no el tema de esta publicación.

Las reglas de excepción son el filtro semanal, y es la pieza que la mayoría de las tiendas nunca anotan. Una regla de excepción es una condición que, cuando es verdadera, coloca un SKU frente a un humano. Todo lo demás queda fuera del camino. Un conjunto inicial viable:

Ejecútelos en una tienda de ejemplo: 1200 SKU, nueve proveedores, una ubicación. De los 1.200, 180 se encuentran en el nivel semanal. Las reglas marcan 23 de ellos por debajo del punto de reorden, 5 con una orden de compra después de la fecha prometida y 7 cuyo pronóstico superó el umbral. Cuatro SKU activan dos reglas a la vez, por lo que la cola de la semana es de 31 productos, no de 1200.

La rutina de compra semanal

Una vez que existen los filtros, la rutina es lo suficientemente corta como para proteger. Treinta y una decisiones en aproximadamente dos minutos cada una equivalen aproximadamente a una hora, y una hora es algo que sobrevive a una semana ocupada.

Ejecute los filtros, no navegue. La tentación con un catálogo grande es hojearlo buscando algo incorrecto. Al desplazarse se encuentra lo que es visualmente llamativo, que no es lo mismo que lo que es urgente, y lleva mucho más tiempo.

Agrupa por proveedor antes de decidir cualquier cantidad. Seis SKU de un proveedor equivalen a un pedido y un costo de envío; los mismos seis repartidos entre tres proveedores es una decisión completamente diferente. Agrupar primero también saca a la luz los casi accidentes que vale la pena seguir adelante: vale la pena agregar un SKU dos semanas después de su punto de reorden a un pedido que se enviará de todos modos.

Decide cantidades sólo para lo que está en la cola. Todo lo exterior ya ha sido revisado por norma.

Envíe y registre la fecha prometida. Sin una fecha prometida almacenada en algún lugar, la regla de orden de compra tardía no tiene nada con qué comparar y la segunda regla de excepción deja de activarse.

Escriba lo que omitió deliberadamente y por qué. Este es el paso que todos abandonan. Sin él, un SKU que conscientemente decidiste no reordenar reaparece en la cola cada semana, y la cola te entrena lentamente para ignorarlo.

Los niveles inferiores al semanal tienen la misma rutina en un reloj más largo: un pase mensual por la mitad del catálogo y un barrido trimestral de la cola, que para la mayoría de las tiendas se trata menos de reordenar y más de decidir qué debería existir todavía.

¿Qué hay que automatizar?

La prueba es simple: cualquier cosa que tenga que suceder, ya sea que una persona lo recuerde o no, es candidato a la automatización. Todo lo que requiera una razón ajena a los datos de ventas no lo es. Cuatro cosas no pasan la prueba de la memoria en todo catálogo grande.

Velocidad de ventas, recalculada por SKU. La velocidad es la entrada para casi todos los demás números y varía constantemente. Recalcularlo manualmente en un catálogo grande no es difícil, simplemente imposible de sostener.

Puntos de reorden, recalculados a medida que se mueven la velocidad y el tiempo de entrega. Un punto de reorden solo es correcto mientras los dos números detrás de él lo sean. Cuando un proveedor pasa de doce días a diecinueve, el número de la hoja no se opone, simplemente se equivoca. Cómo funciona ese recálculo en la práctica se explica en recomendaciones de reorden automatizadas.

El escaneo de excepciones en sí. Vale más la pena ejecutar el escaneo diariamente que semanalmente, porque no cuesta nada ejecutarlo y su valor total es detectar un cruce el día en que ocurre, en lugar de hasta seis días después.

Estado de la orden de compra. Alguien tiene que darse cuenta de que un pedido ya pasó la fecha prometida mientras todavía hay tiempo para perseguirlo. Se trata de una comparación programada, no de un juicio.

Automatizar esos cuatro significa que algo más que un archivo tiene que contener los registros de proveedores, los plazos de entrega y los parámetros de reorden, y funcionar con un reloj. StockCue hace ese trabajo, y los límites del plan importan aquí más que en la mayoría de las publicaciones: el nivel gratuito cubre 50 SKU, que no es una tienda con un alto número de SKU bajo ninguna definición, por lo que un catálogo de este tamaño significa crecimiento de hasta 2000 SKU o escalamiento ilimitado. Los pronósticos con ajuste estacional se ejecutan en todos los planes, incluido el gratuito, mientras que las órdenes de compra, la recepción y el recuento de existencias comienzan en Starter, por lo que una tienda que desea el flujo de trabajo de compras, así como los números, busca un nivel pago desde el principio.

¿Qué debería permanecer manual?

Las reglas de excepción son buenas para notar y malas para saber por qué. Todo lo que aparece a continuación es una decisión cuyo motivo reside fuera de su historial de ventas, que es exactamente donde una regla automatizada no tiene nada con qué funcionar.

Cualquier cosa que tenga algo único y conocido detrás. Una promoción el próximo mes, un proveedor que cambia su cantidad mínima de pedido, una cuenta mayorista que realizó un pedido grande y no lo repetirá. La historia dice una cosa y tú sabes otra.

Nuevos productos. Un SKU sin historial de ventas no puede planificarse según una regla, solo estimarse y luego observarse de cerca durante sus primeras semanas.

La aprobación misma. Una recomendación basada en un plazo de entrega incorrecto es ciertamente incorrecta en lugar de visiblemente incorrecta, y ninguna cantidad de automatización señala sus propios malos aportes. Alguien tiene que mirar el número y decidir que es plausible antes de que se convierta en una orden.

Si un producto aún debería estar en el catálogo. Ninguna regla de excepción activará jamás "deja de llevar esto". La descontinuación es una decisión comercial sobre margen, almacenamiento y rango, y es el paso manual de mayor valor que una tienda con un alto número de SKU puede ejecutar, porque cada SKU eliminado es una cosa menos que todo el sistema tiene que llevar a cabo.

Salir de la hoja de cálculo

"Administrar 1000 SKU sin hojas de cálculo" es una forma común de expresar este problema y lo diagnostica ligeramente de forma errónea. El recuento de filas no es lo que se rompe. Una hoja de cálculo contiene 1200 filas sin quejarse, las clasifica más rápido que cualquier aplicación y felizmente calculará un punto de reorden para cada una de ellas.

Lo que no puede hacer una hoja de cálculo es actuar mientras está cerrada. Cada nuevo cálculo que contiene es una persona que recuerda hacer un nuevo cálculo. Nada en el archivo se ejecuta el martes si nadie lo abre ese día, nada en él levanta la mano y los números permanecen exactamente tan actualizados como la última vez que alguien tuvo una tarde libre. Con 40 SKU, esa brecha son unos pocos minutos de trabajo. En 1.200 es la diferencia entre un filtro que funciona y un filtro que existe en principio.

La versión limpia del movimiento no suele ser una eliminación. La mayoría de las tiendas que convierten el recálculo en una herramienta mantienen el archivo de aquello en lo que siempre fueron mejores: las peculiaridades de los proveedores, las reglas del paquete de cajas, la nota sobre el proveedor que cierra durante tres semanas en agosto. Dividirlo de esa manera no cuesta nada y mantiene el contexto para el que ningún software tiene un campo.

Si vale la pena realizar ese intercambio, cuánto cuesta cambiar y el perfil de tienda para el cual la respuesta honesta es permanecer exactamente donde está, es una decisión que vale la pena analizar por sí misma: hoja de cálculo versus software de planificación de inventario funciona a través de él, incluidos los casos en los que la hoja de cálculo gana por completo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se gestiona el inventario de más de 1000 SKU?

Filtrando en lugar de revisando. Segmente el catálogo de modo que un nivel pequeño reciba atención frecuente y el resto se ejecute en ciclos más largos, luego aplique reglas de excepción (por debajo del punto de reorden, orden de compra después de la fecha prometida, pronóstico movido materialmente) para que solo le lleguen los productos que necesitan una decisión. El trabajo en curso en un gran catálogo es mantener ese filtro, no mirar todos los productos.

¿Con qué frecuencia una tienda con un alto número de SKU debe revisar los puntos para volver a pedir?

Un punto de reorden debe recalcularse cada vez que se mueven los insumos detrás de él, lo que para un vendedor rápido puede significar semanalmente y para un vendedor lento constante puede significar trimestralmente. El intervalo importa menos que si el recálculo se realiza sin que alguien se acuerde de hacerlo, porque un punto de reorden establecido hace meses se vuelve obsoleto de manera silenciosa y no visible. La forma habitual de mantenerlo manejable es clasificar el catálogo en niveles según la contribución a los ingresos y la variabilidad de la demanda.

¿Qué debería automatizarse primero en un catálogo grande?

El recálculo de la velocidad de ventas y los puntos de reorden, porque esa es la parte que tiene que suceder según un cronograma, independientemente de que alguien abra un archivo o no. A continuación viene el escaneo de excepciones: algo tiene que comparar el stock actual con los puntos de reorden actuales todos los días en lugar del día de revisión. El estado de la orden de compra es el tercero, ya que una entrega tardía sólo es información útil mientras todavía hay tiempo para perseguirla.

¿Puedes ejecutar 1000 SKU en una hoja de cálculo?

Sí, y muchas tiendas lo hacen. Una hoja de cálculo maneja mil filas sin dificultad; lo que no puede hacer es volver a calcular nada mientras está cerrado o decirle que algo cambió desde la última vez que miró. Si vale la pena pagar por esa operación depende de cuánto tiempo de revisión tenga realmente y de lo que le cueste un nuevo pedido perdido.