Когда ваша таблица инвентаризации перестает работать

Электронная таблица не перестает работать в конкретный вторник. Каждое число в нем было точным в момент его ввода, и оно продолжает отображаться с той же уверенностью после того, как перестает быть точным. Вот и весь режим отказа, и четыре раздела ниже представляют собой четыре его версии.

Этот пост является диагностическим. Это не аргумент в пользу того, что вам следует что-то покупать, и он намеренно не оценивает альтернативы. Он также остается внутри файла: симптомы, которые проявляются в других местах, в ваших данных о продажах, процессе покупки и вашем денежном положении, Десять признаков того, что магазин перерос ручное прогнозирование это контрольный список.

Где электронная таблица начинается нормально

Для небольшого каталога электронная таблица — хороший инструмент инвентаризации, а не компромисс, от использования которого вам не следует отказываться. Это ничего не стоит. Каждое число в нем вы вычислили самостоятельно, поэтому между вами и вашими рассуждениями нет никакой информационной панели. Вы можете добавить столбец для чего угодно, в том числе для вещей без программных моделей: надежного поставщика в марте, а не в ноябре, продукта, который вы спокойно снимаете с производства, клиента, который покупает оптом два раза в год.

При наличии нескольких десятков продуктов, одного поставщика и одного местоположения ежемесячный обзор в электронной таблице позволяет выявить все, что стоит уловить. Ничто ниже не противоречит этому.

Ниже приведены четыре вещи, которые структурно не могут выполнить электронные таблицы, расположенные в том порядке, в котором они обычно начинают иметь значение. Они накапливаются. К тому времени, когда появляется четвертый, первые трое все еще там.

Ошибка первая: скорость снижается

Где-то в файле есть столбец «Единицы в день». От этого зависят все остальные расчеты: точка повторного заказа, недели покрытия, рекомендуемый объем заказа. Это также единственный столбец, который меняется каждый день и реже всего обновляется вручную.

Когда ты набирал 5 единиц в день, это было правильно. Товар сейчас продается 11. В файле ничего нет. Формулы выполняются, точка переупорядочения по-прежнему отображается в виде чистого числа, а лист выглядит точно так же, как и тогда, когда все было правильно. Вы узнаете об этом в тот момент, когда полка пуста, а доставка будет через неделю.

Этот вариант появляется первым, потому что для него не требуется ничего, кроме одного темпа изменения продукта, что может произойти при любом размере каталога. Очевидное решение — чаще пересчитывать скорость, и это работает до тех пор, пока перерасчет не займет больше времени, чем интервал между значимыми изменениями. Получение спроса на основе ваших собственных данных о продажах Shopify покрывает то, что на самом деле требует оправданная цифра скорости, которая превышает средний показатель за последние 90 дней.

Ошибка вторая: ничего не выдает предупреждение

Электронная таблица — это вытягивающая система. Это правда только тогда, когда вы его открываете. У вас может быть идеальная точка повторного заказа в столбце F, но запасы все равно закончатся, потому что ничто не привлекает вашего внимания к пересечению этого числа из файла.

Это тот сбой, который легче всего недооценить, поскольку файл не является неправильным. Каждый расчет в нем верен. Разрыв полностью заключается в доставке, а это означает, что никакие улучшения электронной таблицы не закроют его. При условном форматировании ячейка становится красной, и ячейка по-прежнему остается красной только тогда, когда на нее кто-то смотрит.

Собственный значок Shopify с низким запасом имеет ту же форму: это фильтр, который вы посещаете, а не сообщение, которое вы получаете. Бесплатный собственный путь к реальному уведомлению — это рабочий процесс Shopify Flow, настройка обоих описана в разделе руководство по оповещениям Shopify о низком уровне запасов. Он идет вторым, потому что ему нужно ровно столько продуктов, чтобы вы больше не могли держать обзор в голове между открытиями файла, и как только каталог станет достаточно большим, чтобы ни один обзор не охватывал его все, планирование по исключениям для каталога с большим количеством SKU это оперативная проблема, которая заменяет эту.

Ошибка третья: зафиксированный запас невидим

Электронная таблица содержит одно число для каждого продукта. Shopify содержит несколько разных количеств каждого варианта, и они не являются взаимозаменяемыми. Какой бы из них вы ни импортировали или напечатали, он станет полным представлением листа о том, «сколько у нас есть».

Почти каждый носит с собой, потому что именно номер соответствует тому, что физически находится в комнате. «В наличии» включает в себя уже зарезервированные единицы товара по заказам, которые вы еще не отгрузили. Таким образом, оптовый заказ или серия предварительных заказов резервируют 40 единиц, которые все еще лежат на полке, все еще учитываются в вашем листе и больше не подлежат продаже. В листе написано, что у вас есть две недели страхового покрытия, а на витрине написано, что билеты распроданы. Поступающие запасы создают зеркальную ошибку: единиц в открытом заказе на поставку нет в наличии, поэтому таблица, построенная на наличии, с радостью порекомендует заказать их во второй раз.

Эти величины, а также то, что каждая из них означает и что ими движет, подробно объяснены в как работает отслеживание запасов Shopify. С электронной таблицей дело обстоит уже: у нее один слот, а у платформы их несколько, поэтому сверка должна происходить в чьей-то голове каждый раз, когда файл обновляется. Это неудача, которая требует определенного типа роста, а не большего его. Магазин, продающий один канал, ни по предзаказам, ни по оптовой продаже, может никогда его не встретить.

Ошибка четвертая: дрейф версий

В тот момент, когда второй человек может редактировать файл, или один человек редактирует его с двух компьютеров, или ежемесячная копия создается в качестве резервной копии, существует более одной версии истины и нет надежного способа определить, какая из них является текущей. Общий слой облаков решает проблему копий, а не дрейфа.

Конкретный ущерб заключается в том, что ручное управление неотличимо от расчета постфактум. Кто-то вводит 200 в формулу, потому что знает, что поставка придет. Три недели спустя ячейка читается как 200 и выглядит точно так же, как и любая другая ячейка в строке. Не существует записей о том, кто, когда и почему его установил, поэтому единственный способ проверить файл — это повторно получить его. Когда количество и запись не совпадают, всегда возникает вопрос: что и когда изменилось, и на этот вопрос электронная таблица менее всего способна ответить; предотвращение расхождений в запасах охватывает то, что на самом деле включает в себя это расследование.

Он приходит последним по банальной причине: большинство магазинов привлекают второго человека к процессу покупки позже, чем добавляют продукты, типы заказов или каналы.

Точка, которую перестает исправлять

Для каждого из них есть исправление, которое находится внутри электронной таблицы. Запланированный экспорт или живое соединение сохраняют скорость. Напоминание в календаре наполовину решает проблему оповещения. Импорт имеющихся, а не имеющихся в наличии обрабатывает зафиксированные запасы до тех пор, пока вам также не понадобятся входящие. Заблокированные ячейки, журнал изменений и один владелец уменьшают дрейф.

Они все работают. Каждый из них также добавляет что-то, что теперь нужно поддерживать в электронной таблице, а обслуживание — это затраты, которых вы избегали, оставаясь в электронной таблице.

Таким образом, полезный тест — это не подсчет продуктов. Вот в чем: тратите ли вы время на поддержание правильности инструмента, а не на его использование для принятия решений? Электронная таблица, которую нужно еженедельно обслуживать в течение часа, прежде чем ей можно будет доверять, незаметно превратилась в систему для администрирования. Именно в этот момент стоит провести сравнение, а сравнение ручного обслуживания с автоматическим перерасчетом — это то, что автоматическое или ручное изменение порядка это для. Принятие решения — это отдельное упражнение от диагностики, и этот пост — только диагноз: электронная таблица или программное обеспечение для планирования есть ворота, сколько на самом деле стоит каждая сторона, а также случаи, когда правильным решением является оставаться на линии.

Одно раскрытие, поскольку мы создаем приложение для инвентаризации: StockCue является одним из вариантов в этом сравнении, и его бесплатный план охватывает 50 SKU, чего достаточно, чтобы сверить его цифры со своим собственным листом, прежде чем принимать какое-либо решение.

Часто задаваемые вопросы

Почему таблица инвентаризации перестает работать по мере роста магазина?

Потому что электронная таблица записывает то, что было правдой в тот момент, когда кто-то ее напечатал, и не имеет механизма, позволяющего заметить, что это перестало быть правдой. Скорость продаж меняется, заказы закрепляют товар, который физически все еще находится на полке, а второй экземпляр редактирует второй человек. Каждая ячейка по-прежнему отображается, и каждая формула по-прежнему вычисляется, поэтому файл не подает сигнала о том, что его входные данные устарели.

Сколько SKU вы реально можете отслеживать в электронной таблице?

Не существует фиксированного числа, а количество продуктов является более слабым предиктором, чем кажется. В руководстве по точкам повторного заказа на этом сайте практический потолок для электронной таблицы с ежемесячным обзором составляет примерно 30 SKU, что является разумной стартовой цифрой. Каталог из 15 нестабильных продуктов с тремя поставщиками и оптовым каналом быстрее перерастет электронную таблицу, чем 60 стабильных продуктов с одним поставщиком и одним каналом продаж.

Может ли электронная таблица учитывать зафиксированные запасы?

Только если вы намеренно импортируете доступное количество, а не количество, имеющееся в наличии, и продолжаете импортировать его. Shopify отслеживает несколько отдельных количеств для каждого варианта, а электронная таблица почти всегда содержит одно число для каждого продукта. Если это число имеется, оно автоматически включает в себя количество единиц, уже зарезервированных для невыполненных заказов, поэтому в таблице читается больше, чем фактически может купить покупатель.

Что в инвентарной таблице выходит из строя первым?

Скорость продаж, как правило. Это входные данные, от которых зависят все остальные расчеты, они меняются ежедневно и реже всего обновляются вручную. Он также терпит неудачу молча: точки повторного заказа и цифры покрытия после него продолжают рассчитывать и продолжают выглядеть правильно, они просто отвечают на вопрос о магазине, которого больше не существует.