Wenn Ihre Inventartabelle nicht mehr funktioniert

Eine Tabellenkalkulation hört nicht an einem bestimmten Dienstag auf zu funktionieren. Jede darin enthaltene Zahl war in dem Moment, in dem sie eingegeben wurde, korrekt und wird auch nach der Eingabe nicht mehr genau angezeigt. Das ist der gesamte Fehlermodus, und die folgenden vier Abschnitte sind vier Versionen davon.

Dieser Beitrag ist eine Diagnose. Es ist kein Argument dafür, dass man etwas kaufen sollte, und die Alternativen werden bewusst nicht bepreist. Es bleibt auch in der Datei: für die Symptome, die an anderer Stelle auftauchen, in Ihren Verkaufsdaten, Ihrem Kaufprozess und Ihrer Kassenlage, Zehn Anzeichen dafür, dass ein Geschäft den manuellen Prognosen entwachsen ist ist die Checkliste.

Wo die Tabelle gut beginnt

Für einen kleinen Katalog ist eine Tabellenkalkulation ein gutes Inventarisierungstool und kein Kompromiss, den Sie bei der Verwendung eingehen sollten. Es kostet nichts. Jede darin enthaltene Zahl ist eine Zahl, die Sie selbst berechnet haben, sodass zwischen Ihnen und Ihrer eigenen Argumentation kein Dashboard besteht. Sie können für alles eine Spalte hinzufügen, auch für die Dinge, bei denen es keine Softwaremodelle gibt: einen Lieferanten, der im März und nicht im November zuverlässig ist, ein Produkt, das Sie stillschweigend aus dem Verkehr ziehen, ein Kunde, der zweimal im Jahr in großen Mengen einkauft.

Bei ein paar Dutzend Produkten, einem Lieferanten und einem Standort erfasst eine monatliche Überprüfung in einer Tabelle alles, was es wert ist, erfasst zu werden. Dem steht im Folgenden nichts entgegen.

Im Folgenden sind vier Dinge aufgeführt, die eine Tabellenkalkulation strukturell nicht leisten kann, geordnet in der Reihenfolge, in der sie normalerweise von Bedeutung sind. Sie sammeln sich an. Als der vierte auftaucht, sind die ersten drei immer noch da.

Fehler eins: Geschwindigkeit geht verloren

Irgendwo in der Datei befindet sich eine Spalte mit Einheiten pro Tag. Jede andere Berechnung hängt davon ab: der Bestellbestand, die Wochen der Deckung, die empfohlene Bestellmenge. Es ist außerdem die einzige Spalte, die sich jeden Tag ändert und die am seltensten manuell aktualisiert wird.

Wenn man 5 Einheiten pro Tag getippt hat, war es richtig. Das Produkt verkauft jetzt 11. Nichts in den Dateiobjekten. Die Formeln werden ausgeführt, der Bestellpunkt wird immer noch als saubere Zahl angezeigt und das Blatt sieht genauso aus wie damals, als es korrekt war. Sie erfahren, dass das Regal leer ist und die Lieferung eine Woche später erfolgt.

Dieses kommt zuerst, weil es lediglich eines einzigen Produktwechseltempos bedarf, was bei jeder Kataloggröße passieren kann. Die offensichtliche Lösung besteht darin, die Geschwindigkeit häufiger neu zu berechnen, und das funktioniert, bis die Neuberechnung länger dauert als das Intervall zwischen sinnvollen Änderungen. Ableitung der Nachfrage aus Ihren eigenen Shopify-Verkaufsdaten deckt ab, was ein vertretbarer Geschwindigkeitswert tatsächlich erfordert, nämlich mehr als den Durchschnitt der letzten 90 Tage.

Fehler zwei: Nichts löst eine Warnung aus

Eine Tabellenkalkulation ist ein Pull-System. Es ist nur wahr, wenn Sie es öffnen. Sie können einen perfekten Nachbestellungspunkt in Spalte F haben und trotzdem keine Daten mehr haben, weil nichts Sie auf die Überschreitung dieser Zahl aus der Datei aufmerksam macht.

Dies ist der Fehler, der am leichtesten unterschätzt werden kann, da die Datei nicht falsch ist. Jede darin enthaltene Berechnung ist korrekt. Die Lücke liegt ausschließlich in der Bereitstellung, was bedeutet, dass sie durch keine noch so große Verbesserung der Tabelle geschlossen werden kann. Durch die bedingte Formatierung wird die Zelle rot, und die Zelle ist immer noch nur rot, wenn jemand sie betrachtet.

Das Shopify-Logo für niedrige Lagerbestände hat die gleiche Form: Es handelt sich um einen Filter, den Sie besuchen, und nicht um eine Nachricht, die Sie erhalten. Der kostenlose native Weg zu einer tatsächlichen Benachrichtigung ist ein Shopify Flow-Workflow, und die Einrichtung für beide wird hier behandelt Der Leitfaden für Shopify-Benachrichtigungen zu niedrigen Lagerbeständen. Es kommt an zweiter Stelle, weil es nur so viele Produkte benötigt, dass Sie die Rezension zwischen dem Öffnen der Datei nicht mehr im Kopf behalten können, und sobald der Katalog groß genug ist, dass keine Rezension alles abdeckt, Planung ausnahmsweise in einem Katalog mit vielen SKUs ist das Betriebsproblem, das dieses ersetzt.

Fehler drei: Festgeschriebener Bestand ist unsichtbar

Eine Tabelle enthält eine Nummer pro Produkt. Shopify verfügt über mehrere unterschiedliche Mengen pro Variante, die nicht austauschbar sind. Welches auch immer Sie importiert oder eingegeben haben, wird zur gesamten Vorstellung des Blattes, „wie viele wir haben“.

Fast jeder trägt es bei sich, denn es ist die Nummer, die mit dem übereinstimmt, was sich physisch im Raum befindet. Der Bestand umfasst Einheiten, die bereits für Bestellungen zugesagt wurden, die Sie noch nicht versendet haben. Bei einer Großhandelsbestellung oder einer Reihe von Vorbestellungen werden also 40 Einheiten reserviert, die noch im Regal stehen, noch in Ihrem Blatt gezählt werden und nicht mehr verkauft werden können. Auf dem Blatt steht, dass Sie zwei Wochen lang versichert sind, und auf der Ladenfront steht: „Ausverkauft“. Bei eingehenden Lagerbeständen entsteht der spiegelbildliche Fehler: Einheiten in einer offenen Bestellung sind nicht vorrätig, sodass ein auf dem Lagerbestand aufgebautes Blatt Ihnen gerne empfiehlt, sie ein zweites Mal zu bestellen.

Diese Größen, was jede einzelne bedeutet und was sie bewegt, werden in ausführlich erklärt So funktioniert die Shopify-Inventarverfolgung. Der Zweck einer Tabellenkalkulation ist enger gefasst: Sie verfügt über einen Slot und die Plattform über mehrere, sodass der Abgleich bei jeder Aktualisierung der Datei im Kopf einer anderen Person erfolgen muss. Dies ist das Scheitern, das eine besondere Art von Wachstum und nicht mehr davon erfordert. Ein Geschäft, das einen Kanal verkauft, keine Vorbestellungen, keinen Großhandel, wird diesen möglicherweise nie erreichen.

Fehler vier: Versionsdrift

Sobald eine zweite Person die Datei bearbeiten kann oder eine Person sie von zwei Computern aus bearbeitet oder eine monatliche Kopie als Backup erstellt wird, gibt es mehr als eine Version der Wahrheit und es gibt keine zuverlässige Möglichkeit, festzustellen, welche aktuell ist. Ein gemeinsames Cloud-Sheet löst die Kopien und nicht die Drift.

Der konkrete Schaden besteht darin, dass eine manuelle Übersteuerung nicht von einer nachträglichen Berechnung zu unterscheiden ist. Jemand gibt 200 über eine Formel ein, weil er weiß, dass eine Lieferung ankommt. Drei Wochen später zeigt die Zelle den Wert 200 an und sieht genauso aus wie jede andere Zelle in der Zeile. Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wer es wann oder warum festgelegt hat. Die einzige Möglichkeit, die Datei zu prüfen, besteht darin, sie erneut abzuleiten. Wenn eine Zählung und ein Datensatz nicht übereinstimmen, stellt sich immer die Frage, was sich wann geändert hat. Diese Frage kann eine Tabellenkalkulation am wenigsten beantworten. Vermeidung von Bestandsdifferenzen deckt ab, was diese Untersuchung tatsächlich beinhaltet.

Es kommt aus einem banalen Grund als letztes: Die meisten Geschäfte binden eine zweite Person später in den Kaufprozess ein, als sie Produkte, Bestellarten oder Kanäle hinzufügen.

Der Punkt, an dem es sich nicht mehr lohnt, behoben zu werden

Für jedes dieser Probleme gibt es einen Fix, der in der Tabelle gespeichert ist. Ein geplanter Export oder eine Live-Verbindung halten die Geschwindigkeit auf dem neuesten Stand. Eine Kalendererinnerung löst die Alarmierung zur Hälfte. Durch den Import verfügbarer statt vorrätiger Lagerbestände werden gebundene Bestände verwaltet, bis Sie auch eingehende Bestände benötigen. Gesperrte Zellen, ein Änderungsprotokoll und ein Eigentümer reduzieren die Drift.

Sie funktionieren alle. Jeder einzelne von ihnen fügt auch etwas hinzu, das Sie jetzt in der Tabellenkalkulation pflegen müssen, und die Wartung ist der Kostenfaktor, den Sie vermieden haben, indem Sie von Anfang an bei einer Tabellenkalkulation geblieben sind.

Der nützliche Test ist also keine Produktzählung. Es geht um Folgendes: Verbringen Sie Zeit damit, das Tool korrekt zu halten, anstatt das Tool zur Entscheidungsfindung zu nutzen? Eine Tabellenkalkulation, die eine wöchentliche Pflege benötigt, bevor man ihr vertrauen kann, ist im Stillen zu einem zu verwaltenden System geworden. In diesem Moment lohnt es sich, den Vergleich durchzuführen und die manuelle Wartung mit der automatischen Neuberechnung zu vergleichen automatische versus manuelle Nachbestellung ist für. Die Entscheidungsfindung ist eine von der Diagnose getrennte Übung, und in diesem Beitrag geht es nur um die Diagnose: Entscheidung zwischen Tabellenkalkulation und Planungssoftware hat die Tore, was jede Seite tatsächlich kostet und die Fälle, in denen es die richtige Antwort ist, in der Akte zu bleiben.

Eine Offenlegung, da wir eine Inventar-App erstellen: StockCue ist eine der Optionen in diesem Vergleich, und sein kostenloser Plan deckt 50 SKUs ab, was ausreicht, um die Zahlen mit Ihrem eigenen Blatt zu vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Häufig gestellte Fragen

Warum funktioniert eine Bestandstabelle nicht mehr, wenn ein Geschäft wächst?

Denn in einer Tabellenkalkulation wird aufgezeichnet, was zum Zeitpunkt der Eingabe wahr war, und es gibt keinen Mechanismus, um zu erkennen, dass es nicht mehr wahr ist. Die Verkaufsgeschwindigkeit verändert sich, Bestellungen binden Lagerbestände, die sich physisch noch im Regal befinden, und eine zweite Person bearbeitet ein zweites Exemplar. Jede Zelle wird weiterhin angezeigt und jede Formel wird weiterhin berechnet, sodass die Datei kein Signal dafür gibt, dass ihre Eingaben veraltet sind.

Wie viele SKUs können Sie realistischerweise in einer Tabelle verfolgen?

Es gibt keine feste Zahl und die Produktanzahl ist ein schwächerer Indikator als es scheint. Der Nachbestellpunkt-Leitfaden dieser Website beziffert die praktische Obergrenze für eine Tabelle mit einer monatlichen Überprüfung auf etwa 30 SKUs, was eine vernünftige Ausgangszahl ist. Ein Katalog mit 15 volatilen Produkten mit drei Lieferanten und einem Großhandelskanal wird schneller aus einer Tabelle herauswachsen als 60 stabile Produkte mit einem Lieferanten und einem Vertriebskanal.

Kann eine Tabelle den festgeschriebenen Bestand berücksichtigen?

Nur wenn Sie bewusst die verfügbare Menge und nicht die vorrätige Menge importieren und diese weiterhin importieren. Shopify verfolgt mehrere unterschiedliche Mengen pro Variante und eine Tabelle enthält fast immer eine Nummer pro Produkt. Wenn diese Zahl vorhanden ist, schließt sie stillschweigend die Einheiten ein, die bereits für nicht erfüllte Bestellungen reserviert sind, sodass auf dem Blatt ein höherer Wert angezeigt wird als das, was ein Käufer tatsächlich kaufen kann.

Was bricht zuerst in einer Inventartabelle?

Normalerweise die Verkaufsgeschwindigkeit. Es ist die Eingabe, von der jede andere Berechnung abhängt, sie ändert sich täglich und wird am seltensten manuell aktualisiert. Es scheitert auch stillschweigend: Die nachgelagerten Meldebestände und Deckungszahlen rechnen weiter und sehen weiterhin korrekt aus, sie beantworten lediglich eine Frage zu einem Geschäft, das nicht mehr existiert.