عندما يتوقف جدول بيانات المخزون الخاص بك عن العمل

لا يتوقف جدول البيانات عن العمل في يوم ثلاثاء معين. كان كل رقم فيه دقيقًا لحظة كتابته، ويستمر في العرض بنفس الثقة تمامًا بعد أن يتوقف عن الدقة. هذا هو وضع الفشل بأكمله، والأقسام الأربعة أدناه هي أربعة إصدارات منه.

هذه التدوينة تشخيصية. إنها ليست حجة أنه يجب عليك شراء شيء ما، كما أنها لا تتعمد تسعير البدائل. ويبقى أيضًا داخل الملف: بالنسبة للأعراض التي تظهر في مكان آخر، في بيانات مبيعاتك، وعملية الشراء، ووضعك النقدي، عشر علامات تشير إلى أن المتجر قد تجاوز التوقعات اليدوية هي القائمة المرجعية.

حيث يبدأ جدول البيانات بشكل جيد

بالنسبة إلى كتالوج صغير، يعد جدول البيانات أداة جرد جيدة، وليس حلاً وسطًا يجب أن تشعر بالتخلف عن استخدامه. لا يكلف شيئا. كل رقم فيه هو رقم قمت بحسابه بنفسك، لذلك لا توجد لوحة تحكم بينك وبين تفكيرك. يمكنك إضافة عمود لأي شيء، بما في ذلك الأشياء التي لا توجد نماذج برمجية: المورد الذي يمكن الاعتماد عليه في مارس وليس في نوفمبر، المنتج الذي تتوقف عنه بهدوء، العميل الذي يشتري بكميات كبيرة مرتين في السنة.

مع بضع عشرات من المنتجات، ومورد واحد وموقع واحد، فإن المراجعة الشهرية في جدول بيانات تلتقط كل ما يستحق الاهتمام. ولا شيء أدناه يتناقض مع ذلك.

فيما يلي أربعة أشياء لا يمكن لجدول البيانات القيام بها من الناحية الهيكلية، مرتبة بالترتيب الذي تبدأ به عادة في الأهمية. أنها تتراكم. بحلول الوقت الذي يظهر فيه الرابع، الثلاثة الأوائل ما زالوا هناك.

الفشل الأول: السرعة أصبحت قديمة

يوجد في مكان ما في الملف عمود الوحدات في اليوم. كل الحسابات الأخرى تعتمد عليها: نقطة إعادة الطلب، وأسابيع التغطية، وكمية الطلب المقترحة. وهو أيضًا العمود الوحيد الذي يتغير كل يوم، وهو العمود الذي يتم تحديثه يدويًا بشكل أقل تكرارًا.

عندما كتبت 5 وحدات في اليوم، كان ذلك صحيحًا. المنتج يبيع الآن 11. لا يوجد شيء في كائنات الملف. يتم تشغيل الصيغ، وتستمر نقطة إعادة الطلب في الظهور كرقم نظيف، وتبدو الورقة تمامًا كما كانت عندما كانت صحيحة. تكتشف عند النقطة أن الرف فارغ والتسليم بعد أسبوع.

يصل هذا المنتج أولاً لأنه لا يحتاج إلا إلى وتيرة تغيير منتج واحد، وهو ما يمكن أن يحدث بأي حجم كتالوج. الحل الواضح هو إعادة حساب السرعة في كثير من الأحيان، وهو ينجح، حتى تستغرق عملية إعادة الحساب وقتًا أطول من الفاصل الزمني بين التغييرات ذات المعنى. استخلاص الطلب من بيانات مبيعات Shopify الخاصة بك يغطي ما يتطلبه رقم السرعة الذي يمكن الدفاع عنه فعليًا، وهو أكثر من متوسط آخر 90 يومًا.

الفشل الثاني: لا شيء يطلق تنبيهًا

جدول البيانات هو نظام سحب. هذا صحيح فقط عند فتحه. يمكن أن يكون لديك نقطة إعادة ترتيب مثالية في العمود F ومع ذلك تنفد، لأنه لا يوجد شيء يلفت انتباهك إلى تقاطع هذا الرقم من الملف.

هذا هو الفشل الذي يسهل الاستهانة به، لأن الملف ليس خطأ. وكل حساب فيه صحيح. تكمن الفجوة بالكامل في التسليم، مما يعني أنه لن يتم سدها بأي قدر من التحسينات في جدول البيانات. يؤدي التنسيق الشرطي إلى تحويل الخلية إلى اللون الأحمر، وتظل الخلية باللون الأحمر فقط عندما ينظر إليها شخص ما.

شارة المخزون المنخفض الخاصة بـ Shopify لها نفس الشكل: إنها مرشح تزوره، وليست رسالة تتلقاها. المسار الأصلي المجاني للإشعار الفعلي هو سير عمل Shopify Flow، ويتم تغطية الإعداد لكليهما دليل Shopify تنبيهات المخزون المنخفض. يأتي في المرتبة الثانية لأنه يحتاج فقط إلى ما يكفي من المنتجات بحيث لا يمكنك الاحتفاظ بالمراجعة في رأسك بين فتحات الملف، وبمجرد أن يصبح الكتالوج كبيرًا بما يكفي بحيث لا تغطيه أي مراجعة بالكامل، التخطيط عن طريق الاستثناء عبر كتالوج SKU عالي هي المشكلة التشغيلية التي تحل محل هذه المشكلة.

الفشل الثالث: المخزون الملتزم به غير مرئي

يحتوي جدول البيانات على رقم واحد لكل منتج. يحمل Shopify عدة كميات مميزة لكل متغير، وهي غير قابلة للتبديل. أيًا كان ما قمت باستيراده أو كتابته يصبح المفهوم الكامل للورقة حول "كم لدينا".

يحمل الجميع تقريبًا في أيديهم، لأنه الرقم الذي يطابق ما هو موجود فعليًا في الغرفة. تتضمن الوحدات المتوفرة الوحدات التي تم الالتزام بها بالفعل مقابل الطلبات التي لم تقم بشحنها بعد. لذا فإن طلب الجملة أو مجموعة الطلبات المسبقة يحتفظ بـ 40 وحدة لا تزال موجودة على الرف، ولا تزال محسوبة في ورقتك، ولم تعد قابلة للبيع. تقول الورقة أن لديك أسبوعين من التغطية وتقول واجهة المتجر إن الكمية قد بيعت. يُنشئ المخزون الوارد خطأ الصورة المتطابقة: الوحدات الموجودة في أمر شراء مفتوح ليست في متناول اليد، لذا فإن الورقة المبنية على اليد ستوصي بكل سرور بطلبها مرة أخرى.

وقد تم شرح هذه الكميات، وما تعنيه كل منها، وما الذي يحركها، بشكل صحيح كيف يعمل Shopify تتبع المخزون. الهدف من جدول البيانات أضيق: فهو يحتوي على فتحة واحدة والمنصة لديها عدة فتحات، لذلك يجب أن تتم التسوية في رأس شخص ما في كل مرة يتم فيها تحديث الملف. وهذا هو الفشل الذي يحتاج إلى نوع معين من النمو وليس إلى المزيد منه. المتجر الذي يبيع قناة واحدة، بدون طلبات مسبقة، ولا بالجملة، قد لا يلبيها أبدًا.

الفشل الرابع: انحراف الإصدار

في اللحظة التي يتمكن فيها شخص آخر من تحرير الملف، أو يقوم شخص واحد بتحريره من جهازين، أو يتم أخذ نسخة شهرية كنسخة احتياطية، فهناك أكثر من نسخة واحدة من الحقيقة ولا توجد طريقة موثوقة لمعرفة أي منها هو الحالي. تعمل ورقة السحابة المشتركة على حل النسخ وليس الانجراف.

الضرر المحدد هو أنه لا يمكن تمييز التجاوز اليدوي عن الحساب بعد حدوثه. يقوم شخص ما بكتابة 200 على صيغة لأنه يعلم أن الشحنة قادمة. وبعد ثلاثة أسابيع، تقرأ الخلية 200 وتبدو تمامًا مثل كل خلية أخرى في الصف. لا يوجد سجل لمن قام بتعيينه أو متى أو لماذا، وبالتالي فإن الطريقة الوحيدة لتدقيق الملف هي إعادة اشتقاقه. عندما يختلف العدد والسجل، يكون السؤال دائمًا هو ما الذي تغير ومتى، وهو السؤال الذي يكون جدول البيانات أقل تجهيزًا للإجابة عليه؛ منع تناقضات المخزون يغطي ما ينطوي عليه هذا التحقيق في الواقع.

يصل أخيرًا لسبب عادي: تضيف معظم المتاجر شخصًا ثانيًا إلى عملية الشراء بعد إضافة المنتجات أو أنواع الطلبات أو القنوات.

النقطة التي لم تعد تستحق التثبيت

يحتوي كل واحد منهم على إصلاح موجود داخل جدول البيانات. يؤدي التصدير المجدول أو الاتصال المباشر إلى الحفاظ على السرعة متجددة. تذكير التقويم نصف يحل التنبيه. يؤدي استيراد المخزون الملتزم به بدلاً من التعامل معه إلى أن تحتاج أيضًا إلى الوارد. الخلايا المقفلة وسجل التغيير ومالك واحد يقلل الانجراف.

كلهم يعملون. يضيف كل واحد منهم أيضًا شيئًا يحتاج جدول البيانات الآن إلى صيانته، والصيانة هي التكلفة التي كنت تتجنبها من خلال البقاء في جدول البيانات في المقام الأول.

وبالتالي فإن الاختبار المفيد ليس عدد المنتجات. إنه هذا: هل تقضي وقتًا في الحفاظ على الأداة صحيحة، بدلاً من استخدام الأداة لاتخاذ القرارات؟ إن جدول البيانات الذي يحتاج إلى ساعة أسبوعية من الصيانة قبل أن يمكن الوثوق به أصبح بهدوء نظامًا للإدارة. هذه هي اللحظة التي تستحق فيها المقارنة إجراءها، ومقارنة الصيانة اليدوية بإعادة الحساب الآلي هي ما يهم إعادة الترتيب التلقائي مقابل إعادة الترتيب اليدوي هو ل. إن اتخاذ القرار هو تمرين منفصل عن التشخيص، وهذا المنشور هو التشخيص فقط: جدول البيانات مقابل قرار برمجيات التخطيط لديه البوابات، وما يكلفه كل جانب فعليًا، والحالات التي يكون فيها البقاء في الملف هو الإجابة الصحيحة.

إفصاح واحد، نظرًا لأننا قمنا بإنشاء تطبيق جرد: StockCue هو أحد الخيارات في تلك المقارنة، والخطة المجانية الخاصة بها تغطي 50 وحدة SKU، وهو ما يكفي للتحقق من أرقامها مقابل الورقة الخاصة بك قبل تحديد أي شيء.

الأسئلة المتداولة

لماذا يتوقف جدول بيانات المخزون عن العمل مع نمو المتجر؟

لأن جدول البيانات يسجل ما كان صحيحًا في اللحظة التي كتبه فيها شخص ما، وليس لديه آلية لملاحظة أنه لم يعد صحيحًا. تتحرك سرعة المبيعات، وتلتزم الطلبات بالمخزون الذي لا يزال موجودًا فعليًا على الرف، ويقوم شخص آخر بتحرير نسخة ثانية. لا تزال كل خلية معروضة وكل صيغة تستمر في الحساب، لذلك لا يعطي الملف أي إشارة تفيد بأن مدخلاته أصبحت قديمة.

كم عدد وحدات SKU التي يمكنك تتبعها بشكل واقعي في جدول البيانات؟

لا يوجد رقم ثابت، وعدد المنتجات هو مؤشر أضعف مما يبدو. يضع دليل نقطة إعادة الطلب الخاص بهذا الموقع السقف العملي لجدول بيانات بمراجعة شهرية عند حوالي 30 وحدة SKU، وهو رقم بداية معقول. كتالوج يضم 15 منتجًا متقلبًا مع ثلاثة موردين وقناة بيع بالجملة سوف يفوق جدول البيانات في وقت أقرب من 60 منتجًا ثابتًا مع مورد واحد وقناة مبيعات واحدة.

هل يمكن لجدول البيانات حساب المخزون الملتزم به؟

فقط إذا قمت باستيراد الكمية المتاحة عمدًا بدلاً من الكمية الفعلية، واستمرت في استيرادها. يتتبع Shopify عدة كميات مميزة لكل متغير، ويحمل جدول البيانات دائمًا رقمًا واحدًا لكل منتج. إذا كان هذا الرقم في متناول اليد، فإنه يتضمن بصمت الوحدات المحجوزة بالفعل مقابل الطلبات التي لم يتم الوفاء بها، وبالتالي فإن الورقة تقرأ أعلى مما يمكن للمتسوق شراؤه بالفعل.

ما الذي يكسر أولاً في جدول بيانات المخزون؟

سرعة المبيعات، عادة. وهو المدخل الذي تعتمد عليه كل الحسابات الأخرى، ويتغير يوميًا، ويتم تحديثه يدويًا بشكل أقل تكرارًا. كما أنه يفشل بصمت: تستمر نقاط إعادة الطلب وأرقام الغلاف في الحساب وتظل تبدو صحيحة، فهي مجرد إجابة على سؤال حول متجر لم يعد موجودًا.