Cómo medir el desempeño de los proveedores

Pregúntele a un comerciante cuál de sus proveedores es el no confiable y la respuesta le saldrá de la memoria: el envío que llegó con tres semanas de retraso durante una promoción, o la caja que apareció medio vacía. Dos pedidos vívidos terminan decidiendo la reputación de un proveedor al que le ha pedido quince veces, y el proveedor que silenciosamente pasó de doce días a diecinueve durante el mismo período nunca es mencionado.

Por qué un cuadro de mando supera a un sentimiento

Los datos para resolverlo ya existen y tú los generaste todos. Cada pedido que realiza tiene una fecha en la que lo envió y una fecha en la que le dijeron que esperaba la mercancía. Cada recibo tiene una fecha en que desembarcó la mercancía y una cantidad contada. Cuatro datos por entrega, todos conocidos en ese momento. Lo que falta no es la medición, es el hábito de anotarlos en algún lugar para luego poder leerlos en secuencia.

Shopify tiene la materia prima y no hace nada de aritmética. Una orden de compra registra productos, cantidades, costos, condiciones de pago y detalles del proveedor, y una vez marcada como Ordenada, la transferencia de inventario vinculada es donde se rastrean los envíos y se reciben las existencias, en su totalidad o en parte. El registro de proveedor contiene información de contacto, detalles de dirección y líneas de pedido de compra recientes, según Shopify. documentación de proveedores, verificado en septiembre de 2026. Sin tasa de puntualidad, sin tasa de cumplimiento, sin historial de plazos de entrega. La propia guía para proveedores de Shopify enumera el seguimiento del desempeño como una buena práctica sin proporcionar una herramienta para ello, por lo que cualquiera que ejecute un cuadro de mando lo ejecuta en una hoja de cálculo o una aplicación.

No existe un estándar con el que comparar

Antes de las fórmulas, en lo que se equivocan la mayoría de los artículos sobre este tema. No existe ningún estándar publicado sobre puntualidad o tasa de cumplimiento para los pequeños proveedores de comercio electrónico. Los porcentajes que circulan provienen de dos lugares: los programas de cumplimiento de proveedores de los grandes minoristas y las empresas que venden software de gestión de proveedores a comerciantes a quienes les acaban de decir que sus proveedores tienen un desempeño deficiente. El programa minorista más cotizado se informa de manera inconsistente entre las fuentes comerciales que lo citan. La única cifra con una atribución académica nombrada detrás describe las principales cadenas minoristas del Reino Unido medidas a nivel de SKU, no un proveedor de velas que le envía ocho paletas al año.

Entonces esta publicación no te da ningún objetivo. Lo que le ofrece es una forma de producir cifras que son comparables en las dos únicas direcciones que importan: un proveedor en comparación con su propio período anterior y sus proveedores entre sí en medidas idénticamente definidas.

Tasa de entrega a tiempo

La forma estándar de la fórmula, expresada como se da normalmente:

Tasa de puntualidad = entregas recibidas a tiempo ÷ entregas totales × 100

Debajo hay dos decisiones y ambas cambian la respuesta. La primera es la unidad que cuentas. Las entregas, las órdenes de compra, las líneas de pedido y las cajas se utilizan, y la tarifa de un proveedor puede variar varios puntos sólo con esa elección. Elija uno, anótelo y nunca compare dos proveedores contados de manera diferente.

El segundo es con qué fecha se mide. Un proveedor que cotiza generosamente y luego alcanza su propia cotización obtiene un puntaje perfecto según la fecha prometida y puede parecer pobre según la fecha que usted realmente solicitó. Ambos son legítimos. La promesa le indica si el proveedor cumple su palabra; la solicitud le indica si se ajusta a su calendario. Realice un seguimiento de la promesa si realiza el seguimiento solo de una, porque ya está escrita en el pedido.

Aquí hay ocho entregas de Cedar & Fig, 250 g de un proveedor, Harbourside, en ocho meses. Cada pedido se realizó con una promesa de doce días.

Con tolerancia cero, tres de los ocho llegaron en o antes de la fecha prometida: 37,5%. Permita un período de gracia de dos días y enero se unirá a ellos, dando cuatro de ocho, o el 50%. Mismo proveedor, mismas ocho entregas, trece puntos de diferencia decididos por una regla que tú estableces. Cuál es el argumento para escribir la regla antes de calcular algo.

Tasa de llenado

La puntualidad no dice nada sobre si llegó la cantidad correcta. La tasa de cumplimiento es la segunda mitad:

Tasa de cumplimiento del proveedor = unidades recibidas ÷ unidades pedidas × 100

Di a qué tasa de cumplimiento te refieres, cada vez. El de arriba es del lado del proveedor: ¿el proveedor envió lo que usted compró? No es la tasa de cumplimiento del lado del cliente, una medida del nivel de servicio de cuánto de su propia demanda satisfizo inmediatamente, que los libros de texto de inventario dividen en cinco definiciones relacionadas pero numéricamente diferentes. Poner los dos uno al lado del otro como si fueran un solo número es una confusión común y costosa.

En esos ocho pedidos de Harbourside, compró 150 unidades cada vez, es decir, 1200 unidades en total. Tres entregas se quedaron cortas: 12 unidades en marzo, 30 en junio y 8 en agosto. Es decir, faltan 50 unidades, se recibieron 1.150 y una tasa de cumplimiento por unidades del 95,8%. En cambio, cuente sobre la base del pedido completo, donde un pedido llegó completo o no, y cinco de ocho estaban completos: 62,5%. Ambos describen las mismas ocho entregas, y la diferencia de 33 puntos entre ellas es lo que parece un proveedor que es preciso pero no confiablemente completo.

La combinación de las dos pruebas da como resultado el OTIF completo, generalmente escrito: la proporción de entregas que se realizaron en la fecha prometida y completas. Tres de los ocho califican, o el 37,5%. Algunos profesionales multiplican las dos tasas, lo que da 0,375 × 0,625, o 23,4%. Dos convenciones, un proveedor, una diferencia de catorce puntos. Elige uno y guárdalo. Para conocer la mecánica de registrar un envío corto, consulte gestionar una orden de compra parcialmente recibida.

Deriva del tiempo de entrega

La tasa de puntualidad mide al proveedor en función de su propia promesa. La deriva del plazo de entrega mide lo que la promesa no puede ocultar: cuánto tiempo realmente demora una orden y si ese número está cambiando.

Del pedido a la recepción en las mismas ocho entregas, en secuencia: 13, 12, 17, 11, 12, 20, 18, 19 días. El promedio es de 15,25 días. Ninguna entrega tardó 15 días. Los cuatro primeros promedian 13,25; los últimos cuatro promedian 17,25. El proveedor agregó cuatro días en ocho meses y nunca lo mencionó, y el promedio es el único resumen que le permitiría perdérselo.

Esto es importante porque el tiempo de entrega es un aporte directo a su punto de reorden. Cedar & Fig vende alrededor de 5 unidades al día, por lo que cuatro días adicionales son 20 unidades de cobertura con las que contaba y que ya no tiene. Planifica a los 12 días mientras el proveedor corre a los 17 y el buffer absorbe la diferencia hasta el mes que no lo hace.

La medición adecuada del tiempo de entrega, incluida la desviación estándar que alimenta el cálculo del stock de seguridad, se elabora en Cómo los plazos de entrega de los proveedores afectan su pronóstico. Una advertencia antes de continuar: las matemáticas necesitan observaciones. Con tres entregas a tus espaldas, una desviación estándar es la decoración. Debajo de aproximadamente diez, traza las fechas y míralas.

Una convención más que resolver: entre qué dos eventos se registra. El pedido emitido hasta la recepción, el acuse de recibo del proveedor, el enviado hasta la recepción y el recibido hasta la disponibilidad para la venta son cuatro medidas diferentes, y el mismo proveedor parece días más rápido o más lento dependiendo de cuál elija. Elige el que puedas capturar cada vez.

Calidad y precisión

El tercer grupo es el que los comerciantes notan más y registran menos, porque los problemas surgen al desempacar y no en un sistema. Cuatro valen una columna cada uno, y se completan mientras se cuenta en lugar de recordarlos más tarde:

Los profesionales los agrupan en la idea de un pedido perfecto: preciso, puntual, sin daños, completo y correctamente documentado. Es útil como forma de recordar las cuatro columnas, pero es un concepto más que un estándar definido, por lo que no lo trate como algo para comparar.

Construyendo el cuadro de mando

La versión mínima útil es una fila por entrega y cinco campos: proveedor, fecha prometida, fecha de recepción, unidades pedidas, unidades recibidas. Una columna de notas si quieres la mitad de calidad. Eso es todo. Todo lo anterior se deriva de esos cinco campos con aritmética que una hoja de cálculo realiza de una sola vez.

Los ocho meses de Harbourside, resumidos:

Ninguno de esos cuatro es un aprobado y ninguno significa nada por sí solo. Significan algo en dos comparaciones. En primer lugar, en comparación con la primera mitad del año de Harbourside, cuando el plazo medio de entrega fue de 13,25 días y dos de cada cuatro entregas se realizaron a tiempo. En segundo lugar, frente a sus otros proveedores, obtuvo una puntuación idéntica: si Milden entregó cinco de seis en la fecha prometida durante el mismo período y con la misma definición, tiene una razón para preferir a Milden cuando el tiempo importa, y un tema específico que plantear a Harbourside.

El tamaño de la muestra decide cuánto te apoyas en ella. De ocho entregas, una mala equivale a 12,5 puntos porcentuales sobre la tasa de puntualidad. A las tres vale 33. Un porcentaje basado en cuatro puntos de datos debe leerse como cuatro fechas.

La mayoría de las tiendas nunca construyen esto porque la fecha prometida y la fecha de recepción se encuentran en lugares diferentes y ninguna se anota en el momento en que se conoce. StockCue no califica a sus proveedores y ninguna descripción honesta del mismo diría lo contrario. Lo que mantiene es el registro desde el que los calificas: órdenes de compra y recepción, total o parcial, sincronización con Shopify, en Starter y superiores, con exportación CSV en Growth si deseas el historial en una hoja. Para la mecánica del día a día, consulte seguimiento de órdenes de compra en Shopify.

Actuar con mala puntuación

Un cuadro de mando que no cambia nada es un hobby. Tres respuestas, aproximadamente en orden de costo.

Planifique en torno al número real. La respuesta más barata y a menudo la correcta: si el proveedor ahora trabaja con 19 días, planifique 19 en lugar de los 12 que cotiza. Cuesta dinero en efectivo, porque la cobertura adicional debe comprarse y mantenerse, y se compra seguridad sin necesidad de hablar ni cambiar de proveedor.

Tener la conversación con las fechas. "Has llegado tarde mucho últimamente", recibe una respuesta cortés. "Sus últimas tres entregas llegaron seis, siete y ocho días después de la fecha prometida, y el pedido hasta la recepción ha pasado de 13 días a 19 desde enero" tiene una razón, y a veces la razón es solucionable al final.

Cambia la exposición. Busque en segundo lugar los SKU en los que el tiempo es más perjudicial o cambie al proveedor a un respaldo. Esta es la opción costosa, porque un segundo proveedor significa una segunda cantidad mínima de pedido y una segunda relación, y vale la pena sólo cuando un desabastecimiento le cuesta un cliente en lugar de una venta.

Un límite. Perseguir un determinado envío retrasado, agilizarlo y cubrir el hueco que deja es un trabajo diferente, cubierto en cómo gestionar órdenes de compra tardías. El cuadro de mando es para el patrón, no para el incidente. La relación más amplia en la que se encuentra se establece en el Guía de gestión de proveedores de Shopify.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas órdenes de compra necesito antes de que la puntuación de un proveedor signifique algo?

No existe un umbral que haga que una puntuación pase de carecer de sentido a ser confiable, pero la aritmética indica cuánto peso darle. Con ocho entregas, una mala mueve la puntualidad en 12,5 puntos; con tres entregas, una mala lo mueve en 33. Por debajo de aproximadamente ocho a diez entregas, lea las fechas individuales en lugar del porcentaje, y no intente calcular una desviación estándar del tiempo de entrega en absoluto.

¿Qué se considera una entrega a tiempo?

Decidas lo que decidas, siempre que lo decidas una vez y lo apliques a todos los proveedores de la misma manera. Las dos opciones que importan son con qué fecha se mide, la fecha prometida por el proveedor o la fecha que realmente solicitó, y cuántos días de tolerancia permite. Un proveedor que promete tarde y luego cumple su propia promesa obtiene una puntuación perfecta en la fecha prometida, razón por la cual la fecha solicitada suele ser la comparación más honesta.

¿Debería contarse como retraso una entrega parcial?

No tan tarde, pero tampoco tan completa. A tiempo y en su totalidad son dos pruebas distintas, y un envío que llega en la fecha prometida con 90 de 100 unidades es puntual y corto. Contarlo una vez bajo cada medida mantiene ambos números significativos; plegarlo en una sola tarifa oculta cuál de los dos problemas tiene realmente el proveedor.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el cuadro de mando de un proveedor?

Registre los números cada vez que reciba una entrega, porque ese es el momento en que la fecha prometida, la fecha real y la cantidad recibida están frente a usted. Lea el cuadro de mando con una cadencia fija, trimestralmente para la mayoría de las tiendas. Revisar las entregas con más frecuencia es un error común: un proveedor al que usted realiza pedidos cuatro veces al año produce cuatro puntos de datos al año.