Quando sua planilha de inventário para de funcionar

Uma planilha não para de funcionar em uma determinada terça-feira. Cada número contido nele era preciso no momento em que foi digitado e continua sendo exibido exatamente com a mesma confiança depois que deixa de ser preciso. Esse é todo o modo de falha, e as quatro seções abaixo são quatro versões dele.

Este post é um diagnóstico. Não é um argumento de que você deva comprar algo e deliberadamente não avalia as alternativas. Também fica dentro do arquivo: para os sintomas que aparecem em outros lugares, nos seus dados de vendas, no seu processo de compra e na sua posição de caixa, dez sinais de que uma loja superou a previsão manual é a lista de verificação.

Onde a planilha começa bem

Para um catálogo pequeno, uma planilha é uma boa ferramenta de inventário, não um compromisso que você deva usar. Não custa nada. Cada número nele é calculado por você mesmo, portanto, não há painel entre você e seu próprio raciocínio. Você pode adicionar uma coluna para qualquer coisa, incluindo itens sem modelos de software: um fornecedor que é confiável em março e não em novembro, um produto que você está descontinuando silenciosamente, um cliente que compra a granel duas vezes por ano.

Com algumas dezenas de produtos, um fornecedor e um local, uma análise mensal em uma planilha captura tudo o que vale a pena capturar. Nada abaixo contradiz isso.

A seguir estão quatro coisas que uma planilha estruturalmente não pode fazer, organizadas na ordem em que geralmente começam a ser importantes. Eles se acumulam. Quando o quarto aparece, os três primeiros ainda estão lá.

Falha um: a velocidade fica obsoleta

Em algum lugar do arquivo há uma coluna de unidades por dia. Todos os outros cálculos dependem disso: o ponto de novo pedido, as semanas de cobertura, a quantidade sugerida para pedido. É também a única coluna que muda todos os dias e a que é atualizada manualmente com menos frequência.

Quando você digitou 5 unidades por dia, acertou. O produto agora vende 11. Nada nos objetos do arquivo. As fórmulas são executadas, o ponto de novo pedido ainda é exibido como um número limpo e a planilha fica exatamente como estava quando estava correta. Você descobre naquele momento que a prateleira está vazia e a entrega falta uma semana.

Este chega primeiro porque não precisa de nada além de um único ritmo de mudança de produto, o que pode acontecer em qualquer tamanho de catálogo. A solução óbvia é recalcular a velocidade com mais frequência, e funciona até que o recálculo demore mais do que o intervalo entre alterações significativas. Derivando a demanda de seus próprios dados de vendas do Shopify cobre o que um valor de velocidade defensável realmente requer, que é mais do que a média dos últimos 90 dias.

Falha dois: nada dispara um alerta

Uma planilha é um sistema pull. Só é verdade quando você o abre. Você pode ter um ponto de pedido perfeito na coluna F e ainda assim ficar sem, porque nada chama a sua atenção para o cruzamento desse número do arquivo.

Esta é a falha mais fácil de subestimar, porque o arquivo não está errado. Cada cálculo nele está correto. A lacuna está inteiramente na entrega, o que significa que nenhuma melhoria na planilha a fecha. A formatação condicional torna a célula vermelha, e a célula ainda fica vermelha apenas quando alguém está olhando para ela.

O selo de baixo estoque do Shopify tem o mesmo formato: é um filtro que você visita, não uma mensagem que você recebe. A rota nativa gratuita para uma notificação real é um fluxo de trabalho do Shopify Flow, e a configuração de ambos é abordada em o guia para alertas de estoque baixo do Shopify. Ele chega em segundo lugar porque precisa apenas de produtos suficientes para que você não consiga mais manter a revisão em sua cabeça entre as aberturas do arquivo, e uma vez que o catálogo é grande o suficiente para que nenhuma revisão cubra tudo, planejamento por exceção em um catálogo com alto SKU é o problema operacional que substitui este.

Falha três: o estoque comprometido é invisível

Uma planilha contém um número por produto. Shopify possui diversas quantidades distintas por variante e elas não são intercambiáveis. Qualquer que você importe ou digite torna-se toda a noção de "quantos temos" da planilha.

Quase todo mundo carrega na mão, pois é o número que corresponde ao que está fisicamente na sala. Em estoque inclui unidades já comprometidas com pedidos que você ainda não enviou. Portanto, um pedido no atacado ou uma série de pré-encomendas reserva 40 unidades que ainda estão na prateleira, ainda contabilizadas em sua planilha e não mais vendáveis. A folha diz que você tem duas semanas de cobertura e a vitrine diz que está esgotado. O estoque recebido cria o erro de imagem espelhada: as unidades em um pedido de compra em aberto não estão disponíveis, portanto, uma planilha disponível recomendará com prazer encomendá-las uma segunda vez.

Essas quantidades, o que cada uma significa e o que as move, são explicadas adequadamente em como funciona o rastreamento de estoque do Shopify. O ponto para uma planilha é mais restrito: ela tem um slot e a plataforma tem vários, então a conciliação tem que acontecer na cabeça de alguém toda vez que o arquivo é atualizado. Este é o fracasso que precisa de um tipo específico de crescimento, e não de mais. Uma loja que vende um canal, sem pré-encomendas, sem atacado, pode nunca atendê-lo.

Falha quatro: desvio de versão

No momento em que uma segunda pessoa pode editar o arquivo, ou uma pessoa o edita em duas máquinas, ou uma cópia mensal é feita como backup, há mais de uma versão da verdade e nenhuma maneira confiável de saber qual é a atual. Uma planilha de nuvem compartilhada resolve as cópias e não o desvio.

O dano específico é que uma substituição manual é indistinguível de um cálculo posterior ao fato. Alguém digita 200 em uma fórmula porque sabe que uma remessa está chegando. Três semanas depois, a célula indica 200 e se parece exatamente com todas as outras células da linha. Não há registro de quem o definiu, quando ou por que, portanto, a única maneira de auditar o arquivo é derivá-lo novamente. Quando uma contagem e um registro discordam, a questão é sempre o que mudou e quando, qual é a questão que uma planilha está menos preparada para responder; evitando discrepâncias de estoque cobre o que essa investigação realmente envolve.

Ele chega por último por um motivo mundano: a maioria das lojas adiciona uma segunda pessoa ao processo de compra depois de adicionar produtos, tipos de pedidos ou canais.

O ponto que deixa de valer a pena consertar

Cada um deles tem uma correção que fica dentro da planilha. Uma exportação agendada ou uma conexão ativa mantém a velocidade atualizada. Um lembrete de calendário resolve parcialmente o alerta. A importação de estoque disponível, em vez de disponível, trata do estoque comprometido, até que você também precise de entrada. Células bloqueadas, um registro de alterações e um proprietário reduzem o desvio.

Todos eles funcionam. Cada um deles também acrescenta algo que a planilha agora precisa que você mantenha, e a manutenção é o custo que você estava evitando ao permanecer em uma planilha.

Portanto, o teste útil não é uma contagem de produtos. É o seguinte: você está gastando tempo mantendo a ferramenta correta, em vez de usá-la para tomar decisões? Uma planilha que precisa de uma hora semanal de manutenção antes de ser confiável tornou-se silenciosamente um sistema para administrar. Esse é o momento em que vale a pena fazer a comparação, e comparar a manutenção manual com o recálculo automatizado é o que reordenação automática versus manual é para. Decidir é um exercício separado de diagnosticar, e esta postagem é apenas o diagnóstico: a planilha versus a decisão do software de planejamento tem as portas, o que cada lado realmente custa e os casos em que permanecer no arquivo é a resposta certa.

Uma divulgação, já que fazemos um aplicativo de inventário: StockCue é uma das opções nessa comparação, e seu plano Gratuito cobre 50 SKUs, o que é suficiente para verificar seus números em sua própria planilha antes de decidir qualquer coisa.

Perguntas frequentes

Por que uma planilha de inventário para de funcionar à medida que uma loja cresce?

Porque uma planilha registra o que era verdade no momento em que alguém digitou e não tem mecanismo para perceber que deixou de ser verdade. A velocidade de vendas muda, os pedidos comprometem o estoque que ainda está fisicamente na prateleira e uma segunda pessoa edita uma segunda cópia. Cada célula ainda é exibida e cada fórmula ainda é calculada, portanto o arquivo não dá nenhum sinal de que suas entradas estão desatualizadas.

Quantos SKUs você pode rastrear de forma realista em uma planilha?

Não existe um número fixo e a contagem de produtos é um preditor mais fraco do que parece. O guia de ponto de novo pedido deste site coloca o limite prático para uma planilha com revisão mensal em aproximadamente 30 SKUs, o que é um número inicial razoável. Um catálogo de 15 produtos voláteis com três fornecedores e um canal atacadista superará uma planilha mais cedo do que 60 produtos estáveis ​​com um fornecedor e um canal de vendas.

Uma planilha pode contabilizar o estoque comprometido?

Somente se você importar deliberadamente a quantidade disponível em vez da quantidade disponível e continuar importando. Shopify rastreia diversas quantidades distintas por variante, e uma planilha quase sempre contém um número por produto. Se esse número estiver disponível, ele inclui silenciosamente as unidades já reservadas para pedidos não atendidos, de modo que a planilha seja mais alta do que o que um comprador pode realmente comprar.

O que aparece primeiro em uma planilha de inventário?

Velocidade de vendas, geralmente. É a entrada da qual todos os outros cálculos dependem, ela muda diariamente e é atualizada manualmente com menos frequência. Ele também falha silenciosamente: os pontos de reabastecimento e os valores de cobertura a jusante continuam calculando e parecendo corretos, eles estão apenas respondendo a uma pergunta sobre uma loja que não existe mais.