Tabellenkalkulation vs. Bestandsplanungssoftware

Beiträge zum Vergleich von Tabellenkalkulationen mit Inventarsoftware werden fast immer von Leuten geschrieben, die Inventarsoftware verkaufen. Dies trifft auch zu, daher kommt hier der Teil, der normalerweise weggelassen wird: Für ein Geschäft mit einem kleinen Katalog und stetiger Nachfrage ist die Tabelle die richtige Antwort. Nicht die billige Antwort oder die Starter-Antwort. Das Richtige.

Was folgt, ist die Entscheidung, nicht die Diagnose. Wenn Sie bereits wissen, dass die Datei fehlschlägt, und genau verstehen möchten, wie das funktioniert, wenn Ihre Inventartabelle nicht mehr funktioniert deckt die Fehlermodi der Reihe nach ab; In diesem Beitrag geht es darum, ob man etwas dagegen unternehmen kann.

Was eine Tabellenkalkulation wirklich gut macht

Es kostet nichts, was für ein Geschäft mit geringen Margen kein kleiner Punkt ist. Jede darin enthaltene Zahl ist eine Zahl, die Sie zurückverfolgen können: Sie haben die Formel geschrieben, sodass Sie wissen, was den Bestellpunkt speist, und Sie wissen genau, wie sehr Sie ihm vertrauen können. Das bietet nur sehr wenige Software, und insbesondere Dashboards sind gut darin, eine Zahl darzustellen, ohne zu zeigen, dass sie funktioniert.

Der größere Vorteil ist die Form. Eine Kalkulationstabelle hat keine Meinung darüber, wie Sie planen, und enthält daher Informationen dazu, wie Ihr Betrieb tatsächlich aussieht: der Lieferant, der im August für drei Wochen schließt, die Kartonpackung mit 24 Stück für eine Farbe und 12 für eine andere, die SKU, die Sie absichtlich unterbesetzt halten, weil die Lagerkapazität knapp ist. Planungssoftware verfügt über Felder, und was nicht in ein Feld passt, kommt nicht hinein. Es geht auch schneller, Änderungen vorzunehmen: Das Ausprobieren eines anderen Puffers für ein Produkt dauert in einem Arbeitsblatt und in den meisten Tools auf einer Einstellungsseite Sekunden.

Welche Software fügt hinzu

Alles, was eine Tabellenkalkulation nicht kann, hängt von einer Eigenschaft ab: Sie funktioniert nur, solange eine Person sie geöffnet hat. Diese einzige Einschränkung ergibt die gesamte Liste.

Lesen Sie die vierte Zeile. Hier gewinnt die Tabellenkalkulation auf Anhieb und ist der Grund dafür, dass viele Geschäfte die Datei behalten, nachdem sie etwas installiert haben.

In den anderen Reihen kommt es auf das Timing an. Die Neuberechnung nach einem Zeitplan ist wichtig, da Geschwindigkeit und Durchlaufzeiten kontinuierlich schwanken, während dies bei einer eingegebenen Zahl nicht der Fall ist, sodass sich die Lücke stillschweigend öffnet. Alarmierung ist wichtig, weil sie auf den Kopf stellt, wer sich erinnern muss. Live-Bestandsstatus sind wichtig, weil Shopify verfügbare, zugesicherte und eingehende Daten separat verfolgt und ein eingefügter Export alle drei zu einer Zahl zusammenfasst, was am Dienstag der Fall war.

StockCue ist unsere eigene App, also betrachten Sie dies als Offenlegung und nicht als Empfehlung: Sie liest 24 Monate Ihres Shopify-Bestellverlaufs und berechnet Geschwindigkeit, Saisonalität und Nachbestellpunkte nach eigenem Zeitplan neu, mit Prognosen für jeden Plan, einschließlich Free (bis zu 50 SKUs). Informieren Sie sich vor der Installation darüber, wo die Planlinien verlaufen. Bestellungen, Wareneingänge und Bestandszählungen beginnen bei Starter und nicht bei Free, und Bestandsübertragungen erfolgen nur in Scale. Wenn der Einkaufsworkflow also Ihren Erwartungen an die Tabellenkalkulation entspricht, wird Free ihn nicht abdecken.

Die tatsächlichen Kosten für jeden

Der Preis der Tabelle ist nicht Null, sie wird lediglich nicht in Rechnung gestellt. Es kostet Überprüfungszeit, die mit der Kataloggröße skaliert, und es gibt vier Fehlermodi, die als falsche Zahlen und nicht als Fehler auftauchen: Geschwindigkeit, die veraltet ist, ohne es anzukündigen, keine Auslösung, wenn ein Produkt seinen Bestellpunkt überschreitet, keine Aufzeichnung darüber, was sich geändert hat oder wer es geändert hat, und Formeln, die nur eine Person vollständig versteht. Diese sind ordnungsgemäß abgedeckt der Beitrag zu den Fehlermodi. Der Punkt hier ist, dass eine Tabellenkalkulation nicht kaputt geht. Es geht stillschweigend schief, obwohl es genau gleich aussieht.

Ignorieren Sie den prozentualen Selbstvertrauen in Bezug auf Tabellenkalkulationsfehler, der online kursiert; Es übersteht die Überprüfung nicht. Die Forschung von Ray Panko (EuSpRIG, 2015) kommt zu dem Schluss, dass Fehler pro Zelle selten sind, aber irgendwo in einer großen Tabelle sehr wahrscheinlich sind, dass sie schwer zu erkennen sind und dass die Leute, die sie erstellen, übermäßiges Vertrauen in ihre Genauigkeit haben. Es wurden eher Unternehmenstabellen als Nachbestellblätter von Händlern untersucht. Nehmen Sie also die Feststellung der Selbstüberschätzung und überlassen Sie den Rest.

Der Preis der Software ist sichtbarer und lässt sich leichter nachvollziehen: ein Abonnement, ein Einrichtungsnachmittag und die Abhängigkeit von einem Anbieter, der entweder etwas ändern kann. Der Wert, mit dem es sich zu vergleichen lohnt, ist nicht der Preis eines anderen Anbieters. Es ist das, was Sie Ihre letzten beiden vermeidbaren Fehlbestände und Ihre langsamste Überbestellung tatsächlich gekostet haben, was nur Ihr eigenes Geschäft produzieren kann.

Das Upgrade wird ausgelöst

Vier Tore, und es sind echte Tore und keine Punkte. Ein klares „Nein“ allein reicht meist aus.

Kataloggröße. Bei etwa 30 SKUs beginnt ein Ansatz mit Tabellenkalkulation und monatlicher Überprüfung häufig zu belasten, und das ist die Grenze automatische versus manuelle Nachbestellung argumentiert von der Neuordnungsseite. Es handelt sich eher um einen Belastungspunkt als um eine Klippe, und es bewegt sich: 60 SKUs mit einem Lieferanten und flacher Nachfrage sind leichter zu halten als 25 SKUs mit vier Lieferanten und einer saisonalen Spitze. Wie Planung weit über diese Grenze hinaus aussieht, ist sein eigenes Betriebsproblem.

Fordern Sie Stabilität. Eine einmal eingegebene Zahl bleibt nur dann korrekt, wenn das, was sie beschreibt, still bleibt. Eine stabile Nachfrage verzeiht eine abgestandene Geschwindigkeitszahl; Saisonalität, Werbeaktionen und ein Produkt, dessen Verkaufsrate steigt, tun dies nicht, und sie bestrafen es genau dann, wenn es am wichtigsten ist.

Wie viele Personen berühren die Datei? Ein zweiter Editor ist nicht doppelt so viel Arbeit, es ist eine neue Problemklasse: zwei Versionen, eine überschriebene Formel und eine Änderung, die niemand datieren kann, weil die Datei keine Aufzeichnungen über sich selbst führt.

Was die Fehlschüsse gekostet haben. Das einzige Tor, an dem eine Nummer angebracht ist, und es ist Ihre Nummer. Wenn das letzte Quartal Fehlbestände beinhaltete, die durch eine frühere Warnung aufgefallen wären, oder eine Überbestellung, die Sie mit einer aktuellen Prognose nicht aufgegeben hätten, vergleichen Sie dies mit einem Jahr Abonnement, bevor Sie über Funktionen streiten. Wenn nichts verrutscht ist, bleibt das Tor geschlossen.

Nichts davon ist eine Formel, und es als eine solche zu betrachten, ist ein Fehler. Es ist eine Entscheidung, und die ehrliche Schwelle ist ein Bereich, in dem Ihre eigenen Bedingungen enthalten sind. Für die Symptome, die außerhalb der Datei angezeigt werden, Zehn Anzeichen dafür, dass ein Geschäft den manuellen Prognosen entwachsen ist hat die vollständigere Liste.

Wechselkosten und Datenmigration

Die Kosten für den Wechsel werden mit „ein paar Minuten für die Installation“ angegeben, was für die Installation und nicht für den Wechsel gilt. Was sich eigentlich bewegen muss:

Der Aufwand verfolgt die Anzahl der Lieferanten, nicht die Anzahl der SKUs. Der Kauf eines 900-SKU-Katalogs bei drei Anbietern ist eine kürzere Einrichtung als der Kauf eines 120-SKU-Katalogs bei fünfzehn, weshalb es keine allgemeine Antwort auf die Frage gibt, wie lange die Migration dauert.

Führen Sie dann beide für einen vollständigen Bestellzyklus aus. Bestellen Sie weiterhin wie gewohnt und vergleichen Sie die Empfehlung des Tools jedes Mal mit Ihrer Empfehlung. Wenn sie anderer Meinung sind, hat einer von Ihnen eine falsche Eingabe gemacht und muss herausfinden, was der Gesamtwert des Parallellaufs ist. Nur dann ist es sicher, die Pflege der Datei zu beenden. Gegen welches Tool man es ausführen soll, ist eine separate Frage: der Prognose- und Planungs-App-Vergleich ist der richtige Ort dafür.

Wann Sie in der Tabelle bleiben sollten

Hier ist der Store, der nichts installieren sollte. Unter etwa 30 SKUs. Die Nachfrage sieht im März ähnlich aus wie im September. Ein oder zwei Lieferanten, mit denen Sie lange genug zusammengearbeitet haben, um vorherzusagen. Eine Person, die den Einkauf erledigt, ein Standort und eine Überprüfung, die tatsächlich weniger als eine Stunde pro Woche in Anspruch nimmt. Wenn das Ihr Geschäft ist, ist eine Tabellenkalkulation kein Schritt, bei dem Sie im Rückstand sind. Es ist das richtige Werkzeug, es bleibt das richtige Werkzeug, solange diese Bedingungen bestehen, und wenn Sie für den Ersatz eine monatliche Gebühr zahlen, kaufen Sie nichts außer einer Abhängigkeit.

Es gibt noch einen zweiten Grund für das Bleiben, und dieser kommt häufiger vor: Ihre Eingaben sind falsch und die Software kann das nicht beheben. Wenn es sich bei den Lieferzeiten um Schätzungen handelt, wenn niemand überprüft hat, ob der Lieferant, der zwölf Tage angibt, auch in zwölf Tagen liefert, oder wenn die Lagerbestände nicht mit dem Regal übereinstimmen, liefert ein auf diesen Eingaben basierendes Tool sichere, präzise und falsche Empfehlungen, und diese sind schwerer zu erkennen als eine falsche Zahl auf einem Blatt, das Sie selbst geschrieben haben. Korrigieren Sie zunächst die Eingaben. Diese Arbeit zahlt sich aus, unabhängig davon, was Sie am Ende planen.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Tabellenkalkulation gut genug für die Bestandsverwaltung?

Für ein kleines Geschäft mit stetiger Nachfrage ist es das richtige Werkzeug und kein Kompromiss. Bei etwa 30 SKUs, einem oder zwei zuverlässigen Lieferanten, einem Einkäufer und einem Standort kostet eine Tabellenkalkulation nichts und kann an jede gewünschte Lieferantenregel angepasst werden. Es ist nicht mehr gut genug, wenn die Datei selbst Dinge bemerken muss, und nicht erst, wenn Sie sie öffnen.

An welchem ​​Punkt sollten Sie eine Tabellenkalkulation verlassen?

Es gibt keine saubere Nummer. Die praktischen Anzeichen dafür sind, dass die Überprüfungszeit nicht mehr in die Woche passt, dass die Nachfrage nicht mehr stabil genug ist, um eine einmal eingegebene Zahl richtig zu halten, dass mehr als eine Person die Datei bearbeitet oder dass es bei Ihnen zu Fehlbeständen gekommen ist, die durch eine frühere Warnung aufgefallen wären. Die Kataloggröße korreliert mit allen vier, weshalb sie als Abkürzung für sie verwendet wird.

Was kann eine Bestandsplanungssoftware, was eine Tabellenkalkulation nicht kann?

Drei Dinge, bei denen es darum geht, zu handeln, ohne geöffnet zu werden: Es berechnet die Geschwindigkeit und Nachbestellungspunkte nach einem Zeitplan neu, es löst eine Warnung aus, wenn ein Produkt einen Schwellenwert überschreitet, und es zeichnet auf, was sich wann geändert hat. Es liest auch den Shopify-Bestandsstatus in Echtzeit, einschließlich festgeschriebener und eingehender Einheiten, und nicht einen Export, der in dem Moment, als er eingefügt wurde, veraltet war.

Wie lange dauert es, eine Tabellenkalkulation zu verlassen?

Der Aufwand verfolgt, wie viele Lieferanten Sie haben, nicht wie viele SKUs, da der manuelle Teil in der Eingabe von Lieferantendatensätzen, Durchlaufzeiten und Mindestbestellmengen besteht. Der Verkaufsverlauf wird in der Regel überhaupt nicht migriert: Ein Planungstool liest ihn aus Ihren Shopify-Bestellungen. Der langsamste Teil besteht darin, beide während eines vollständigen Bestellzyklus parallel auszuführen, und es lohnt sich, diesen Teil nicht zu überspringen.