Spreadsheet vs. Perangkat Lunak Perencanaan Inventaris

Postingan yang membandingkan spreadsheet dengan perangkat lunak inventaris hampir selalu ditulis oleh orang yang menjual perangkat lunak inventaris. Yang ini juga demikian, jadi inilah bagian yang biasanya diabaikan: untuk toko dengan katalog kecil dan permintaan tetap, spreadsheet adalah jawaban yang tepat. Bukan jawaban murahan atau jawaban awal. Yang benar.

Berikut ini adalah keputusannya, bukan diagnosisnya. Jika Anda sudah mengetahui file tersebut gagal dan ingin memahami cara tepatnya, ketika spreadsheet inventaris Anda berhenti berfungsi mencakup mode kegagalan secara berurutan; posting ini adalah tentang apakah akan melakukan sesuatu terhadap hal itu.

Apa yang benar-benar berfungsi dengan baik oleh spreadsheet

Tidak ada biaya apa pun, yang bagi toko dengan margin tipis bukanlah hal yang kecil. Setiap nomor di dalamnya adalah nomor yang dapat Anda lacak: Anda menulis rumusnya, sehingga Anda tahu apa yang memberi makan titik pemesanan ulang dan Anda tahu persis seberapa besar kepercayaannya. Sangat sedikit perangkat lunak yang menawarkan hal itu, dan dasbor khususnya pandai menampilkan angka tanpa menunjukkan cara kerjanya.

Keuntungan yang lebih besar adalah bentuknya. Spreadsheet tidak memiliki pendapat tentang bagaimana Anda merencanakannya, jadi spreadsheet tersebut menyimpan seperti apa operasi Anda sebenarnya: pemasok yang tutup selama tiga minggu pada bulan Agustus, paket case yang berisi 24 untuk satu warna dan 12 untuk warna lainnya, SKU yang sengaja Anda simpan terlalu sedikit karena penyimpanannya terbatas. Perangkat lunak perencanaan memiliki bidang, dan apa yang tidak sesuai dengan bidang tersebut tidak akan masuk. Perubahannya juga lebih cepat: mencoba buffer yang berbeda pada satu produk memerlukan waktu beberapa detik dalam satu lembar dan halaman pengaturan di sebagian besar alat.

Perangkat lunak apa yang ditambahkan

Segala sesuatu yang tidak dapat dilakukan oleh spreadsheet bergantung pada satu properti: ia hanya berfungsi saat seseorang membukanya. Batasan tunggal itu menghasilkan keseluruhan daftar.

Baca baris keempat. Di sinilah spreadsheet menang secara langsung, dan alasan banyak toko menyimpan file tersebut setelah menginstal sesuatu.

Baris lainnya ditentukan waktunya. Penghitungan ulang pada suatu jadwal penting karena kecepatan dan waktu tunggu terus bergerak sedangkan angka yang diketik tidak, sehingga celah terbuka secara diam-diam. Peringatan penting karena membalikkan siapa yang harus mengingat. Status stok langsung penting karena Shopify melacak tersedia, berkomitmen, dan masuk secara terpisah, dan ekspor yang ditempelkan meratakan ketiganya menjadi satu angka yang benar pada hari Selasa.

StockCue adalah aplikasi kami sendiri, jadi perlakukan ini sebagai pengungkapan, bukan rekomendasi: aplikasi ini membaca 24 bulan riwayat pesanan Shopify Anda dan menghitung ulang kecepatan, musim, dan titik pemesanan ulang sesuai jadwalnya sendiri, dengan perkiraan pada setiap paket termasuk Gratis (hingga 50 SKU). Ketahui di mana letak garis rencana sebelum memasang. Pesanan pembelian, penerimaan, dan penghitungan stok dimulai dari Pemula, bukan Gratis, dan transfer inventaris hanya Skala, jadi jika alur kerja pembelian adalah yang Anda inginkan dari spreadsheet, Gratis tidak akan mencakupnya.

Biaya sebenarnya masing-masing

Harga spreadsheet ini bukan nol, hanya saja tidak ditagih. Hal ini membutuhkan waktu peninjauan, yang disesuaikan dengan ukuran katalog, dan terdapat empat mode kegagalan yang muncul sebagai angka yang salah, bukan sebagai kesalahan: kecepatan yang menjadi basi tanpa diumumkan, tidak ada yang dipicu ketika produk melewati titik pemesanan ulang, tidak ada catatan tentang apa yang berubah atau siapa yang mengubahnya, dan rumus yang hanya dipahami sepenuhnya oleh satu orang. Itu tercakup dengan benar pos mode kegagalan. Intinya di sini adalah agar spreadsheet tidak rusak. Ini diam-diam salah sambil terlihat persis sama.

Abaikan persentase pasti tentang kesalahan spreadsheet yang beredar online; itu tidak bertahan saat diperiksa. Penelitian Ray Panko (EuSpRIG, 2015) menyimpulkan bahwa kesalahan jarang terjadi per sel tetapi sangat mungkin terjadi di spreadsheet besar, sulit dideteksi, dan orang yang membuat kesalahan terlalu percaya diri terhadap keakuratannya. Ini mempelajari spreadsheet perusahaan daripada lembar pemesanan ulang pedagang, jadi ambillah temuan yang terlalu percaya diri dan tinggalkan sisanya.

Harga perangkat lunak lebih terlihat dan lebih mudah untuk dipertimbangkan: langganan, waktu penyiapan, dan ketergantungan pada vendor yang mungkin berubah. Angka yang layak untuk dibandingkan bukanlah harga vendor lain. Ini adalah biaya yang sebenarnya harus Anda keluarkan dari dua kehabisan stok terakhir yang dapat dihindari dan pemesanan berlebih yang paling lambat, yang hanya dapat diproduksi oleh toko Anda sendiri.

Pemicu pemutakhiran

Empat gerbang, dan itu sebenarnya adalah gerbang, bukan skor. Satu kata "tidak" yang jelas biasanya sudah cukup.

Ukuran katalog. Sekitar 30 SKU adalah tempat di mana pendekatan spreadsheet dan tinjauan bulanan biasanya mulai terhambat, yang merupakan batasannya. pemesanan ulang otomatis versus manual berpendapat dari sisi penataan ulang. Ini merupakan titik ketegangan dibandingkan jurang, dan hal ini bergerak: 60 SKU dengan satu pemasok dan permintaan tetap lebih mudah dipenuhi dibandingkan 25 SKU dengan empat pemasok dan puncak musiman. Perencanaan yang terlihat jauh melampaui batas tersebut masalah operasionalnya sendiri.

Stabilitas permintaan. Angka yang diketik satu kali akan tetap benar hanya sementara hal yang dideskripsikannya tetap tidak berubah. Permintaan yang stabil memaafkan angka kecepatan yang membosankan; musiman, promosi, dan produk yang tingkat penjualannya meningkat tidak terjadi, dan mereka menghukumnya tepat pada saat yang paling penting.

Berapa banyak orang yang menyentuh file tersebut. Editor kedua tidak akan bekerja dua kali lipat, namun merupakan masalah baru: dua versi, rumus yang ditimpa, dan perubahan yang tidak dapat diketahui tanggalnya oleh siapa pun karena file tersebut tidak menyimpan catatannya sendiri.

Berapa kerugian yang harus dibayar jika terjadi kesalahan. Satu-satunya gerbang dengan nomor terlampir, dan itu adalah nomor Anda. Jika kuartal terakhir mencakup kehabisan stok, peringatan sebelumnya akan muncul, atau pemesanan berlebihan yang tidak akan Anda lakukan dengan perkiraan saat ini, bandingkan dengan satu tahun berlangganan sebelum berdebat tentang fitur. Jika tidak ada yang tergelincir, gerbangnya tetap tertutup.

Semua ini bukanlah sebuah formula, dan memperlakukannya sebagai sebuah formula adalah suatu kesalahan. Ini adalah keputusan penilaian, dan ambang batas yang jujur ​​adalah rentang dengan kondisi Anda sendiri di dalamnya. Untuk gejala yang muncul di luar file, sepuluh tanda bahwa sebuah toko telah melampaui perkiraan manual memiliki daftar yang lebih lengkap.

Biaya peralihan dan migrasi data

Biaya peralihan disebut sebagai "beberapa menit untuk pemasangan", yang berlaku untuk pemasangan dan bukan untuk sakelar. Apa yang sebenarnya harus dipindahkan:

Upaya ini melacak jumlah pemasok, bukan jumlah SKU. Pembelian katalog 900 SKU dari tiga vendor merupakan penyiapan yang lebih singkat daripada pembelian katalog 120 SKU dari lima belas vendor, itulah sebabnya "berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk migrasi" tidak memiliki jawaban umum.

Kemudian jalankan keduanya untuk satu siklus pemesanan penuh. Tetap lakukan pemesanan seperti biasa dan bandingkan rekomendasi alat ini dengan rekomendasi Anda setiap saat. Jika mereka tidak setuju, salah satu dari Anda memberikan masukan yang salah, dan mencari tahu yang merupakan nilai keseluruhan dari proses paralel. Hanya dengan cara ini aman untuk berhenti memelihara file tersebut. Alat mana yang harus digunakan adalah pertanyaan terpisah: perbandingan aplikasi peramalan dan perencanaan adalah tempat untuk itu.

Kapan harus tetap berada di spreadsheet

Ini toko yang tidak boleh memasang apa pun. Di bawah sekitar 30 SKU. Permintaan yang terlihat sama pada bulan Maret dibandingkan pada bulan September. Satu atau dua pemasok yang telah Anda gunakan cukup lama untuk diprediksi. Satu orang melakukan pembelian, satu lokasi, dan peninjauan yang memakan waktu kurang dari satu jam seminggu. Jika itu adalah toko Anda, spreadsheet bukanlah fase yang Anda lewati. Ini adalah alat yang tepat, alat ini akan tetap menjadi alat yang tepat selama kondisi tersebut berlaku, dan membayar biaya bulanan untuk menggantinya tidak memberi Anda apa pun kecuali ketergantungan.

Ada kasus kedua untuk tetap tinggal, dan ini lebih umum: masukan Anda salah, dan perangkat lunak tidak akan memperbaikinya. Jika waktu tunggu hanya berupa tebakan, jika tidak ada yang memeriksa apakah pemasok mengatakan dua belas hari akan mengirimkan dalam dua belas hari, atau jika penghitungan yang ada tidak sesuai dengan yang ada di rak, alat yang dibuat berdasarkan masukan tersebut akan menghasilkan rekomendasi yang pasti, tepat, dan salah, dan hal tersebut lebih sulit ditangkap daripada nomor yang salah dalam lembar yang Anda tulis sendiri. Perbaiki masukannya terlebih dahulu. Pekerjaan itu membuahkan hasil terlepas dari apa yang Anda rencanakan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah spreadsheet cukup baik untuk manajemen inventaris?

Untuk toko kecil dengan permintaan tetap, ini adalah alat yang tepat, bukan kompromi. Di bawah sekitar 30 SKU, dengan satu atau dua pemasok yang dapat diandalkan, satu orang yang membeli dan satu lokasi, sebuah spreadsheet tidak memerlukan biaya apa pun dan dapat disesuaikan dengan aturan pemasok mana pun yang Anda perlukan. Itu berhenti menjadi cukup baik ketika file harus memperhatikan sesuatu sendiri daripada ketika Anda membukanya.

Pada titik manakah Anda harus keluar dari spreadsheet?

Tidak ada angka bersih. Sinyal praktisnya adalah waktu peninjauan tidak lagi sesuai dalam satu minggu, bahwa permintaan tidak lagi cukup stabil agar angka yang diketik satu kali tetap tepat, bahwa lebih dari satu orang mengedit file, atau bahwa Anda kehabisan stok sehingga peringatan sebelumnya akan tertangkap. Ukuran katalog berkorelasi dengan keempatnya, itulah sebabnya kata ini digunakan sebagai singkatan untuk keempatnya.

Apa yang bisa dilakukan perangkat lunak perencanaan inventaris yang tidak bisa dilakukan oleh spreadsheet?

Tiga hal, semuanya tentang bertindak tanpa dibuka: ia menghitung ulang kecepatan dan menyusun ulang titik-titik pada jadwal, ia memunculkan peringatan ketika suatu produk melewati ambang batas, dan ia menyimpan catatan tentang apa yang berubah dan kapan. Itu juga membaca status stok Shopify langsung, termasuk unit yang berkomitmen dan masuk, bukan ekspor yang mulai basi saat ditempelkan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk keluar dari spreadsheet?

Upaya ini melacak berapa banyak pemasok yang Anda miliki, bukan berapa banyak SKU, karena bagian manualnya memasukkan catatan pemasok, waktu tunggu, dan minimum pesanan. Riwayat penjualan biasanya tidak dimigrasikan sama sekali: alat perencanaan membacanya dari pesanan Shopify Anda. Bagian paling lambat menjalankan keduanya secara paralel untuk satu siklus pemesanan penuh, dan ini adalah bagian yang tidak boleh dilewati.