Perencanaan Inventaris untuk Toko dengan SKU Tinggi

Katalog 1.200 SKU tidak menghasilkan 1.200 keputusan pembelian dalam seminggu. Ini menghasilkan sekitar tiga puluh. Bagian tersulit dalam merencanakan katalog besar bukanlah meninjau semuanya, melainkan membangun filter yang mengubah semuanya menjadi tiga puluh item yang harus dipikirkan seseorang.

Kebanyakan saran inventaris ditulis untuk katalog yang dapat Anda ingat. Seperti inilah pekerjaan yang sama ketika Anda tidak bisa. Di mana batas antara peninjauan manual dan otomatis, dan mengapa peninjauan tersebut berada di sana, telah dibahas pemesanan ulang otomatis versus manual; posting ini dimulai dari sisi terjauh dari garis itu dan membahas masalah operasi yang ditinggalkannya.

Apa yang berubah setelah beberapa ratus SKU

Berikan setiap SKU sembilan puluh detik. Itu cukup lama untuk melihat stok yang ada, melihat penjualan beberapa minggu terakhir, dan memeriksa apakah sudah ada pesanan pembelian dalam penerbangan. Tidaklah cukup lama untuk memikirkan semua itu dengan baik. Kemudian kalikan.

Aritmatika itulah masalahnya. Tinjau skala waktu dengan ukuran katalog dan minggu tidak, jadi di suatu tempat di ratusan SKU yang rendah, pass penuh berhenti pas dan diam-diam menjadi pass parsial yang tidak diberi label oleh siapa pun sebagai satu. Peninjauan masih dilakukan di kalender. Itu hanya berhenti mencakup katalog.

Hal kedua yang berubah adalah bentuk kesalahannya. Dalam katalog kecil Anda mengetahui produknya, jadi kesalahan biasanya adalah sesuatu yang Anda perhatikan dan salah. Dalam skala besar, kesalahan adalah sesuatu yang tidak dilihat oleh siapa pun. SKU bisa berada pada posisi nol selama sebelas hari tanpa ada satu orang pun yang memberikan opini tentangnya, karena tidak ada langkah dalam proses yang pernah memunculkannya. Keheningan tidak lagi menjadi bukti bahwa semuanya baik-baik saja.

Perubahan ketiga adalah unit kerja berpindah. Di bawah beberapa lusin SKU Anda merencanakan produk demi produk. Dengan sembilan pemasok di belakang katalog, hal yang sebenarnya Anda kirim adalah pesanan pemasok, dan keputusan tentang masing-masing SKU dibatasi oleh pesanan yang akan mereka masuki: nilai pesanan minimum, paket kotak, apakah layak membuka pesanan dengan vendor ini sepanjang minggu ini. Merencanakan SKU demi SKU dan kemudian menemukan pemasok minimum membuang-buang tinjauan yang baru saja Anda lakukan.

Segmentasikan terlebih dahulu, lalu tinjau berdasarkan pengecualian

Dua filter, diterapkan dalam urutan itu. Yang pertama memutuskan produk mana yang patut mendapat perhatian sepanjang minggu ini. Yang kedua memutuskan siapa di antara mereka yang benar-benar membutuhkan keputusan.

Segmentasi adalah filter yang tahan lama. Perubahannya terjadi perlahan-lahan, biasanya sekali dalam seperempat, dan ia membagi katalog berdasarkan berapa banyak pendapatan yang diperoleh suatu produk dan seberapa dapat diprediksi permintaannya. Perhitungan di balik kedua nilai tercakup dalam Analisis persediaan ABC-XYZ, dan urutan pengerjaan tingkatan yang dihasilkan, termasuk seberapa sering setiap tingkatan dilihat, termasuk dalam urutan tersebut memprioritaskan produk untuk pemesanan ulang. Keduanya merupakan prasyarat di sini dan bukan subjek postingan ini.

Aturan pengecualian adalah filter mingguan, dan merupakan aturan yang tidak pernah ditulis oleh sebagian besar toko. Aturan pengecualian adalah kondisi yang, jika benar, akan menempatkan SKU di depan manusia. Segala sesuatu yang lain tidak menghalangi. Set awal yang bisa diterapkan:

Jalankan itu di toko contoh: 1.200 SKU, sembilan pemasok, satu lokasi. Dari 1.200, 180 duduk di tingkat mingguan. Aturan tersebut menandai 23 diantaranya berada di bawah titik pemesanan ulang, 5 dengan pesanan pembelian melewati tanggal yang dijanjikan, dan 7 dengan perkiraan bergerak melampaui ambang batas. Empat SKU melakukan trip dua aturan sekaligus, sehingga antrian dalam seminggu adalah 31 produk, bukan 1.200.

Rutinitas pembelian mingguan

Setelah filter ada, rutinitasnya cukup singkat untuk melindungi. Tiga puluh satu keputusan yang masing-masing memakan waktu kira-kira dua menit adalah sekitar satu jam, dan satu jam adalah sesuatu yang dapat bertahan dalam minggu yang sibuk.

Jalankan filternya, jangan browsing. Godaan dengan katalog yang besar adalah menelusurinya untuk mencari sesuatu yang salah. Pengguliran akan menemukan apa pun yang menarik perhatian secara visual, yang tidak sama dengan apa pun yang mendesak, dan memerlukan waktu jauh lebih lama.

Kelompokkan berdasarkan pemasok sebelum memutuskan kuantitas apa pun. Enam SKU dari satu vendor adalah satu pesanan dan satu biaya pengiriman; enam sama yang tersebar di tiga vendor adalah keputusan yang sama sekali berbeda. Pengelompokan pertama juga menunjukkan kemungkinan nyaris celaka yang layak untuk dilanjutkan: SKU yang berjarak dua minggu dari titik pemesanan ulang layak ditambahkan ke pesanan yang akan tetap keluar.

Putuskan jumlah hanya untuk apa yang ada dalam antrian. Segala sesuatu di luarnya sudah ditinjau aturannya.

Kirim, dan catat tanggal yang dijanjikan. Tanpa tanggal yang dijanjikan disimpan di suatu tempat, aturan pesanan pembelian terlambat tidak ada bandingannya dan aturan pengecualian kedua berhenti diaktifkan.

Tuliskan apa yang sengaja Anda lewati, dan alasannya. Ini adalah langkah yang ditinggalkan semua orang. Tanpanya, SKU yang secara sadar Anda putuskan untuk tidak disusun ulang akan muncul kembali dalam antrean setiap minggunya, dan antrean tersebut perlahan-lahan melatih Anda untuk mengabaikannya.

Tingkatan di bawah mingguan mendapatkan rutinitas yang sama pada jam yang lebih panjang: tiket bulanan di tengah katalog dan sapuan bagian belakang setiap triwulan, yang bagi sebagian besar toko bukan tentang pemesanan ulang dan lebih banyak tentang memutuskan apa yang masih ada.

Apa yang harus diotomatisasi

Tesnya sederhana: segala sesuatu yang harus terjadi, terlepas dari apakah seseorang mengingatnya atau tidak, merupakan kandidat untuk otomatisasi. Yang memerlukan alasan dari luar data penjualan tidak. Ada empat hal yang gagal dalam tes memori di setiap katalog besar.

Kecepatan penjualan, dihitung ulang per SKU. Kecepatan adalah masukan di hampir setiap angka lainnya, dan kecepatannya terus berubah. Menghitung ulang secara manual pada katalog yang besar tidaklah sulit, hanya mustahil untuk dipertahankan.

Titik pemesanan ulang, dihitung ulang sebagai kecepatan dan waktu perpindahan. Titik pemesanan ulang hanya benar selama terdapat dua angka dibelakangnya. Ketika pemasok tergelincir dari dua belas hari ke sembilan belas, angka di lembaran itu tidak keberatan, malah menjadi salah. Cara kerja perhitungan ulang dalam praktiknya tercakup dalam rekomendasi pemesanan ulang otomatis.

Pengecualian memindai itu sendiri. Pemindaian ini lebih bermanfaat jika dilakukan setiap hari dibandingkan setiap minggu, karena tidak memerlukan biaya apa pun untuk menjalankannya dan seluruh manfaatnya dapat diperoleh pada hari terjadinya, dibandingkan enam hari setelahnya.

Status pesanan pembelian. Seseorang harus memperhatikan bahwa suatu pesanan telah melewati tanggal yang dijanjikan sementara masih ada waktu untuk mengejarnya. Itu adalah perbandingan terjadwal, bukan penilaian.

Mengotomatiskan keempat hal tersebut berarti sesuatu selain file harus menyimpan catatan pemasok Anda, waktu tunggu dan menyusun ulang parameter, dan berjalan pada jam. StockCue melakukan tugasnya, dan batasan paket lebih penting di sini daripada di sebagian besar postingan: Tingkat Gratis mencakup 50 SKU, yang menurut definisinya bukan merupakan toko dengan SKU tinggi, jadi katalog sebesar ini berarti Pertumbuhan hingga 2.000 SKU atau Skala tanpa batas. Peramalan dengan penyesuaian musiman berjalan di setiap paket termasuk Gratis, sedangkan pesanan pembelian, penerimaan, dan penghitungan stok dimulai dari Pemula, sehingga toko yang menginginkan alur kerja pembelian serta jumlahnya akan melihat tingkat berbayar sejak awal.

Yang harusnya tetap manual

Aturan pengecualian pandai memperhatikan dan buruk dalam mengetahui alasannya. Segala sesuatu di bawah ini adalah keputusan yang alasannya berada di luar riwayat penjualan Anda, yang mana aturan otomatis tidak ada gunanya.

Apa pun yang diketahui ada di belakangnya. Promosi bulan depan, pemasok mengubah jumlah pesanan minimum, akun grosir yang melakukan satu pesanan dalam jumlah besar dan tidak akan mengulanginya. Sejarah mengatakan satu hal dan Anda mengetahui hal lain.

Produk baru. SKU yang tidak memiliki riwayat penjualan tidak dapat direncanakan berdasarkan aturan, hanya diperkirakan dan kemudian diawasi dengan ketat selama beberapa minggu pertama.

Persetujuan itu sendiri. Rekomendasi yang dibuat berdasarkan waktu tunggu yang salah pasti salah, bukannya salah, dan tidak ada otomatisasi yang menandai masukan buruknya. Seseorang harus melihat nomor tersebut dan memutuskan bahwa nomor tersebut masuk akal sebelum menjadi pesanan.

Apakah suatu produk masih harus ada di katalog. Tidak ada pengecualian aturan yang akan berbunyi "berhenti membawa ini". Penghentian adalah keputusan komersial mengenai margin, penyimpanan, dan jangkauan, dan ini adalah satu-satunya pass manual bernilai tertinggi yang dapat dijalankan oleh toko dengan SKU tinggi, karena setiap SKU yang dihapus berarti berkurangnya satu hal yang harus dibawa oleh keseluruhan sistem.

Pindah dari spreadsheet

"Kelola 1.000 SKU tanpa spreadsheet" adalah cara umum untuk mengungkapkan masalah ini, dan ini sedikit salah mendiagnosisnya. Jumlah baris bukanlah yang rusak. Spreadsheet menampung 1.200 baris tanpa mengeluh, mengurutkannya lebih cepat daripada aplikasi apa pun, dan dengan senang hati akan menghitung titik pemesanan ulang untuk setiap baris.

Apa yang tidak dapat dilakukan oleh spreadsheet adalah bertindak ketika sedang ditutup. Setiap perhitungan ulang di dalamnya adalah seseorang yang mengingat untuk melakukan perhitungan ulang. Tidak ada apa pun dalam file yang berjalan pada hari Selasa jika tidak ada yang membukanya pada hari Selasa, tidak ada apa pun di dalamnya yang mengangkat tangan, dan angka-angka di dalamnya tetap segar seperti terakhir kali seseorang memiliki waktu luang di sore hari. Pada 40 SKU, jarak tersebut hanya beberapa menit kerja. Pada 1.200 itu adalah perbedaan antara filter yang berjalan dan filter yang ada pada prinsipnya.

Versi bersih dari perpindahan tersebut biasanya bukan penghapusan. Sebagian besar toko yang mengubah penghitungan ulang menjadi alat menyimpan file untuk hal-hal yang selalu lebih baik: kebiasaan pemasok, aturan paket kasus, catatan tentang vendor yang tutup selama tiga minggu di bulan Agustus. Memisahkannya dengan cara seperti itu tidak memerlukan biaya apa pun dan menjaga konteks yang tidak dapat dilakukan oleh perangkat lunak mana pun.

Apakah perdagangan tersebut layak dilakukan, berapa biaya untuk beralih, dan profil toko yang jawaban jujurnya adalah tetap berada di tempat Anda berada, adalah keputusan yang layak untuk dianalisis sendiri: spreadsheet versus perangkat lunak perencanaan inventaris menyelesaikannya, termasuk kasus di mana spreadsheet langsung menang.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana Anda mengelola inventaris untuk 1.000+ SKU?

Dengan memfilter daripada meninjau. Segmentasikan katalog sehingga tingkatan kecil sering mendapat perhatian dan sisanya berjalan dalam siklus yang lebih panjang, lalu terapkan aturan pengecualian (di bawah titik pemesanan ulang, pesanan pembelian melewati tanggal yang dijanjikan, perkiraan dipindahkan secara material) sehingga hanya produk yang memerlukan keputusan yang dapat dijangkau oleh Anda. Pekerjaan yang sedang berlangsung dalam katalog besar adalah mempertahankan filter itu, bukan melihat setiap produk.

Seberapa sering toko dengan SKU tinggi harus meninjau ulang titik pemesanan ulang?

Titik pemesanan ulang harus dihitung ulang setiap kali input di baliknya berpindah, yang bagi penjual cepat dapat berarti setiap minggu dan bagi penjual lambat yang stabil dapat berarti setiap tiga bulan. Interval tidak begitu penting dibandingkan apakah penghitungan ulang terjadi tanpa seseorang mengingatnya, karena titik pemesanan ulang yang ditetapkan beberapa bulan yang lalu akan menjadi basi secara diam-diam dan tidak terlihat. Mengelompokkan katalog berdasarkan kontribusi pendapatan dan variabilitas permintaan adalah cara umum untuk menjaga agar hal tersebut tetap terkendali.

Apa yang harus diotomatisasi terlebih dahulu dalam katalog besar?

Penghitungan ulang kecepatan penjualan dan titik pemesanan ulang, karena itu adalah bagian yang harus terjadi sesuai jadwal, baik ada yang membuka file atau tidak. Pemindaian pengecualian dilakukan berikutnya: sesuatu harus membandingkan stok saat ini dengan titik pemesanan ulang saat ini setiap hari, bukan pada hari peninjauan. Status pesanan pembelian adalah yang ketiga, karena keterlambatan pengiriman hanyalah informasi yang berguna selagi masih ada waktu untuk mengejarnya.

Bisakah Anda menjalankan 1.000 SKU di spreadsheet?

Ya, dan banyak toko yang melakukannya. Sebuah spreadsheet menangani seribu baris tanpa kesulitan; apa yang tidak dapat dilakukannya adalah menghitung ulang apa pun saat ditutup, atau memberi tahu Anda bahwa ada sesuatu yang berubah sejak terakhir kali Anda melihatnya. Apakah perdagangan itu layak dibayar tergantung pada berapa banyak waktu peninjauan yang sebenarnya Anda miliki dan berapa biaya yang harus Anda keluarkan jika melewatkan pemesanan ulang.