Saat Spreadsheet Inventaris Anda Berhenti Berfungsi

Spreadsheet tidak berhenti bekerja pada hari Selasa tertentu. Setiap angka di dalamnya akurat saat diketik, dan terus ditampilkan dengan keyakinan yang persis sama setelah tidak lagi akurat. Itulah keseluruhan mode kegagalan, dan empat bagian di bawah ini adalah empat versinya.

Posting ini adalah diagnostik. Ini bukan argumen bahwa Anda harus membeli sesuatu, dan ini dengan sengaja tidak menentukan harga alternatifnya. Itu juga tetap berada di dalam file: untuk gejala yang muncul di tempat lain, dalam data penjualan Anda, proses pembelian Anda dan posisi kas Anda, sepuluh tanda bahwa sebuah toko telah melampaui perkiraan manual adalah daftar periksa.

Tempat spreadsheet dimulai dengan baik

Untuk katalog kecil, spreadsheet adalah alat inventaris yang baik, bukan kompromi yang harus Anda rasakan saat menggunakannya. Tidak ada biaya apa pun. Setiap angka di dalamnya adalah angka yang Anda hitung sendiri, sehingga tidak ada dasbor antara Anda dan alasan Anda sendiri. Anda dapat menambahkan kolom untuk apa pun, termasuk hal-hal yang tidak memiliki model perangkat lunak: pemasok yang dapat diandalkan di bulan Maret dan bukan di bulan November, produk yang diam-diam Anda hentikan, pelanggan yang membeli dalam jumlah besar dua kali setahun.

Dengan beberapa lusin produk, satu pemasok, dan satu lokasi, tinjauan bulanan dalam spreadsheet menangkap semua hal yang layak untuk ditangkap. Tidak ada hal di bawah ini yang bertentangan dengan hal itu.

Berikut ini adalah empat hal yang secara struktural tidak dapat dilakukan oleh spreadsheet, disusun sesuai urutan yang biasanya menjadi penting. Mereka terakumulasi. Pada saat yang keempat muncul, tiga yang pertama masih ada.

Kegagalan pertama: kecepatan menjadi basi

Di suatu tempat di file tersebut terdapat kolom unit per hari. Setiap perhitungan lainnya bergantung padanya: titik pemesanan ulang, minggu pertanggungan, jumlah pesanan yang disarankan. Ini juga satu-satunya kolom yang berubah setiap hari dan paling jarang disegarkan dengan tangan.

Saat Anda mengetik 5 unit sehari, itu benar. Produk sekarang terjual 11. Tidak ada objek dalam file tersebut. Rumus berjalan, titik pemesanan ulang masih ditampilkan sebagai angka bersih, dan lembar terlihat persis seperti saat sudah benar. Anda mengetahuinya ketika rak sudah kosong dan pengirimannya tinggal seminggu lagi.

Yang ini hadir lebih dulu karena tidak memerlukan apa pun selain satu kecepatan perubahan produk, yang dapat terjadi pada ukuran katalog apa pun. Perbaikan yang jelas adalah dengan menghitung ulang kecepatan lebih sering, dan ini berhasil, hingga penghitungan ulang memerlukan waktu lebih lama daripada interval antara perubahan yang berarti. Mendapatkan permintaan dari data penjualan Shopify Anda sendiri mencakup apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh angka kecepatan yang dapat dipertahankan, yaitu lebih dari rata-rata 90 hari terakhir.

Kegagalan kedua: tidak ada yang memicu peringatan

Spreadsheet adalah sistem tarik. Itu hanya benar ketika Anda membukanya. Anda dapat memiliki titik pemesanan ulang yang sempurna di kolom F dan masih habis, karena tidak ada yang menarik perhatian Anda untuk menyilangkan nomor tersebut dari file.

Ini adalah kegagalan yang paling mudah untuk diremehkan, karena file tersebut tidak salah. Setiap perhitungan di dalamnya benar. Kesenjangan sepenuhnya terletak pada penyampaian, yang berarti tidak ada perbaikan dalam spreadsheet yang bisa menutupnya. Pemformatan bersyarat mengubah sel menjadi merah, dan sel tetap hanya berwarna merah ketika seseorang melihatnya.

Lencana stok rendah Shopify memiliki bentuk yang sama: ini adalah filter yang Anda kunjungi, bukan pesan yang Anda terima. Rute asli gratis ke notifikasi sebenarnya adalah alur kerja Shopify Flow, dan pengaturan untuk keduanya tercakup dalam panduan untuk peringatan stok rendah Shopify. Katalog ini berada di urutan kedua karena hanya membutuhkan produk secukupnya sehingga Anda tidak dapat lagi mengingat ulasannya di antara pembukaan file, dan setelah katalog cukup besar sehingga tidak ada ulasan yang mencakup semuanya, perencanaan dengan pengecualian di seluruh katalog SKU tinggi adalah masalah operasional yang menggantikan masalah ini.

Kegagalan ketiga: stok yang berkomitmen tidak terlihat

Spreadsheet menampung satu nomor per produk. Shopify memiliki beberapa jumlah berbeda per varian, dan jumlah tersebut tidak dapat dipertukarkan. Apapun yang Anda impor atau ketik menjadi keseluruhan gagasan "berapa banyak yang kita miliki".

Hampir semua orang membawanya, karena nomornya sesuai dengan apa yang secara fisik ada di dalam ruangan. Di tangan termasuk unit yang sudah diserahkan terhadap pesanan yang belum Anda kirimkan. Jadi pesanan grosir atau pre-order akan mencadangkan 40 unit yang masih tersimpan di rak, masih dihitung di lembar Anda, dan tidak lagi dapat dijual. Lembaran itu mengatakan Anda memiliki perlindungan selama dua minggu dan di etalase tertulis terjual habis. Stok yang masuk menciptakan kesalahan bayangan cermin: unit pada pesanan pembelian terbuka tidak tersedia, sehingga lembar yang dibuat di tangan akan dengan senang hati merekomendasikan pemesanan untuk kedua kalinya.

Besaran-besaran tersebut, apa arti masing-masingnya dan apa yang menggerakkannya, dijelaskan dengan baik di sini cara kerja pelacakan inventaris Shopify. Arti dari spreadsheet lebih sempit: ia memiliki satu slot dan platform memiliki beberapa slot, sehingga rekonsiliasi harus terjadi di kepala seseorang setiap kali file diperbarui. Kegagalan ini membutuhkan pertumbuhan tertentu, bukan pertumbuhan yang lebih besar. Toko yang menjual satu saluran, tidak ada pre-order, tidak ada grosir, mungkin tidak akan pernah memenuhinya.

Kegagalan empat: penyimpangan versi

Saat orang kedua dapat mengedit file, atau satu orang mengeditnya dari dua mesin, atau salinan bulanan diambil sebagai cadangan, terdapat lebih dari satu versi kebenaran dan tidak ada cara yang dapat diandalkan untuk mengetahui mana yang terbaru. Cloud sheet bersama memecahkan masalah penyalinan dan bukan penyimpangan.

Kerugian spesifiknya adalah bahwa penggantian manual tidak dapat dibedakan dari perhitungan setelah kejadiannya. Seseorang mengetikkan 200 pada formula karena mereka tahu ada kiriman yang akan datang. Tiga minggu kemudian sel tersebut terbaca 200 dan terlihat persis seperti sel lainnya pada baris tersebut. Tidak ada catatan tentang siapa yang menyetelnya, kapan, atau mengapa, jadi satu-satunya cara untuk mengaudit file tersebut adalah dengan menurunkannya kembali. Ketika penghitungan dan pencatatan berbeda, pertanyaan yang selalu muncul adalah apa yang berubah dan kapan, pertanyaan mana yang paling tidak bisa dijawab oleh spreadsheet; mencegah perbedaan persediaan mencakup apa yang sebenarnya terlibat dalam penyelidikan itu.

Ini terjadi terakhir karena alasan biasa: sebagian besar toko menambahkan orang kedua ke proses pembelian lebih lambat daripada menambahkan produk, jenis pesanan, atau saluran.

Intinya tidak lagi layak untuk diperbaiki

Masing-masing memiliki perbaikan yang ada di dalam spreadsheet. Ekspor terjadwal atau koneksi langsung menjaga kecepatan tetap segar. Peringatan setengah penyelesaian kalender adalah pengingat kalender. Mengimpor tersedia daripada di tangan menangani stok yang berkomitmen, sampai Anda juga perlu masuk. Sel terkunci, log perubahan, dan satu pemilik mengurangi penyimpangan.

Semuanya bekerja. Masing-masing dari mereka juga menambahkan sesuatu yang sekarang perlu Anda pelihara di spreadsheet, dan pemeliharaan adalah biaya yang dapat Anda hindari dengan tetap menggunakan spreadsheet.

Jadi tes yang bermanfaat bukanlah hitungan produk. Pertanyaannya adalah: apakah Anda menghabiskan waktu untuk menjaga alat tersebut tetap benar, dibandingkan menggunakan alat tersebut untuk mengambil keputusan? Sebuah spreadsheet yang memerlukan pemeliharaan selama satu jam setiap minggu sebelum dapat dipercaya, diam-diam telah menjadi sebuah sistem untuk dikelola. Pada saat itulah perbandingan layak dilakukan, dan membandingkan pemeliharaan manual dengan penghitungan ulang otomatis adalah hal yang penting pemesanan ulang otomatis versus manual adalah untuk. Memutuskan adalah latihan terpisah dari mendiagnosis, dan postingan ini hanyalah diagnosis: spreadsheet versus keputusan perangkat lunak perencanaan memiliki gerbangnya, berapa biaya sebenarnya dari masing-masing pihak, dan kasus-kasus di mana tetap menyimpan file adalah jawaban yang tepat.

Satu pengungkapan, karena kami membuat aplikasi inventaris: StockCue adalah salah satu opsi dalam perbandingan tersebut, dan paket Gratisnya mencakup 50 SKU, yang cukup untuk membandingkan jumlahnya dengan lembar Anda sendiri sebelum memutuskan apa pun.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa spreadsheet inventaris berhenti berfungsi seiring pertumbuhan toko?

Karena spreadsheet mencatat apa yang benar pada saat seseorang mengetiknya dan tidak memiliki mekanisme untuk menyadari bahwa kebenarannya sudah tidak berlaku lagi. Kecepatan penjualan bergerak, pesanan memasukkan stok yang secara fisik masih ada di rak, dan orang kedua mengedit salinan kedua. Setiap sel masih ditampilkan dan setiap rumus masih menghitung, sehingga file tidak memberikan sinyal bahwa inputnya sudah kedaluwarsa.

Berapa banyak SKU yang dapat Anda lacak secara realistis dalam spreadsheet?

Tidak ada angka pasti, dan jumlah produk merupakan prediktor yang lebih lemah dari yang terlihat. Panduan titik pemesanan ulang situs ini menempatkan batas praktis untuk spreadsheet dengan tinjauan bulanan sekitar 30 SKU, yang merupakan angka awal yang masuk akal. Katalog yang terdiri dari 15 produk yang mudah menguap dengan tiga pemasok dan satu saluran grosir akan berkembang lebih cepat dibandingkan dengan 60 produk tetap dengan satu pemasok dan satu saluran penjualan.

Bisakah spreadsheet memperhitungkan saham yang berkomitmen?

Hanya jika Anda sengaja mengimpor jumlah yang tersedia daripada jumlah yang ada, dan tetap mengimpornya. Shopify melacak beberapa jumlah berbeda per varian, dan spreadsheet hampir selalu menyimpan satu nomor per produk. Jika angka tersebut ada, angka tersebut secara diam-diam mencakup unit yang sudah dipesan untuk pesanan yang tidak terpenuhi, sehingga lembar tersebut terbaca lebih tinggi dari apa yang sebenarnya dapat dibeli oleh pembeli.

Apa yang pertama kali rusak dalam spreadsheet inventaris?

Kecepatan penjualan, biasanya. Ini adalah masukan yang bergantung pada setiap perhitungan lainnya, berubah setiap hari, dan paling jarang disegarkan dengan tangan. Itu juga gagal secara diam-diam: titik pemesanan ulang dan angka sampul di bagian hilirnya terus menghitung dan tetap terlihat benar, mereka hanya menjawab pertanyaan tentang toko yang sudah tidak ada lagi.