Feuille de calcul ou logiciel de planification des stocks

Les articles comparant des feuilles de calcul à des logiciels d'inventaire sont presque toujours rédigés par des personnes qui vendent des logiciels d'inventaire. Celui-ci l'est aussi, alors voici la partie qui est généralement laissée de côté : pour un magasin avec un petit catalogue et une demande constante, la feuille de calcul est la bonne réponse. Pas la réponse bon marché ou la réponse de démarrage. Le bon.

Ce qui suit est la décision, pas le diagnostic. Si vous savez déjà que le fichier échoue et que vous souhaitez comprendre exactement comment, lorsque votre feuille de calcul d'inventaire cesse de fonctionner couvre les modes de défaillance dans l'ordre ; cet article demande s'il faut faire quelque chose à ce sujet.

Ce qu'une feuille de calcul fait vraiment bien

Cela ne coûte rien, ce qui n’est pas une mince affaire pour un magasin aux marges minces. Chaque numéro qu'il contient est un numéro que vous pouvez retracer : vous avez écrit la formule, vous savez donc ce qui alimente le point de commande et vous savez exactement à quel point vous pouvez lui faire confiance. Très peu de logiciels proposent cela, et les tableaux de bord en particulier sont efficaces pour présenter un chiffre sans montrer son fonctionnement.

Le plus gros avantage est la forme. Une feuille de calcul n'a aucune opinion sur la façon dont vous planifiez, elle contient donc à quoi ressemble réellement votre opération : le fournisseur qui ferme ses portes pendant trois semaines en août, le carton qui contient 24 pièces pour un coloris et 12 pour un autre, le SKU que vous gardez délibérément en sous-stock parce que le stockage est restreint. Le logiciel de planification comporte des champs, et ce qui ne rentre pas dans un champ n'y entre pas. Il est également plus rapide à modifier : essayer un tampon différent sur un produit prend quelques secondes dans une feuille et une page de paramètres dans la plupart des outils.

Quel logiciel ajoute

Tout ce qu'une feuille de calcul ne peut pas faire se résume à une seule propriété : elle n'agit que tant qu'une personne l'a ouverte. Cette seule limitation produit la liste entière.

Lisez la quatrième ligne. C’est là que la feuille de calcul l’emporte et c’est la raison pour laquelle de nombreux magasins conservent le fichier après avoir installé quelque chose.

Les autres lignes dépendent du timing. Le recalcul sur un calendrier est important car la vitesse et les délais dérivent continuellement, contrairement à un nombre saisi, de sorte que l'écart se creuse silencieusement. L’alerte est importante car elle inverse qui doit se souvenir. Les états des stocks en direct sont importants car Shopify suit les stocks disponibles, engagés et entrants séparément, et une exportation collée aplatit les trois en un seul chiffre, ce qui était vrai mardi.

StockCue est notre propre application, alors considérez cela comme une divulgation plutôt que comme une recommandation : elle lit 24 mois de votre historique de commandes Shopify et recalcule la vélocité, la saisonnalité et les points de réapprovisionnement selon son propre calendrier, avec des prévisions sur chaque plan, y compris gratuit (jusqu'à 50 SKU). Sachez où tombent les lignes du plan avant l’installation. Les bons de commande, la réception et les inventaires commencent à Starter plutôt qu'à Free, et les transferts de stocks sont uniquement à grande échelle, donc si le flux de travail d'achat correspond à ce que vous souhaitez sur la feuille de calcul, Free ne le couvrira pas.

Le coût réel de chacun

Le prix du tableur n'est pas nul, il n'est tout simplement pas facturé. Cela coûte du temps de révision, qui évolue avec la taille du catalogue, et comporte quatre modes de défaillance qui apparaissent sous la forme de chiffres erronés plutôt que d'erreurs : une vitesse qui s'est éteinte sans l'annoncer, rien ne se déclenche lorsqu'un produit franchit son point de commande, aucune trace de ce qui a changé ou de qui l'a modifié, et des formules qu'une seule personne comprend parfaitement. Ceux-ci sont correctement couverts dans le post sur les modes de défaillance. Le point ici est qu’une feuille de calcul ne se casse pas. Cela se passe tranquillement mal tout en ayant exactement la même apparence.

Ignorez le pourcentage de confiance concernant les erreurs des feuilles de calcul qui circule en ligne ; il ne survit pas à la vérification. Les recherches de Ray Panko (EuSpRIG, 2015) concluent que les erreurs sont rares par cellule mais très probablement quelque part dans une grande feuille de calcul, qu'elles sont difficiles à détecter et que les personnes qui les construisent sont trop confiantes quant à leur exactitude. Il a étudié les feuilles de calcul d'entreprise plutôt que les feuilles de réapprovisionnement des commerçants, alors prenez le résultat de l'excès de confiance et laissez le reste.

Le prix du logiciel est plus visible et plus facile à raisonner : un abonnement, un après-midi d'installation et une dépendance à l'égard d'un fournisseur qui peut changer l'un ou l'autre. Le chiffre auquel il vaut la peine de le comparer n’est pas le prix d’un autre fournisseur. C’est ce que vous coûtent réellement vos deux dernières ruptures de stock évitables et votre surcommande la plus lente, que seul votre propre magasin peut produire.

La mise à niveau déclenche

Quatre portes, et ce sont véritablement des portes plutôt qu'une vingtaine. Un « non » clair suffit généralement à lui seul.

Taille du catalogue. C'est avec environ 30 SKU qu'une approche basée sur une feuille de calcul et une révision mensuelle commence généralement à se mettre à rude épreuve, ce qui est la limite réorganisation automatique ou manuelle argumente du côté de la réorganisation. Il s'agit d'un point de tension plutôt que d'une falaise, et il bouge : 60 SKU avec un seul fournisseur et une demande stable sont plus faciles à contenir que 25 SKU avec quatre fournisseurs et un pic saisonnier. Ce à quoi ressemble la planification bien au-delà de cette ligne est son propre problème opérationnel.

Exigez la stabilité. Un nombre saisi une seule fois reste correct uniquement tandis que la chose qu'il décrit reste immobile. Une demande constante pardonne un chiffre de vitesse obsolète ; la saisonnalité, les promotions et un produit dont le taux de vente augmente ne le font pas, et ils le punissent exactement au moment où cela compte le plus.

Combien de personnes touchent le fichier. Un deuxième éditeur ne représente pas deux fois plus de travail, c'est une nouvelle classe de problèmes : deux versions, une formule écrasée et une modification que personne ne peut dater car le fichier ne garde aucune trace de lui-même.

Ce que les ratés ont coûté. La seule porte avec un numéro attaché, et c'est votre numéro. Si le dernier trimestre comprenait des ruptures de stock qu'un avertissement plus tôt aurait détecté, ou une commande excédentaire que vous n'auriez pas passée avec une prévision actuelle devant vous, comparez cela à une année d'abonnement avant de discuter des fonctionnalités. Si rien n'a glissé, le portail reste fermé.

Rien de tout cela n’est une formule, et la traiter comme telle est une erreur. C'est une question de jugement, et le seuil honnête est une fourchette contenant vos propres conditions. Pour les symptômes qui apparaissent en dehors du fichier, dix signes indiquant qu'un magasin est devenu trop grand pour les prévisions manuelles a la liste la plus complète.

Coût de changement et migration des données

Le coût de commutation est indiqué comme « quelques minutes d'installation », ce qui est vrai pour l'installation et non pour le commutateur. Ce qui doit réellement bouger :

L'effort suit le nombre de fournisseurs, et non le nombre de SKU. Un catalogue de 900 SKU acheté auprès de trois fournisseurs est une configuration plus courte qu'un catalogue de 120 SKU acheté auprès de quinze, c'est pourquoi « combien de temps prend la migration » n'a pas de réponse générale.

Exécutez ensuite les deux pendant un cycle de commande complet. Continuez à passer des commandes comme vous l'avez toujours fait et comparez à chaque fois les recommandations de l'outil avec les vôtres. En cas de désaccord, l'un de vous a une mauvaise entrée et découvre quelle est la valeur totale de l'exécution parallèle. Ce n'est qu'alors qu'il est possible d'arrêter la maintenance du fichier en toute sécurité. Avec quel outil l’exécuter est une question distincte : la comparaison des applications de prévision et de planification est l'endroit idéal pour cela.

Quand rester sur la feuille de calcul

Voici le magasin qui ne devrait rien installer. Moins de 30 SKU environ. Une demande qui s'annonce sensiblement la même en mars qu'en septembre. Un ou deux fournisseurs que vous utilisez depuis assez longtemps pour prévoir. Une personne effectuant l'achat, un seul emplacement et un examen qui prend réellement moins d'une heure par semaine. Si tel est votre magasin, une feuille de calcul n'est pas une phase sur laquelle vous êtes en retard. C'est le bon outil, il le restera aussi longtemps que ces conditions seront maintenues, et payer des frais mensuels pour le remplacer ne vous rapporte rien d'autre qu'une dépendance.

Il existe un deuxième cas de maintien, et il est plus courant : vos saisies sont erronées et le logiciel ne résoudra pas ce problème. Si les délais de livraison ne sont que des suppositions, si personne n'a vérifié si le fournisseur qui dit douze jours livre dans douze jours, ou si les comptes disponibles ne correspondent pas aux attentes, un outil construit sur ces données produit des recommandations sûres, précises et fausses, et celles-ci sont plus difficiles à détecter qu'un mauvais numéro dans une feuille que vous avez écrite vous-même. Corrigez d'abord les entrées. Ce travail est payant, peu importe ce que vous planifiez.

Foire aux questions

Une feuille de calcul est-elle suffisante pour la gestion des stocks ?

Pour un petit magasin avec une demande constante, c'est le bon outil, pas un compromis. Avec environ 30 SKU, avec un ou deux fournisseurs fiables, une personne qui achète et un seul emplacement, une feuille de calcul ne coûte rien et peut être pliée à n'importe quelle règle de fournisseur dont vous avez besoin. Cela cesse d'être suffisant lorsque le fichier doit remarquer des choses par lui-même plutôt que lorsque vous l'ouvrez.

À quel moment faut-il quitter une feuille de calcul ?

Il n’y a pas de numéro propre. Les signaux pratiques sont que le temps de révision ne correspond plus à la semaine, que la demande n'est plus suffisamment stable pour qu'un numéro saisi une seule fois reste correct, que plus d'une personne modifie le fichier ou que vous avez eu des ruptures de stock qu'un avertissement plus tôt aurait détecté. La taille du catalogue est en corrélation avec les quatre, c'est pourquoi elle est utilisée comme raccourci pour les désigner.

Que fait un logiciel de planification des stocks qu'un tableur ne peut pas faire ?

Trois choses, pour agir sans être ouvert : il recalcule la vitesse et les points de réapprovisionnement selon un calendrier, il déclenche une alerte lorsqu'un produit franchit un seuil et il conserve une trace de ce qui a changé et quand. Il lit également les états de stock Shopify en direct, y compris les unités engagées et entrantes, plutôt qu'une exportation qui a commencé à devenir obsolète au moment où elle a été collée.

Combien de temps faut-il pour quitter une feuille de calcul ?

Cet effort permet de suivre le nombre de fournisseurs dont vous disposez, et non le nombre de SKU, car la partie manuelle consiste à saisir les enregistrements des fournisseurs, les délais de livraison et les minimums de commande. L’historique des ventes n’est généralement pas du tout migré : un outil de planification le lit à partir de vos commandes Shopify. La partie la plus lente s'exécute en parallèle pendant un cycle de commande complet, et c'est la partie qui ne vaut pas la peine d'être ignorée.