Pianificazione dell'inventario per negozi con SKU elevati

Un catalogo da 1.200 SKU non produce 1.200 decisioni di acquisto a settimana. Ne produce una trentina. La parte difficile della pianificazione di un ampio catalogo non è rivedere tutto, ma costruire il filtro che trasforma tutto in trenta articoli a cui una persona deve pensare.

La maggior parte dei consigli sull'inventario sono scritti per un catalogo che puoi tenere in testa. Ecco come appare lo stesso lavoro quando non puoi. Viene spiegato dove si trova il confine tra revisione manuale e automatizzata e perché si trova lì riordino automatico rispetto a quello manuale; questo post inizia dal lato opposto di quella linea e affronta il problema operativo che si lascia alle spalle.

Cosa cambia dopo poche centinaia di SKU

Concedere a ogni SKU novanta secondi. Questo tempo è sufficiente per esaminare le scorte disponibili, dare un'occhiata alle ultime settimane di vendite e verificare se c'è già un ordine d'acquisto in corso. Non è abbastanza lungo per pensarci adeguatamente. Quindi moltiplicare.

Quella aritmetica è l'intero problema. Rivedi le scale temporali con le dimensioni del catalogo e la settimana no, quindi da qualche parte tra le poche centinaia di SKU un passaggio completo smette di adattarsi e diventa silenziosamente un passaggio parziale che nessuno etichetta come tale. La revisione avviene ancora sul calendario. Smette semplicemente di coprire il catalogo.

La seconda cosa che cambia è la forma dell’errore. In un piccolo catalogo conosci i prodotti, quindi un errore di solito è qualcosa che hai notato e che hai sbagliato. In uno più grande, l’errore è qualcosa che nessuno ha guardato. Uno SKU può restare fermo a zero per undici giorni senza che una sola persona si formi un'opinione al riguardo, perché nessun passaggio del processo lo ha mai sollevato. Il silenzio smette di essere la prova che le cose vanno bene.

Il terzo cambiamento è che l’unità di lavoro si sposta. Sotto alcune decine di SKU pianifichi prodotto per prodotto. Con nove fornitori dietro un catalogo, ciò che effettivamente invii è un ordine fornitore e le decisioni sui singoli SKU sono vincolate dall'ordine in cui viaggeranno: valori minimi dell'ordine, confezioni, se vale la pena aprire un ordine con questo fornitore questa settimana. Pianificare SKU per SKU e poi scoprire il minimo del fornitore spreca la revisione che hai appena fatto.

Prima segmentare, quindi rivedere per eccezione

Due filtri, applicati in quest'ordine. Il primo decide quali prodotti meritano attenzione questa settimana. Il secondo decide quali di questi necessitano effettivamente di una decisione.

La segmentazione è il filtro durevole. Cambia lentamente, di solito una volta al trimestre, e divide il catalogo in base alle entrate generate da un prodotto e alla prevedibilità della sua domanda. Il calcolo alla base di entrambi i voti è coperto Analisi dell'inventario ABC-XYZe appartiene l'ordine in cui si elaborano i livelli risultanti, inclusa la frequenza con cui ciascun livello viene esaminato dare priorità ai prodotti per il riordino. Entrambi sono prerequisiti qui piuttosto che l'oggetto di questo post.

Le regole di eccezione sono il filtro settimanale e sono l'elemento che la maggior parte dei negozi non annota mai. Una regola di eccezione è una condizione che, se vera, pone uno SKU davanti a un essere umano. Tutto il resto resta fuori mano. Un set iniziale realizzabile:

Eseguili su un negozio di esempio: 1.200 SKU, nove fornitori, una sede. Dei 1.200, 180 siedono nel livello settimanale. Le regole ne segnalano 23 al di sotto del punto di riordino, 5 con un ordine di acquisto oltre la data promessa e 7 la cui previsione è andata oltre la soglia. Quattro SKU violano due regole contemporaneamente, quindi la coda per la settimana è di 31 prodotti, non di 1.200.

La routine di acquisto settimanale

Una volta che i filtri esistono, la routine è sufficientemente breve da poter essere protetta. Trentuno decisioni da circa due minuti ciascuna equivalgono a circa un'ora, e un'ora è qualcosa che sopravvive a una settimana impegnativa.

Esegui i filtri, non navigare. La tentazione con un catalogo ampio è quella di scorrerlo alla ricerca di qualcosa che non va. Lo scorrimento trova tutto ciò che colpisce visivamente, il che non è la stessa cosa di ciò che è urgente, e richiede molto più tempo.

Raggruppare per fornitore prima di decidere qualsiasi quantità. Sei SKU di un fornitore equivalgono a un ordine e a un costo di spedizione; gli stessi sei distribuiti su tre fornitori rappresentano una decisione completamente diversa. Il raggruppamento per primo fa emergere anche i quasi incidenti che vale la pena portare avanti: vale la pena aggiungere uno SKU a due settimane dal suo punto di riordino a un ordine che verrà comunque inviato.

Decidi le quantità solo per ciò che è in coda. Tutto al di fuori è già stato rivisto per regola.

Invia e registra la data promessa. Senza una data promessa memorizzata da qualche parte, la regola dell'ordine di acquisto in ritardo non ha nulla con cui confrontarsi e la seconda regola di eccezione smette di funzionare.

Annota cosa hai deliberatamente saltato e perché. Questo è il passo che tutti abbandonano. Senza di esso, uno SKU che hai deciso consapevolmente di non riordinare riappare in coda ogni settimana e la coda ti abitua lentamente a ignorarlo.

I livelli inferiori a quello settimanale seguono la stessa routine su un orologio più lungo: un passaggio mensile al centro del catalogo e un passaggio trimestrale in coda, che per la maggior parte dei negozi riguarda meno il riordino e più la decisione su cosa dovrebbe ancora esistere.

Cosa deve essere automatizzato

Il test è semplice: tutto ciò che deve accadere, indipendentemente dal fatto che una persona ricordi o meno, è candidato all’automazione. Tutto ciò che richiede una motivazione esterna ai dati di vendita non lo è. Quattro cose non superano il test della memoria in ogni grande catalogo.

Velocità delle vendite, ricalcolata per SKU. La velocità è l'input sotto quasi ogni altro numero e varia costantemente. Ricalcolarlo manualmente su un vasto catalogo non è difficile, anzi impossibile da sostenere.

Riordina i punti, ricalcolati come movimento di velocità e lead time. Un punto di riordino è corretto solo finché lo sono i due numeri dietro di esso. Quando un fornitore scivola da dodici giorni a diciannove, il numero sul foglio non contesta, diventa semplicemente sbagliato. Viene spiegato come funziona nella pratica il ricalcolo raccomandazioni di riordino automatizzato.

L'eccezione esegue la scansione stessa. Vale la pena eseguire la scansione più giornalmente che settimanalmente, perché non costa nulla e il suo intero valore sta nel rilevare un incrocio il giorno stesso in cui avviene anziché fino a sei giorni dopo.

Stato dell'ordine di acquisto. Qualcuno deve accorgersi che un ordine ha superato la data promessa mentre c'è ancora tempo per eseguirlo. Questo è un confronto programmato, non un giudizio.

Automatizzare questi quattro significa qualcosa di diverso dal fatto che un file deve contenere i record dei fornitori, i tempi di consegna e i parametri di riordino ed essere eseguito secondo un orologio. StockCue fa questo lavoro e i limiti del piano contano qui più che nella maggior parte dei post: il livello gratuito copre 50 SKU, che non è un negozio con SKU elevati per definizione, quindi un catalogo di queste dimensioni significa crescita fino a 2.000 SKU o scalabilità illimitata. Le previsioni con aggiustamento stagionale vengono eseguite su ogni piano, incluso quello gratuito, mentre gli ordini di acquisto, la ricezione e il conteggio delle scorte iniziano da Starter, quindi un negozio che desidera il flusso di lavoro di acquisto così come i numeri guarda fin dall'inizio un livello a pagamento.

Cosa dovrebbe rimanere manuale

Le regole di eccezione sono buone nel notare e cattive nel sapere il perché. Tutto ciò che segue è una decisione il cui motivo risiede al di fuori della cronologia delle vendite, che è esattamente il punto in cui una regola automatizzata non ha nulla con cui funzionare.

Qualunque cosa con un pezzo unico noto alle spalle. Una promozione il mese prossimo, un fornitore che modifica la quantità minima dell'ordine, un conto all'ingrosso che ha effettuato un ordine di grandi dimensioni e non lo ripeterà. La storia dice una cosa e tu ne sai un'altra.

Nuovi prodotti. Uno SKU senza cronologia delle vendite non può essere pianificato in base a regole, ma solo stimato e poi osservato attentamente per le prime settimane.

L'approvazione stessa. Una raccomandazione basata su un lead time sbagliato è sicuramente sbagliata piuttosto che visibilmente sbagliata, e nessuna quantità di automazione segnala i propri input errati. Qualcuno deve guardare il numero e decidere che è plausibile prima che diventi un ordine.

Se un prodotto deve essere ancora nel catalogo. Nessuna regola di eccezione attiverà mai "smetti di portare questo". La sospensione è una decisione commerciale relativa al margine, allo stoccaggio e all'assortimento, ed è il singolo passaggio manuale di maggior valore che un negozio con SKU elevati può eseguire, perché ogni SKU rimosso è una cosa in meno che l'intero sistema deve trasportare.

Uscire dal foglio di calcolo

"Gestire 1.000 SKU senza fogli di calcolo" è un modo comune per esprimere questo problema e lo diagnostica leggermente erroneamente. Il conteggio delle righe non è ciò che interrompe. Un foglio di calcolo contiene 1.200 righe senza lamentarsi, le ordina più velocemente di qualsiasi app e calcolerà felicemente un punto di riordino per ognuna di esse.

Ciò che un foglio di calcolo non può fare è agire mentre è chiuso. Ogni ricalcolo in esso è una persona che si ricorda di fare un ricalcolo. Niente nel file viene eseguito martedì se nessuno lo apre martedì, niente alza la mano, e i numeri in esso contenuti rimangono esattamente aggiornati come l'ultima volta che qualcuno ha avuto un pomeriggio libero. A 40 SKU il divario è di pochi minuti di lavoro. A 1.200 è la differenza tra un filtro che funziona e un filtro che esiste in linea di principio.

La versione pulita dello spostamento di solito non è una cancellazione. La maggior parte dei negozi che trasformano il ricalcolo in uno strumento conservano il file per ciò che è sempre stato meglio fare: stranezze del fornitore, regole per i pacchetti di casse, la nota sul venditore che chiude per tre settimane ad agosto. Dividerlo in questo modo non costa nulla e mantiene il contesto per il quale nessun software ha campo.

Se valga la pena fare quell'operazione, quanto costa cambiare e il profilo del negozio per il quale la risposta onesta è rimanere esattamente dove sei, è una decisione che merita un'analisi propria: foglio di calcolo rispetto al software di pianificazione dell'inventario funziona attraverso di esso, compresi i casi in cui il foglio di calcolo vince a titolo definitivo.

Domande frequenti

Come gestisci l'inventario per oltre 1.000 SKU?

Filtrando anziché rivedendo. Segmenta il catalogo in modo che un livello piccolo riceva un'attenzione frequente e il resto venga eseguito su cicli più lunghi, quindi applica le regole di eccezione (sotto il punto di riordino, ordine di acquisto oltre la data promessa, previsione spostata materialmente) in modo che solo i prodotti che necessitano di una decisione ti raggiungano. Il lavoro in corso in un ampio catalogo è mantenere quel filtro, non guardare ogni prodotto.

Con quale frequenza un negozio con SKU elevato dovrebbe rivedere i punti di riordino?

Un punto di riordino dovrebbe essere ricalcolato ogni volta che gli input dietro di esso si spostano, il che per un venditore veloce può significare settimanalmente e per un venditore lento e costante può significare trimestralmente. L'intervallo è meno importante del fatto che il ricalcolo avvenga senza che qualcuno si ricordi di farlo, perché un punto di riordino impostato mesi fa diventa obsoleto silenziosamente anziché visibilmente. Suddividere il catalogo in base al contributo delle entrate e alla variabilità della domanda è il modo consueto per mantenerlo gestibile.

Cosa dovrebbe essere automatizzato per primo in un catalogo di grandi dimensioni?

Il ricalcolo della velocità di vendita e dei punti di riordino, perché questo è l'elemento che deve avvenire secondo un programma indipendentemente dal fatto che qualcuno apra o meno un file. La scansione delle eccezioni viene dopo: qualcosa deve confrontare le scorte attuali con i punti di riordino attuali ogni giorno anziché il giorno della revisione. Lo stato dell'ordine d'acquisto è il terzo, poiché una consegna in ritardo è solo un'informazione utile finché c'è ancora tempo per rincorrerla.

Puoi eseguire 1.000 SKU su un foglio di calcolo?

Sì, e molti negozi lo fanno. Un foglio di calcolo gestisce mille righe senza difficoltà; ciò che non può fare è ricalcolare qualsiasi cosa mentre è chiuso o dirti che qualcosa è cambiato dall'ultima volta che hai guardato. Se vale la pena pagare per quell'operazione dipende da quanto tempo di revisione hai effettivamente a disposizione e da quanto ti costa un mancato riordino.