Wanneer uw voorraadspreadsheet niet meer werkt

Een spreadsheet stopt niet met werken op een bepaalde dinsdag. Elk getal erin was accuraat op het moment dat het werd getypt, en het blijft met precies hetzelfde vertrouwen verschijnen nadat het niet meer accuraat is. Dat is de hele faalmodus, en de vier onderstaande secties zijn vier versies ervan.

Dit bericht is een diagnose. Het is geen argument dat je iets moet kopen, en het beprijst bewust de alternatieven niet. Het blijft ook in het bestand: voor de symptomen die elders opduiken, in uw verkoopgegevens, uw koopproces en uw kaspositie, Tien tekenen dat een winkel handmatige prognoses is ontgroeid is de controlelijst.

Waar de spreadsheet goed begint

Voor een kleine catalogus is een spreadsheet een goed inventarisatiehulpmiddel, geen compromis waar u zich voor moet schamen. Het kost niets. Elk getal daarin is er een die je zelf hebt berekend, er zit dus geen dashboard tussen jou en je eigen redenering. Je kunt voor van alles een kolom toevoegen, ook voor de dingen die geen softwaremodellen bevatten: een leverancier die in maart wel betrouwbaar is en niet in november, een product waar je stilletjes mee stopt, een klant die twee keer per jaar groot inkoopt.

Met enkele tientallen producten, één leverancier en één locatie, legt een maandelijks overzicht in een spreadsheet alles vast wat de moeite waard is om te ontdekken. Niets hieronder spreekt dat tegen.

Wat volgt zijn vier dingen die een spreadsheet structureel niet kan doen, gerangschikt in de volgorde waarin ze er gewoonlijk toe doen. Ze stapelen zich op. Tegen de tijd dat de vierde verschijnt, zijn de eerste drie er nog steeds.

Mislukking één: de snelheid wordt oud

Ergens in het bestand staat een kolom met eenheden per dag. Elke andere berekening hangt ervan af: het bestelpunt, de dekkingsweken, de voorgestelde bestelhoeveelheid. Het is ook de enige kolom die elke dag verandert en die het minst vaak met de hand wordt vernieuwd.

Toen je 5 eenheden per dag typte, klopte het. Het product verkoopt nu 11. Niets in de bestandsobjecten. De formules worden uitgevoerd, het herschikkingspunt wordt nog steeds weergegeven als een schoon getal en het blad ziet er precies zo uit als toen het correct was. Dat merk je op het moment dat het schap leeg is en de bezorging een week later is.

Deze komt als eerste omdat er niets anders nodig is dan een enkel product dat in een snel tempo verandert, wat bij elke catalogusgrootte kan gebeuren. De voor de hand liggende oplossing is om de snelheid vaker te herberekenen, en dat werkt, totdat het herberekenen langer duurt dan het interval tussen betekenisvolle veranderingen. Vraag afleiden uit uw eigen Shopify-verkoopgegevens dekt wat een verdedigbaar snelheidscijfer feitelijk vereist, wat meer is dan het gemiddelde van de afgelopen 90 dagen.

Fout twee: niets activeert een waarschuwing

Een spreadsheet is een pull-systeem. Het is alleen waar als je het opent. U kunt een perfect herschikkingspunt in kolom F hebben en toch opraken, omdat niets de overschrijding van dat nummer uit het bestand onder uw aandacht brengt.

Dit is de fout die het gemakkelijkst te onderschatten is, omdat het bestand niet verkeerd is. Elke berekening daarin klopt. Het gat zit volledig in de levering, wat betekent dat geen enkele verbetering van de spreadsheet deze kan dichten. Bij voorwaardelijke opmaak wordt de cel rood, en de cel is nog steeds alleen rood als iemand ernaar kijkt.

De eigen lage voorraad-badge van Shopify heeft dezelfde vorm: het is een filter dat u bezoekt, niet een bericht dat u ontvangt. De gratis native route naar een daadwerkelijke melding is een Shopify Flow-workflow, en de instellingen voor beide worden behandeld de gids voor Shopify-waarschuwingen voor lage voorraad. Het komt op de tweede plaats omdat het slechts genoeg producten nodig heeft zodat je de recensie niet langer in je hoofd kunt houden tussen het openen van het bestand, en zodra de catalogus groot genoeg is zodat geen enkele recensie alles bestrijkt, planning bij uitzondering in een catalogus met een hoog SKU-niveau is het operationele probleem dat hiervoor in de plaats komt.

Mislukking drie: toegezegde aandelen zijn onzichtbaar

Een spreadsheet bevat één nummer per product. Shopify bevat verschillende afzonderlijke hoeveelheden per variant en deze zijn niet uitwisselbaar. Welke u ook importeert of typt, wordt het hele idee van het blad van "hoeveel we er hebben".

Bijna iedereen heeft het bij de hand, omdat het het nummer is dat overeenkomt met wat zich fysiek in de kamer bevindt. Voorhanden omvat eenheden die al zijn vastgelegd voor bestellingen die je nog niet hebt verzonden. Dus bij een groothandelsbestelling of een reeks voorbestellingen worden 40 eenheden gereserveerd die nog steeds op de plank liggen, nog steeds in uw blad worden geteld en niet langer verkoopbaar zijn. Op het vel staat dat je twee weken dekking hebt en op de winkelpagina staat uitverkocht. Binnenkomende voorraad zorgt voor de spiegelbeeldfout: eenheden op een openstaande inkooporder zijn niet op voorraad, dus een blad dat op voorhand is gebouwd, zal u graag aanbevelen om ze een tweede keer te bestellen.

Die grootheden, wat ze allemaal betekenen en wat ze bewegen, worden in dit boek goed uitgelegd hoe Shopify-voorraadtracking werkt. Het punt voor een spreadsheet is smaller: het heeft één slot en het platform heeft er meerdere, dus de afstemming moet in iemands hoofd gebeuren elke keer dat het bestand wordt bijgewerkt. Dit is de mislukking die een bepaald soort groei nodig heeft in plaats van meer. Een winkel die één kanaal verkoopt, geen pre-orders, geen groothandel, zal dit misschien nooit halen.

Fout vier: versieafwijking

Op het moment dat een tweede persoon het bestand kan bewerken, of één persoon het vanaf twee machines bewerkt, of er maandelijks een kopie als back-up wordt gemaakt, is er meer dan één versie van de waarheid en is er geen betrouwbare manier om te bepalen welke actueel is. Een gedeelde cloudsheet lost de kopieën op en niet de drift.

De specifieke schade is dat een handmatige override niet te onderscheiden is van een berekening achteraf. Iemand typt 200 boven een formule omdat hij weet dat er een zending aankomt. Drie weken later geeft de cel 200 aan en ziet er precies zo uit als elke andere cel in de rij. Er is geen registratie van wie het heeft ingesteld, wanneer en waarom, dus de enige manier om het bestand te controleren is door het opnieuw af te leiden. Als een telling en een record het niet eens zijn, is de vraag altijd wat er is veranderd en wanneer, en dat is de vraag die een spreadsheet het minst kan beantwoorden; het voorkomen van voorraadverschillen gaat over wat dat onderzoek feitelijk inhoudt.

Het komt als laatste aan om een ​​alledaagse reden: de meeste winkels voegen later een tweede persoon toe aan het koopproces dan dat ze producten, ordertypen of kanalen toevoegen.

Het punt waarop het niet meer de moeite waard is om te repareren

Elk van deze heeft een oplossing die in de spreadsheet leeft. Een geplande export of een live verbinding houdt de snelheid actueel. Een kalenderherinnering lost waarschuwingen voor de helft op. Door beschikbare voorraad te importeren in plaats van voorhanden, wordt de vastgelegde voorraad afgehandeld, totdat u ook inkomend materiaal nodig heeft. Vergrendelde cellen, een wijzigingslogboek en één eigenaar verminderen de drift.

Ze werken allemaal. Ze voegen allemaal ook iets toe dat je nu moet onderhouden, en het onderhoud is de kosten die je had vermeden door überhaupt bij een spreadsheet te blijven.

De bruikbare test is dus niet een producttelling. Het is deze: besteedt u tijd aan het correct houden van de tool, in plaats van de tool te gebruiken om beslissingen te nemen? Een spreadsheet die een wekelijks uurtje onderhoud nodig heeft voordat hij kan worden vertrouwd, is stilletjes een systeem geworden om te beheren. Dat is het moment waarop de vergelijking de moeite waard is, en dat is het vergelijken van handmatig onderhoud met geautomatiseerde herberekening automatische versus handmatige herschikking is voor. Beslissen is een oefening die los staat van het stellen van een diagnose, en dit bericht is slechts de diagnose: de beslissing over spreadsheet versus planningssoftware heeft de poorten, wat elke partij feitelijk kost, en de gevallen waarin het aanhouden van het dossier het juiste antwoord is.

Eén mededeling, aangezien we een inventarisatie-app maken: StockCue is een van de opties in die vergelijking, en het gratis abonnement omvat 50 SKU's, wat voldoende is om de cijfers op uw eigen blad te controleren voordat u iets beslist.

Veelgestelde vragen

Waarom werkt een voorraadspreadsheet niet meer als een winkel groeit?

Omdat een spreadsheet registreert wat waar was op het moment dat iemand het typte, en geen mechanisme heeft om op te merken dat het niet langer waar is. De verkoopsnelheid verandert, bestellingen vereisen voorraad die fysiek nog op de plank ligt, en een tweede persoon bewerkt een tweede exemplaar. Elke cel wordt nog steeds weergegeven en elke formule wordt nog steeds berekend, dus het bestand geeft geen signaal dat de invoer verouderd is.

Hoeveel SKU's kunt u realistisch bijhouden in een spreadsheet?

Er is geen vast aantal, en het aantal producten is een zwakkere voorspeller dan het lijkt. De bestelpuntengids van deze site stelt het praktische plafond voor een spreadsheet met een maandelijks overzicht op ongeveer 30 SKU's, wat een redelijk startcijfer is. Een catalogus met vijftien vluchtige producten bij drie leveranciers en een groothandelskanaal zal sneller uit een spreadsheet groeien dan zestig vaste producten bij één leverancier en één verkoopkanaal.

Kan een spreadsheet rekening houden met toegezegde aandelen?

Alleen als u bewust de beschikbare hoeveelheid importeert in plaats van de voorhanden hoeveelheid, en deze blijft importeren. Shopify houdt verschillende hoeveelheden per variant bij, en een spreadsheet bevat bijna altijd één nummer per product. Als dat aantal bij de hand is, bevat het stilzwijgend eenheden die al zijn gereserveerd voor niet-afgehandelde bestellingen, zodat het blad hoger leest dan wat een klant daadwerkelijk kan kopen.

Wat breekt als eerste in een inventarisspreadsheet?

Verkoopsnelheid meestal. Het is de invoer waar elke andere berekening van afhangt, deze verandert dagelijks en wordt het minst vaak met de hand ververst. Het mislukt ook stilletjes: de herschikkingspunten en dekkingscijfers stroomafwaarts blijven berekenen en blijven er correct uitzien, ze beantwoorden alleen maar een vraag over een winkel die niet meer bestaat.