Bestandsplanung für Geschäfte mit hohen SKUs

Ein Katalog mit 1.200 Artikeln führt nicht zu 1.200 Kaufentscheidungen pro Woche. Es werden etwa dreißig produziert. Der schwierige Teil bei der Planung eines großen Katalogs besteht nicht darin, alles zu überprüfen, sondern den Filter zu erstellen, der alles in die dreißig Artikel umwandelt, über die eine Person nachdenken muss.

Die meisten Inventarratschläge werden für einen Katalog geschrieben, den Sie im Kopf behalten können. So sieht der gleiche Job aus, wenn Sie es nicht können. Wo die Grenze zwischen manueller und automatisierter Überprüfung verläuft und warum sie dort liegt, wird behandelt automatische versus manuelle Nachbestellung; Dieser Beitrag beginnt am anderen Ende dieser Linie und befasst sich mit den Betriebsproblemen, die er hinterlässt.

Was sich nach ein paar hundert SKUs ändert

Geben Sie jeder SKU neunzig Sekunden Zeit. Das ist lang genug, um sich den Lagerbestand anzusehen, einen Blick auf die Ausverkäufe der letzten Wochen zu werfen und zu prüfen, ob bereits eine Bestellung im Umlauf ist. Es ist nicht lange genug, um darüber nachzudenken. Dann multiplizieren.

Diese Arithmetik ist das ganze Problem. Überprüfen Sie die Zeitskalen mit der Kataloggröße und die Woche nicht, sodass irgendwo in den niedrigen Hunderten von SKUs ein vollständiger Durchgang nicht mehr passt und stillschweigend zu einem teilweisen Durchgang wird, den niemand als solchen bezeichnet. Die Überprüfung erfolgt weiterhin im Kalender. Es hört einfach auf, den Katalog abzudecken.

Das zweite, was sich ändert, ist die Form des Fehlers. In einem kleinen Katalog kennen Sie die Produkte, daher ist ein Fehler normalerweise etwas, das Ihnen aufgefallen ist und einen Fehler gemacht hat. In einem großen Fall ist der Fehler etwas, auf das niemand geachtet hat. Eine SKU kann elf Tage lang auf Null liegen, ohne dass sich eine einzige Person eine Meinung dazu bildet, weil kein Schritt im Prozess sie jemals zur Sprache gebracht hat. Schweigen ist kein Beweis dafür, dass alles in Ordnung ist.

Die dritte Änderung besteht darin, dass die Arbeitseinheit verschoben wird. Unterhalb einiger Dutzend SKUs planen Sie Produkt für Produkt. Da hinter einem Katalog neun Lieferanten stehen, ist das, was Sie tatsächlich senden, eine Lieferantenbestellung, und Entscheidungen über einzelne SKUs werden durch die Reihenfolge eingeschränkt, in der sie versendet werden: Mindestbestellwerte, Kartonpackungen, ob es sich überhaupt lohnt, diese Woche eine Bestellung bei diesem Lieferanten aufzugeben. Wenn Sie SKU für SKU planen und dann den Mindestlieferanten ermitteln, verschwenden Sie die Überprüfung, die Sie gerade durchgeführt haben.

Zuerst segmentieren, dann nach Ausnahme überprüfen

Zwei Filter, in dieser Reihenfolge angewendet. Der erste entscheidet darüber, welche Produkte diese Woche überhaupt Aufmerksamkeit verdienen. Der zweite entscheidet, welche davon tatsächlich einer Entscheidung bedürfen.

Segmentierung ist der dauerhafte Filter. Es ändert sich langsam, normalerweise einmal im Quartal, und unterteilt den Katalog danach, wie viel Umsatz ein Produkt bringt und wie vorhersehbar seine Nachfrage ist. Die Berechnung hinter beiden Noten wird in behandelt ABC-XYZ-Bestandsanalyse, und die Reihenfolge, in der Sie die resultierenden Ebenen bearbeiten, einschließlich der Häufigkeit, mit der jede Ebene betrachtet wird, gehört dazu Priorisieren von Produkten für die Nachbestellung. Beides sind hier Voraussetzungen und nicht das Thema dieses Beitrags.

Ausnahmeregeln sind der wöchentliche Filter, und sie sind der Teil, den die meisten Geschäfte nie aufschreiben. Eine Ausnahmeregel ist eine Bedingung, die, wenn sie wahr ist, eine SKU vor einen Menschen stellt. Alles andere bleibt außen vor. Ein praktikables Startset:

Führen Sie diese über ein Beispielgeschäft durch: 1.200 SKUs, neun Lieferanten, ein Standort. Von den 1.200 befinden sich 180 im wöchentlichen Rang. Die Regeln kennzeichnen 23 von ihnen unterhalb des Bestelllimits, 5 mit einer Bestellung, deren versprochenes Datum überschritten ist, und 7, deren Prognose den Schwellenwert überschritten hat. Vier SKUs verstoßen gegen zwei Regeln gleichzeitig, sodass die Warteschlange für die Woche 31 Produkte und nicht 1.200 umfasst.

Die wöchentliche Einkaufsroutine

Sobald die Filter vorhanden sind, ist die Routine zum Schutz kurz genug. Einunddreißig Entscheidungen zu jeweils etwa zwei Minuten entsprechen etwa einer Stunde, und eine Stunde ist etwas, das eine arbeitsreiche Woche übersteht.

Führen Sie die Filter aus, durchsuchen Sie nicht. Bei einem großen Katalog besteht die Versuchung, darin zu blättern und nach Fehlern zu suchen. Durch Scrollen wird alles gefunden, was optisch auffällt, was nicht dasselbe ist wie alles, was dringend ist, und es dauert viel länger.

Gruppieren Sie nach Lieferanten, bevor Sie eine Menge festlegen. Sechs SKUs von einem Anbieter bedeuten eine Bestellung und eine Versandkostenpauschale. Die gleichen sechs auf drei Anbieter zu verteilen, ist eine völlig andere Entscheidung. Durch die erste Gruppierung werden auch die Beinahe-Unfälle sichtbar, die es wert sind, vorangetrieben zu werden: Eine SKU, die zwei Wochen nach ihrem Nachbestellpunkt liegt, ist es wert, zu einer Bestellung hinzugefügt zu werden, die ohnehin ausgeht.

Entscheiden Sie nur über Mengen, die sich in der Warteschlange befinden. Alles darüber hinaus wurde bereits per Regel überprüft.

Senden Sie das versprochene Datum und notieren Sie es. Ohne irgendwo gespeichertes versprochenes Datum hat die Regel für verspätete Bestellungen keinen Vergleich und die zweite Ausnahmeregel wird nicht mehr ausgelöst.

Schreiben Sie auf, was Sie bewusst übersprungen haben und warum. Dies ist der Schritt, den jeder fallen lässt. Ohne sie erscheint eine SKU, die Sie bewusst nicht nachbestellt haben, jede Woche erneut in der Warteschlange, und die Warteschlange trainiert Sie langsam, sie zu ignorieren.

Die Ebenen unterhalb der wöchentlichen Ebene erhalten auf einer längeren Uhr den gleichen Ablauf: ein monatlicher Durchlauf über die Mitte des Katalogs und ein vierteljährlicher Durchlauf des Endes, bei dem es in den meisten Geschäften weniger um Nachbestellungen als vielmehr um die Entscheidung geht, was noch vorhanden sein soll.

Was muss automatisiert werden?

Der Test ist einfach: Alles, was passieren muss, unabhängig davon, ob sich eine Person daran erinnert oder nicht, ist ein Kandidat für die Automatisierung. Für alles, was einen Grund außerhalb der Verkaufsdaten erfordert, ist dies nicht der Fall. In jedem großen Katalog bestehen vier Dinge den Speichertest nicht.

Verkaufsgeschwindigkeit, neu berechnet pro SKU. Die Geschwindigkeit ist die Eingabe für fast jede andere Zahl und sie schwankt ständig. Die manuelle Neuberechnung eines großen Katalogs ist nicht schwierig, aber einfach unmöglich durchzuhalten.

Neuordnungspunkte, neu berechnet als Geschwindigkeits- und Durchlaufzeitbewegung. Ein Bestellpunkt ist nur so lange korrekt, wie die beiden Zahlen dahinter stehen. Wenn ein Lieferant von zwölf Tagen auf neunzehn Tage rutscht, ist die Zahl auf dem Blatt kein Einwand, sie wird einfach falsch. Wie diese Neuberechnung in der Praxis funktioniert, erfahren Sie hier automatische Nachbestellungsempfehlungen.

Der Ausnahmescan selbst. Es lohnt sich mehr, den Scan täglich durchzuführen als wöchentlich, da die Ausführung keine Kosten verursacht und sein gesamter Wert darin besteht, eine Überschreitung am Tag des Auftretens zu erkennen, und nicht erst bis zu sechs Tage später.

Bestellstatus. Jemand muss merken, dass eine Bestellung ihr versprochenes Datum überschritten hat, während noch Zeit ist, sie nachzuverfolgen. Das ist ein geplanter Vergleich, kein Urteil.

Die Automatisierung dieser vier bedeutet, dass etwas anderes als eine Datei Ihre Lieferantendatensätze, Durchlaufzeiten und Nachbestellungsparameter speichern und nach dem Zeitplan laufen muss. StockCue erledigt diesen Job, und die Plangrenzen spielen hier eine größere Rolle als in den meisten Beiträgen: Die kostenlose Stufe deckt 50 SKUs ab, was in keiner Definition ein Shop mit hohen SKUs ist. Ein Katalog dieser Größe bedeutet also Wachstum für bis zu 2.000 SKUs oder Skalierung für unbegrenzt. Prognosen mit saisonaler Anpassung laufen bei jedem Plan, einschließlich Free, während Bestellungen, Wareneingang und Bestandszählungen bei Starter beginnen. Ein Geschäft, das sowohl den Einkaufsablauf als auch die Zahlen haben möchte, strebt also von Anfang an eine kostenpflichtige Stufe an.

Was soll manuell bleiben

Ausnahmeregeln sind gut darin, etwas zu bemerken, aber schlecht darin, zu wissen, warum. Bei allem, was unten steht, handelt es sich um eine Entscheidung, deren Grund außerhalb Ihrer Verkaufshistorie liegt, und genau dort hat eine automatisierte Regel nichts zu suchen.

Alles, was ein bekanntes Einzelstück dahinter hat. Eine Werbeaktion im nächsten Monat, ein Lieferant, der seine Mindestbestellmenge ändert, ein Großhandelskonto, das eine große Bestellung aufgegeben hat und diese nicht wiederholen wird. Die Geschichte sagt das eine und Sie wissen das andere.

Neue Produkte. Eine SKU ohne Verkaufshistorie kann nicht nach Regeln geplant, sondern nur geschätzt und dann in den ersten Wochen genau beobachtet werden.

Die Genehmigung selbst. Eine Empfehlung, die auf einer falschen Vorlaufzeit aufbaut, ist mit Sicherheit falsch und nicht sichtbar falsch, und keine noch so große Automatisierung weist auf eigene fehlerhafte Eingaben hin. Jemand muss sich die Nummer ansehen und entscheiden, dass sie plausibel ist, bevor daraus eine Bestellung wird.

Ob ein Produkt noch im Katalog enthalten sein soll. Keine Ausnahmeregel wird jemals „Hör auf, dies zu tragen“ auslösen. Die Abkündigung ist eine kommerzielle Entscheidung über Marge, Lagerhaltung und Sortiment und stellt den einzigen manuellen Vorgang mit dem höchsten Wert dar, den ein Geschäft mit hoher Artikelmenge durchführen kann, da jede entfernte Artikelart eine Sache weniger bedeutet, die das gesamte System führen muss.

Weg von der Tabellenkalkulation

„1.000 SKUs ohne Tabellenkalkulation verwalten“ ist eine gängige Formulierung für dieses Problem und stellt eine leichte Fehldiagnose dar. Die Zeilenanzahl ist nicht das, was kaputt geht. Eine Tabellenkalkulation speichert 1.200 Zeilen, ohne sich zu beschweren, sortiert sie schneller als jede andere App und berechnet für jede einzelne Zeile problemlos einen Nachbestellpunkt.

Eine Tabellenkalkulation kann nicht agieren, solange sie geschlossen ist. Jede Neuberechnung darin ist eine Person, die sich daran erinnert, eine Neuberechnung durchzuführen. Nichts in der Datei läuft am Dienstag, wenn niemand sie am Dienstag öffnet, nichts darin hebt die Hand und die darin enthaltenen Zahlen bleiben genauso aktuell wie beim letzten Mal, als jemand einen freien Nachmittag hatte. Bei 40 SKUs beträgt diese Lücke ein paar Minuten Arbeit. Bei 1.200 ist es der Unterschied zwischen einem Filter, der läuft, und einem Filter, der im Prinzip existiert.

Bei der sauberen Version des Umzugs handelt es sich in der Regel nicht um eine Löschung. Die meisten Geschäfte, die die Neuberechnung in ein Tool verlagern, behalten die Akte für das, was sie schon immer besser konnte: Lieferanten-Macken, Verpackungsregeln, die Notiz über den Lieferanten, der im August für drei Wochen schließt. Eine solche Aufteilung kostet nichts und behält den Kontext bei, für den keine Software ein Feld hat.

Ob sich dieser Tausch lohnt, wie hoch die Kosten für einen Wechsel sind und bei welchem Filialprofil die ehrliche Antwort darin besteht, dort zu bleiben, wo man ist, ist eine Entscheidung, die eine eigene Analyse wert ist: Tabellenkalkulation versus Bestandsplanungssoftware funktioniert durch, einschließlich der Fälle, in denen die Tabellenkalkulation eindeutig gewinnt.

Häufig gestellte Fragen

Wie verwalten Sie den Bestand für mehr als 1.000 SKUs?

Durch Filtern statt Überprüfen. Segmentieren Sie den Katalog, sodass eine kleine Ebene häufig Aufmerksamkeit erhält und der Rest in längeren Zyklen läuft. Wenden Sie dann Ausnahmeregeln an (unterhalb des Bestellpunktes, Bestellung über dem versprochenen Datum, Prognose erheblich verschoben), damit nur die Produkte Sie erreichen, für die eine Entscheidung erforderlich ist. Die laufende Arbeit an einem großen Katalog besteht darin, diesen Filter aufrechtzuerhalten und nicht jedes Produkt zu betrachten.

Wie oft sollte ein Geschäft mit hoher SKU die Nachbestellpunkte überprüfen?

Ein Nachbestellpunkt sollte immer dann neu berechnet werden, wenn sich die ihm zugrunde liegenden Eingaben ändern, was für einen Schnellverkäufer wöchentlich und für einen stetigen Langsamverkäufer vierteljährlich bedeuten kann. Das Intervall ist weniger wichtig als die Frage, ob die Neuberechnung erfolgt, ohne dass sich jemand daran erinnert, da ein vor Monaten festgelegter Nachbestellpunkt nicht sichtbar, sondern stillschweigend veraltet ist. Die übliche Methode, dies überschaubar zu halten, ist die Staffelung des Katalogs nach Umsatzbeitrag und Nachfrageschwankung.

Was sollte in einem großen Katalog zuerst automatisiert werden?

Die Neuberechnung der Verkaufsgeschwindigkeit und der Nachbestellpunkte, denn das ist der Teil, der nach einem Zeitplan erfolgen muss, unabhängig davon, ob jemand eine Datei öffnet oder nicht. Als nächstes kommt der Ausnahmescan: Etwas muss jeden Tag den aktuellen Lagerbestand mit den aktuellen Bestellbeständen vergleichen und nicht erst am Überprüfungstag. An dritter Stelle steht der Bestellstatus, da eine verspätete Lieferung nur dann nützliche Informationen liefert, wenn noch Zeit für die Nachverfolgung bleibt.

Können Sie 1.000 SKUs in einer Tabelle ausführen?

Ja, und das tun viele Geschäfte. Eine Tabellenkalkulation verarbeitet problemlos tausend Zeilen. Es kann jedoch nichts neu berechnen, während es geschlossen ist, oder Ihnen mitteilen, dass sich seit Ihrem letzten Blick etwas geändert hat. Ob es sich lohnt, für diesen Handel zu zahlen, hängt davon ab, wie viel Überprüfungszeit Sie tatsächlich haben und wie viel eine verpasste Nachbestellung Sie kostet.