Quando il foglio di calcolo dell'inventario smette di funzionare

Un foglio di calcolo non smette di funzionare un particolare martedì. Ogni numero in esso contenuto era accurato nel momento in cui è stato digitato e continua a essere visualizzato esattamente con la stessa sicurezza anche dopo aver smesso di essere accurato. Questa è l'intera modalità di fallimento e le quattro sezioni seguenti ne sono quattro versioni.

Questo post è una diagnostica. Non è un argomento che dovresti comprare qualcosa e deliberatamente non prezza le alternative. Rimane anche all'interno del file: per i sintomi che compaiono altrove, nei dati di vendita, nel processo di acquisto e nella posizione di cassa, dieci segnali che indicano che un negozio ha superato le previsioni manuali è la lista di controllo.

Dove il foglio di calcolo inizia bene

Per un piccolo catalogo, un foglio di calcolo è un buon strumento di inventario, non un compromesso di cui dovresti sentirti indietro quando lo usi. Non costa nulla. Ogni numero in esso contenuto è quello che hai calcolato tu stesso, quindi non c'è alcun pannello tra te e il tuo ragionamento. Puoi aggiungere una colonna per qualsiasi cosa, comprese le cose senza modelli software: un fornitore affidabile a marzo e non a novembre, un prodotto che stai interrompendo silenziosamente, un cliente che acquista all'ingrosso due volte l'anno.

Con poche decine di prodotti, un fornitore e una sede, una revisione mensile in un foglio di calcolo cattura tutto ciò che vale la pena catturare. Niente di seguito lo contraddice.

Quelle che seguono sono quattro cose che un foglio di calcolo strutturalmente non può fare, disposte nell'ordine in cui solitamente iniziano ad avere importanza. Si accumulano. Quando arriva il quarto, i primi tre sono ancora lì.

Fallimento uno: la velocità diventa stantia

Da qualche parte nel file c'è una colonna di unità al giorno. Da questo dipende ogni altro calcolo: il punto di riordino, le settimane di copertura, la quantità d'ordine suggerita. È anche l'unica colonna che cambia ogni singolo giorno e quella aggiornata manualmente meno spesso.

Quando digitavi 5 unità al giorno, era giusto. Il prodotto ora vende 11. Niente negli oggetti del file. Le formule vengono eseguite, il punto di riordino viene ancora visualizzato come numero pulito e il foglio appare esattamente come quando era corretto. Lo scopri nel momento in cui lo scaffale è vuoto e la consegna è prevista tra una settimana.

Questo arriva prima perché non ha bisogno altro che del ritmo di cambio di un singolo prodotto, cosa che può avvenire a qualsiasi dimensione di catalogo. La soluzione ovvia è ricalcolare la velocità più spesso, e funziona, fino a quando il ricalcolo non richiede più tempo dell'intervallo tra cambiamenti significativi. Derivare la domanda dai tuoi dati di vendita Shopify copre ciò che effettivamente richiede una cifra di velocità difendibile, che è superiore alla media degli ultimi 90 giorni.

Errore due: nulla attiva un avviso

Un foglio di calcolo è un sistema pull. È vero solo quando lo apri. Puoi avere un punto di riordino perfetto nella colonna F ed esaurirlo comunque, perché nulla porta alla tua attenzione l'attraversamento di quel numero dal file.

Questo è l'errore che è più facile sottovalutare, perché il file non è sbagliato. Ogni calcolo in esso contenuto è corretto. Il divario è interamente nella consegna, il che significa che nessun miglioramento del foglio di calcolo lo colma. La formattazione condizionale trasforma la cella in rosso e la cella continua ad essere rossa solo quando qualcuno la guarda.

Il badge delle scorte basse di Shopify ha la stessa forma: è un filtro che visiti, non un messaggio che ricevi. Il percorso nativo gratuito per una notifica effettiva è un flusso di lavoro Shopify Flow e la configurazione per entrambi è inclusa la guida agli avvisi di stock in esaurimento di Shopify. Arriva secondo perché ha bisogno solo di un numero di prodotti sufficiente a non riuscire più a tenere in testa la recensione tra un'apertura e l'altra del file, e una volta che il catalogo è abbastanza grande da non poter essere coperto tutto da nessuna recensione, pianificazione per eccezione in un catalogo con SKU elevati è il problema operativo che sostituisce questo.

Errore tre: le azioni impegnate sono invisibili

Un foglio di calcolo contiene un numero per prodotto. Shopify contiene diverse quantità distinte per variante e non sono intercambiabili. Qualunque cosa tu abbia importato o digitato diventa l'intera nozione del foglio di "quanti ne abbiamo".

Quasi tutti lo portano a portata di mano, perché è il numero che corrisponde a quello che c'è fisicamente nella stanza. Le disponibilità includono le unità già impegnate per gli ordini non ancora spediti. Quindi un ordine all'ingrosso o una corsa di preordini riserva 40 unità che sono ancora sullo scaffale, ancora conteggiate nel tuo foglio e non più vendibili. Il foglio dice che hai due settimane di copertura e il negozio dice che è tutto esaurito. Le scorte in entrata creano l'errore dell'immagine speculare: le unità su un ordine di acquisto aperto non sono disponibili, quindi un foglio disponibile consiglierà volentieri di ordinarle una seconda volta.

Tali quantità, cosa significa ciascuna e cosa le muove, sono spiegati correttamente in come funziona il monitoraggio dell'inventario di Shopify. Lo scopo di un foglio di calcolo è più ristretto: ha uno slot e la piattaforma ne ha diversi, quindi la riconciliazione deve avvenire nella testa di qualcuno ogni volta che il file viene aggiornato. Questo è il fallimento che necessita di un particolare tipo di crescita piuttosto che di una maggiore crescita. Un negozio che vende un canale, senza preordini, senza vendita all'ingrosso, potrebbe non soddisfarlo mai.

Errore quattro: deriva della versione

Nel momento in cui una seconda persona può modificare il file, o una persona lo modifica da due macchine, o una copia mensile viene presa come backup, esiste più di una versione della verità e non esiste un modo affidabile per stabilire quale sia quella attuale. Un foglio nuvola condiviso risolve le copie e non la deriva.

Il danno specifico è che un comando manuale è indistinguibile da un calcolo a posteriori. Qualcuno digita 200 su una formula perché sa che sta arrivando una spedizione. Tre settimane dopo la cella legge 200 e appare esattamente come ogni altra cella della riga. Non c'è traccia di chi lo abbia impostato, quando o perché, quindi l'unico modo per controllare il file è derivarlo nuovamente. Quando un conteggio e un record non sono d'accordo, la domanda è sempre cosa è cambiato e quando, che è la domanda a cui un foglio di calcolo è meno attrezzato per rispondere; prevenire discrepanze di inventario copre ciò che effettivamente comporta tale indagine.

Arriva per ultimo per un motivo banale: la maggior parte dei negozi aggiunge una seconda persona al processo di acquisto più tardi di quanto aggiungono prodotti, tipi di ordine o canali.

Il punto che non vale più la pena risolvere

Ognuno di questi ha una correzione che risiede all'interno del foglio di calcolo. Un'esportazione pianificata o una connessione live mantengono fresca la velocità. Un promemoria del calendario risolve a metà gli avvisi. L'importazione delle scorte disponibili anziché di quelle disponibili gestisce le scorte impegnate, fino a quando non sono necessarie anche le entrate. Le celle bloccate, un registro delle modifiche e un proprietario riducono la deriva.

Funzionano tutti. Ognuno di essi aggiunge anche qualcosa che il foglio di calcolo ora deve essere mantenuto e la manutenzione è il costo che stavi evitando rimanendo su un foglio di calcolo in primo luogo.

Quindi il test utile non è il conteggio dei prodotti. È questo: stai dedicando tempo a mantenere lo strumento corretto, invece di usarlo per prendere decisioni? Un foglio di calcolo che necessita di un'ora settimanale di manutenzione prima di poter essere considerato attendibile è diventato silenziosamente un sistema da amministrare. Questo è il momento in cui vale la pena eseguire il confronto e confrontare la manutenzione manuale con il ricalcolo automatizzato è ciò che conta riordino automatico rispetto a quello manuale è per. Decidere è un esercizio separato dalla diagnosi e questo post è solo la diagnosi: il foglio di calcolo rispetto alla decisione sul software di pianificazione ha le porte, i costi effettivi di ciascuna parte e i casi in cui restare nel dossier è la risposta giusta.

Un'informazione, dal momento che creiamo un'app di inventario: StockCue è una delle opzioni in questo confronto e il suo piano gratuito copre 50 SKU, il che è sufficiente per verificare i suoi numeri rispetto al proprio foglio prima di decidere qualsiasi cosa.

Domande frequenti

Perché un foglio di calcolo dell'inventario smette di funzionare man mano che un negozio cresce?

Perché un foglio di calcolo registra ciò che era vero nel momento in cui qualcuno lo ha digitato e non dispone di alcun meccanismo per notare che ha smesso di essere vero. La velocità delle vendite aumenta, gli ordini impegnano lo stock che è ancora fisicamente sullo scaffale e una seconda persona modifica una seconda copia. Ogni cella viene ancora visualizzata e ogni formula viene ancora calcolata, quindi il file non segnala che i suoi input non sono aggiornati.

Quanti SKU puoi realisticamente tracciare in un foglio di calcolo?

Non esiste un numero fisso e il conteggio dei prodotti è un predittore più debole di quanto sembri. La guida ai punti di riordino di questo sito pone il tetto pratico per un foglio di calcolo con una revisione mensile a circa 30 SKU, che è una cifra iniziale ragionevole. Un catalogo di 15 prodotti volatili con tre fornitori e un canale all'ingrosso supererà un foglio di calcolo prima di 60 prodotti stabili con un fornitore e un canale di vendita.

Un foglio di calcolo può tenere conto delle scorte impegnate?

Solo se importi deliberatamente la quantità disponibile anziché quella disponibile e continui a importarla. Shopify tiene traccia di diverse quantità distinte per variante e un foglio di calcolo contiene quasi sempre un numero per prodotto. Se quel numero è a portata di mano, include silenziosamente le unità già prenotate per ordini non evasi, quindi il foglio risulta più alto di quello che un acquirente può effettivamente acquistare.

Cosa si rompe per primo in un foglio di calcolo dell'inventario?

Velocità delle vendite, di solito. È l'input da cui dipende ogni altro calcolo, cambia quotidianamente e viene aggiornato manualmente meno spesso. Inoltre fallisce silenziosamente: i punti di riordino e le cifre di copertura a valle continuano a essere calcolati e continuano a sembrare corretti, stanno solo rispondendo a una domanda su un negozio che non esiste più.