Foglio di calcolo e software di pianificazione dell'inventario

I post che confrontano i fogli di calcolo con i software di inventario sono quasi sempre scritti da persone che vendono software di inventario. Anche questo lo è, quindi ecco la parte che di solito viene tralasciata: per un negozio con un catalogo piccolo e una domanda costante, il foglio di calcolo è la risposta corretta. Non la risposta economica o la risposta iniziale. Quello corretto.

Ciò che segue è la decisione, non la diagnosi. Se sai già che il file sta fallendo e vuoi capire esattamente come, quando il foglio di calcolo dell'inventario smette di funzionare copre le modalità di guasto in ordine; questo post riguarda l'opportunità di fare qualcosa al riguardo.

Ciò che un foglio di calcolo fa veramente bene

Non costa nulla, il che per un negozio con margini esigui non è un punto da poco. Ogni numero in esso contenuto è un numero che puoi rintracciare: hai scritto tu la formula, quindi sai cosa alimenta il punto di riordino e sai esattamente quanto fidarti di esso. Pochissimi software offrono questo, e i dashboard in particolare sono bravi a presentare un numero senza mostrarne il funzionamento.

Il vantaggio più grande è la forma. Un foglio di calcolo non ha alcuna opinione su come pianifichi, quindi contiene come si presenta effettivamente la tua operazione: il fornitore che chiude per tre settimane ad agosto, la confezione da 24 per una colorazione e 12 per un'altra, lo SKU che tieni deliberatamente sottoscorto perché lo stoccaggio è limitato. Il software di pianificazione dispone di campi e ciò che non rientra in un campo non viene inserito. È anche più veloce da modificare: provare un buffer diverso su un prodotto richiede pochi secondi in un foglio e in una pagina di impostazioni nella maggior parte degli strumenti.

Cosa aggiunge il software

Tutto ciò che un foglio di calcolo non può fare si riduce a una proprietà: agisce solo mentre una persona lo ha aperto. Questa singola limitazione produce l'intero elenco.

Leggi la quarta riga. È qui che il foglio di calcolo vince a titolo definitivo e il motivo per cui molti negozi conservano il file dopo aver installato qualcosa.

Le altre righe si riducono ai tempi. Il ricalcolo di una pianificazione è importante perché la velocità e i tempi di consegna variano continuamente mentre un numero digitato no, quindi il divario si apre silenziosamente. L’allarme è importante perché inverte chi deve ricordare. Gli stati delle scorte in tempo reale sono importanti perché Shopify tiene traccia delle disponibilità, degli impegni e delle entrate separatamente e un'esportazione incollata li appiattisce tutti e tre in un unico numero che era vero martedì.

StockCue è la nostra app, quindi trattala come un'informativa piuttosto che come una raccomandazione: legge 24 mesi della cronologia degli ordini Shopify e ricalcola velocità, stagionalità e punti di riordino in base al proprio programma, con previsioni su ogni piano incluso Gratis (fino a 50 SKU). Sapere dove cadono le linee del piano prima dell'installazione. Gli ordini di acquisto, la ricezione e il conteggio delle scorte iniziano da Starter anziché da Gratuito e i trasferimenti di inventario sono solo in Scala, quindi se il flusso di lavoro di acquisto è quello che desideri dal foglio di calcolo, Gratuito non lo coprirà.

Il costo reale di ciascuno

Il prezzo del foglio di calcolo non è zero, semplicemente non viene fatturato. Costa tempo di revisione, che aumenta con le dimensioni del catalogo, e comporta quattro modalità di fallimento che emergono come numeri errati piuttosto che come errori: velocità che è diventata obsoleta senza annunciarlo, nessuna attivazione quando un prodotto supera il punto di riordino, nessuna registrazione di cosa è cambiato o chi lo ha cambiato e formule che solo una persona comprende appieno. Quelli sono coperti adeguatamente il post sulle modalità di errore. Il punto qui è che un foglio di calcolo non si rompe. Va tranquillamente storto mentre sembra esattamente lo stesso.

Ignora la sicura percentuale di errori nei fogli di calcolo che circola online; non sopravvive al controllo. La ricerca di Ray Panko (EuSpRIG, 2015) conclude che gli errori sono rari per cella ma molto probabilmente da qualche parte in un foglio di calcolo di grandi dimensioni, che sono difficili da rilevare e che le persone che li costruiscono sono troppo sicuri della loro accuratezza. Ha studiato i fogli di calcolo aziendali piuttosto che i fogli di riordino dei commercianti, quindi prendi i risultati dell’eccessiva sicurezza e lascia il resto.

Il prezzo del software è più visibile e su cui è più facile ragionare: un abbonamento, un pomeriggio di installazione e una dipendenza da un fornitore che può cambiare entrambi. La cifra con cui vale la pena confrontarla non è il prezzo di un altro fornitore. È quanto ti costano effettivamente le ultime due rotture di stock evitabili e il tuo ordine in eccesso più lento, che solo il tuo negozio può produrre.

L'aggiornamento si attiva

Quattro porte, e sono veramente porte piuttosto che una partitura. Un "no" chiaro di solito è sufficiente da solo.

Dimensioni del catalogo. Circa 30 SKU sono il punto in cui un approccio basato su fogli di calcolo e revisione mensile inizia comunemente a mettere a dura prova, che è la linea riordino automatico rispetto a quello manuale sostiene dal lato del riordino. È un punto di tensione piuttosto che un precipizio, e si muove: 60 SKU con un fornitore e una domanda stabile sono più facili da mantenere rispetto a 25 SKU con quattro fornitori e un picco stagionale. Ciò che la pianificazione sembra ben oltre quella linea è il proprio problema operativo.

Stabilità della domanda. Un numero digitato una volta rimane corretto solo finché la cosa che descrive rimane ferma. La domanda stabile perdona una figura di velocità stantia; la stagionalità, le promozioni e un prodotto le cui vendite salgono no, e lo puniscono proprio quando conta di più.

Quante persone toccano il file. Un secondo editor non è il doppio del lavoro, è una nuova classe di problemi: due versioni, una formula sovrascritta e una modifica che nessuno può datare perché il file non conserva alcuna traccia di se stesso.

Quanto sono costate le mancanze. L'unico cancello con un numero attaccato, ed è il tuo numero. Se l'ultimo trimestre includesse rotture di stock che un avviso precedente avrebbe rilevato, o un ordine eccessivo che non avresti effettuato con una previsione attuale di fronte a te, confrontalo con un anno di abbonamento prima di discutere sulle funzionalità. Se non è scivolato nulla, il cancello resta chiuso.

Niente di tutto questo è una formula e trattarla come tale è l’errore. È un giudizio e la soglia di onestà è un intervallo in cui rientrano le tue condizioni. Per i sintomi che compaiono all'esterno del file, dieci segnali che indicano che un negozio ha superato le previsioni manuali ha l'elenco più completo.

Cambiamento dei costi e migrazione dei dati

Il costo del passaggio viene indicato come "pochi minuti per l'installazione", il che è vero per l'installazione e non per il passaggio. Cosa deve effettivamente muoversi:

Lo sforzo tiene traccia del conteggio dei fornitori, non del conteggio degli SKU. L'acquisto di un catalogo da 900 SKU da tre fornitori è una configurazione più breve rispetto all'acquisto di un catalogo da 120 SKU da quindici, motivo per cui "quanto tempo impiega la migrazione" non ha una risposta generale.

Quindi eseguili entrambi per un ciclo di ordinazione completo. Continua a effettuare ordini come hai sempre fatto e confronta ogni volta i consigli dello strumento con i tuoi. Laddove non sono d'accordo, uno di voi ha un input sbagliato e scopre qual è l'intero valore della corsa parallela. Solo allora è sicuro interrompere la manutenzione del file. Contro quale strumento eseguirlo è una domanda separata: il confronto tra le app di previsione e pianificazione è il posto giusto per questo.

Quando rimanere sul foglio di calcolo

Ecco lo store che non dovrebbe installare nulla. Meno di circa 30 SKU. La domanda è più o meno la stessa a marzo e a settembre. Uno o due fornitori che hai utilizzato abbastanza a lungo per poter prevedere. Una persona che effettua l'acquisto, un luogo e una revisione che richiede davvero meno di un'ora a settimana. Se questo è il tuo negozio, un foglio di calcolo non è una fase su cui sei indietro. È lo strumento giusto, rimarrà lo strumento giusto finché rimarranno tali condizioni e pagare una tariffa mensile per sostituirlo non ti dà altro che una dipendenza.

Esiste un secondo caso per restare, ed è più comune: i tuoi input sono sbagliati e il software non risolverà il problema. Se i tempi di consegna sono supposizioni, se nessuno ha controllato se il fornitore che dice dodici giorni consegna in dodici giorni, o se i conteggi delle disponibilità non sono d’accordo con lo scaffale, uno strumento costruito su quegli input produce raccomandazioni sicure, precise, sbagliate, e quelle sono più difficili da individuare di un numero sbagliato in un foglio scritto tu stesso. Correggere prima gli input. Quel lavoro ripaga indipendentemente da ciò che finirai per pianificare.

Domande frequenti

Un foglio di calcolo è sufficiente per la gestione dell'inventario?

Per un piccolo negozio con una domanda costante è lo strumento giusto, non un compromesso. Con circa 30 SKU, con uno o due fornitori affidabili, una persona che acquista e una sede, un foglio di calcolo non costa nulla e può essere piegato a qualsiasi regola del fornitore di cui hai bisogno. Smette di essere abbastanza buono quando il file deve notare le cose da solo anziché quando lo apri.

A che punto dovresti uscire da un foglio di calcolo?

Non esiste un numero pulito. I segnali pratici sono che il tempo di revisione non rientra più in una settimana, che la domanda ha smesso di essere abbastanza stabile da consentire a un numero digitato una volta di rimanere corretto, che più di una persona modifica il file o che si sono verificate scorte esaurite che un avviso precedente avrebbe rilevato. La dimensione del catalogo è correlata a tutti e quattro, motivo per cui viene utilizzata come abbreviazione per loro.

Cosa fa il software di pianificazione dell'inventario che un foglio di calcolo non può fare?

Tre cose, tutte sull'agire senza essere aperto: ricalcola la velocità e i punti di riordino in base a un programma, genera un avviso quando un prodotto supera una soglia e tiene traccia di cosa è cambiato e quando. Legge anche gli stati delle scorte Shopify in tempo reale, comprese le unità impegnate e in entrata, anziché un'esportazione che ha iniziato a diventare obsoleta nel momento in cui è stata incollata.

Quanto tempo occorre per uscire da un foglio di calcolo?

Lo sforzo tiene traccia di quanti fornitori hai, non di quanti SKU, perché la parte manuale sta inserendo i record dei fornitori, i tempi di consegna e i minimi degli ordini. La cronologia delle vendite di solito non viene affatto migrata: uno strumento di pianificazione la legge dai tuoi ordini Shopify. La parte più lenta viene eseguita entrambe in parallelo per un ciclo completo di ordinazione ed è quella che non vale la pena saltare.