Spreadsheet versus software voor voorraadplanning

Berichten waarin spreadsheets worden vergeleken met inventarissoftware worden bijna altijd geschreven door mensen die inventarissoftware verkopen. Deze ook, dus hier is het deel dat meestal wordt weggelaten: voor een winkel met een kleine catalogus en een constante vraag is de spreadsheet het juiste antwoord. Niet het goedkope antwoord of het startersantwoord. De juiste.

Wat volgt is de beslissing, niet de diagnose. Als u al weet dat het bestand mislukt en precies wilt weten hoe, wanneer uw inventarisspreadsheet niet meer werkt behandelt de faalwijzen op volgorde; dit bericht gaat over de vraag of we er iets aan kunnen doen.

Wat een spreadsheet echt goed doet

Het kost niets, wat voor een winkel met dunne marges geen kleinigheid is. Elk getal daarin is een getal dat je kunt traceren: je hebt de formule geschreven, zodat je weet wat het bestelpunt voedt en je weet precies hoeveel je erop kunt vertrouwen. Er is maar heel weinig software die dat biedt, en vooral dashboards zijn goed in het presenteren van een getal zonder de werking ervan te laten zien.

Het grotere voordeel is de vorm. Een spreadsheet geeft geen mening over hoe u plant, dus geeft het weer hoe uw bedrijf er feitelijk uitziet: de leverancier die in augustus drie weken sluit, het casepack dat 24 is voor de ene kleurstelling en 12 voor de andere, de SKU die u bewust onder voorraad houdt omdat de voorraad krap is. Planningssoftware heeft velden, en wat niet in een veld past, komt er niet in. Het is ook sneller om te veranderen: het proberen van een andere buffer op één product kost in de meeste tools seconden in een werkblad en een instellingenpagina.

Welke software toevoegt

Alles wat een spreadsheet niet kan, komt neer op één eigenschap: het werkt alleen als iemand het open heeft. Die ene beperking levert de hele lijst op.

Lees de vierde rij. Dit is waar de spreadsheet regelrecht wint, en de reden dat veel winkels het bestand bewaren nadat ze iets hebben geïnstalleerd.

De andere rijen komen neer op timing. Herberekening volgens een schema is van belang omdat snelheid en doorlooptijden voortdurend veranderen, terwijl een getypt getal dat niet doet, waardoor het gat zich stilletjes opent. Waarschuwing is belangrijk omdat het omdraait wie het moet onthouden. Live voorraadstatussen zijn van belang omdat Shopify de beschikbare, vastgelegde en binnenkomende statussen afzonderlijk bijhoudt, en een geplakte export alle drie afvlakt tot één getal dat dinsdag waar was.

StockCue is onze eigen app, dus beschouw dit als openbaarmaking in plaats van als aanbeveling: het leest 24 maanden van je Shopify-bestelgeschiedenis en herberekent snelheid, seizoensinvloeden en herbestellingspunten volgens zijn eigen schema, met prognoses voor elk abonnement, inclusief Gratis (tot 50 SKU's). Weet waar de planlijnen vallen voordat u gaat installeren. Inkooporders, ontvangst en voorraadtellingen beginnen bij Starter in plaats van bij Gratis, en voorraadoverdrachten zijn alleen op schaal, dus als de inkoopworkflow is wat u buiten de spreadsheet wilt, dekt Gratis deze niet.

De werkelijke kosten van elk

De prijs van de spreadsheet is niet nul, er wordt alleen niet gefactureerd. Het kost beoordelingstijd, die meegroeit met de omvang van de catalogus, en er zijn vier faalwijzen die naar voren komen als verkeerde cijfers in plaats van als fouten: snelheid die verouderd is zonder het aan te kondigen, niets dat wordt geactiveerd wanneer een product het bestelpunt overschrijdt, geen registratie van wat er is veranderd of wie het heeft gewijzigd, en formules die slechts één persoon volledig begrijpt. Die zijn goed afgedekt de faalmodi-post. Het punt hier is dat een spreadsheet niet kapot gaat. Het gaat stilletjes mis terwijl het er precies hetzelfde uitziet.

Negeer het zelfverzekerde percentage spreadsheetfouten dat online circuleert; het overleeft de controle niet. Het onderzoek van Ray Panko (EuSpRIG, 2015) concludeert dat fouten per cel zeldzaam zijn, maar zeer waarschijnlijk ergens in een groot spreadsheet, dat ze moeilijk te detecteren zijn en dat de mensen die ze bouwen te veel vertrouwen hebben in de nauwkeurigheid ervan. Het heeft bedrijfsspreadsheets bestudeerd in plaats van de bestelformulieren van verkopers, dus neem de overmoedsbevinding en laat de rest staan.

De prijs van software is beter zichtbaar en gemakkelijker om over te redeneren: een abonnement, een installatiemiddag en de afhankelijkheid van een leverancier die ook kan veranderen. Het cijfer dat de moeite waard is om mee te vergelijken is niet de prijs van een andere leverancier. Het is wat uw laatste twee vermijdbare stockouts en uw langzaamste overbestelling u feitelijk hebben gekost, wat alleen uw eigen winkel kan produceren.

De upgrade wordt geactiveerd

Vier poorten, en het zijn echte poorten in plaats van een score. Eén duidelijk ‘nee’ is op zichzelf meestal voldoende.

Catalogusgrootte. Bij grofweg 30 SKU’s begint een spreadsheet-en-maandelijkse-review-aanpak vaak te belasten, wat de grens is automatische versus handmatige herschikking betoogt van de herordeningskant. Het is eerder een spanningspunt dan een afgrond, en het beweegt: 60 SKU's bij één leverancier en een gelijkblijvende vraag is gemakkelijker vast te houden dan 25 SKU's bij vier leveranciers en een seizoenspiek. Hoe planning er ver voorbij die grens uitziet, is dat wel zijn eigen operationele probleem.

Vraag stabiliteit. Een eenmaal ingetypt getal blijft alleen correct zolang datgene wat het beschrijft, stil blijft staan. Een stabiele vraag vergeeft een oud snelheidscijfer; seizoensinvloeden, promoties en een product waarvan de verkoopcijfers stijgen, doen dat niet, en ze bestraffen het precies wanneer het er het meest toe doet.

Hoeveel mensen raken het bestand aan. Een tweede editor is niet twee keer zoveel werk, het is een nieuwe klasse van problemen: twee versies, een overschreven formule en een wijziging die niemand kan dateren omdat het bestand zichzelf niet bijhoudt.

Wat de missers hebben gekost. De enige poort met een nummer eraan, en het is jouw nummer. Als er in het afgelopen kwartaal voorraadtekorten waren geweest, zou een eerdere waarschuwing zijn opgemerkt, of een overbestelling die u niet zou hebben geplaatst met een huidige voorspelling voor u, vergelijk dat met een jaarabonnement voordat u ruzie maakt over de functies. Als er niets is uitgegleden, blijft het hek gesloten.

Niets van dit alles is een formule, en het is een fout om het als een formule te behandelen. Het is een beoordelingsbeslissing, en de eerlijke drempel is een bereik met uw eigen voorwaarden erin. Voor de symptomen die buiten het bestand voorkomen, Tien tekenen dat een winkel handmatige prognoses is ontgroeid heeft de volledigere lijst.

Overstapkosten en datamigratie

De overstapkosten worden vermeld als "een paar minuten om te installeren", wat geldt voor de installatie en niet voor de overstap. Wat moet er eigenlijk bewegen:

De inspanning houdt het aantal leveranciers bij, niet het aantal SKU's. Een catalogus met 900 SKU's die bij drie leveranciers wordt gekocht, is een kortere opzet dan een catalogus met 120 SKU's die bij vijftien leveranciers koopt. Daarom is er geen algemeen antwoord op 'hoe lang duurt de migratie'.

Voer beide vervolgens uit voor één volledige bestelcyclus. Blijf bestellingen plaatsen zoals u altijd heeft gedaan en vergelijk elke keer de aanbeveling van de tool met die van u. Als ze het er niet mee eens zijn, heeft een van jullie een verkeerde invoer en ontdekt wat de hele waarde van de parallelle run is. Alleen dan is het veilig om te stoppen met het bijhouden van het bestand. Tegen welke tool je het moet gebruiken is een aparte vraag: de vergelijking van prognose- en planningsapps is de plek ervoor.

Wanneer moet u op de spreadsheet blijven?

Hier is de winkel die niets mag installeren. Minder dan ongeveer 30 SKU's. De vraag lijkt in maart vrijwel hetzelfde als in september. Eén of twee leveranciers die u lang genoeg gebruikt om te voorspellen. Eén persoon die de aankoop doet, één locatie en een beoordeling die werkelijk minder dan een uur per week in beslag neemt. Als dat uw winkel is, is een spreadsheet geen fase waarin u achterloopt. Het is het juiste instrument, het zal het juiste instrument blijven zolang deze voorwaarden gelden, en als u een maandelijks bedrag betaalt om het te vervangen, koopt u niets anders dan een afhankelijkheid.

Er is nog een tweede reden om te blijven, en die komt vaker voor: uw invoer is verkeerd, en software kan dat niet oplossen. Als doorlooptijden gissingen zijn, als niemand heeft gecontroleerd of de leverancier die twaalf dagen zegt, in twaalf dagen levert, of als de voorraadaantallen het niet eens zijn met de schappen, levert een tool die op die input is gebouwd, betrouwbare, nauwkeurige en verkeerde aanbevelingen op, en die zijn moeilijker te achterhalen dan een verkeerd getal op een blad dat je zelf hebt geschreven. Corrigeer eerst de invoer. Dat werk loont, ongeacht wat u uiteindelijk van plan bent.

Veelgestelde vragen

Is een spreadsheet goed genoeg voor voorraadbeheer?

Voor een kleine winkel met een constante vraag is dit het juiste hulpmiddel, geen compromis. Onder ongeveer 30 SKU's, met één of twee betrouwbare leveranciers, één persoon die koopt en één locatie, kost een spreadsheet niets en kan het worden aangepast aan elke leveranciersregel die u nodig heeft. Het is niet meer goed genoeg als het bestand zelf dingen moet opmerken, in plaats van wanneer u het opent.

Op welk punt moet u een spreadsheet verlaten?

Er is geen schoon nummer. De praktische signalen zijn dat de beoordelingstijd niet meer in de week past, dat de vraag niet meer stabiel genoeg is om een ​​eenmaal ingetypt getal correct te laten blijven, dat meer dan één persoon het bestand bewerkt, of dat er voorraadtekorten zijn geweest die een eerdere waarschuwing zou hebben opgemerkt. De catalogusgrootte komt overeen met alle vier, en daarom wordt het als afkorting voor hen gebruikt.

Wat kan software voor voorraadplanning dat een spreadsheet niet kan?

Drie dingen, allemaal over handelen zonder te worden geopend: het herberekent de snelheid en herschikkingspunten volgens een schema, het geeft een waarschuwing wanneer een product een drempel overschrijdt, en het houdt bij wat er is veranderd en wanneer. Het leest ook live Shopify-voorraadstatussen, inclusief vastgelegde en inkomende eenheden, in plaats van een export die verouderd begon te raken op het moment dat deze werd geplakt.

Hoe lang duurt het om een spreadsheet te verlaten?

De inspanning houdt bij hoeveel leveranciers u heeft, niet hoeveel SKU's, omdat het handmatige gedeelte het invoeren van leveranciersgegevens, doorlooptijden en bestelminima betreft. De verkoopgeschiedenis wordt meestal helemaal niet gemigreerd: een planningstool leest deze uit uw Shopify-bestellingen. Het langzaamste deel loopt beide parallel gedurende één volledige bestelcyclus, en dit is het deel dat de moeite waard is om niet over te slaan.