Hoe leveranciersprestaties te meten

Vraag een handelaar welke van zijn leveranciers onbetrouwbaar is en het antwoord komt uit het geheugen: de zending die drie weken te laat arriveerde tijdens een promotie, of de doos die half leeg bleek te zijn. Twee levendige orders bepalen uiteindelijk de reputatie van een leverancier bij wie je vijftien keer hebt besteld, en de leverancier die in dezelfde periode stilletjes van twaalf dagen naar negentien is gedaald, wordt nooit genoemd.

Waarom een scorekaart een gevoel verslaat

De gegevens om het te vereffenen bestaan al en u hebt ze allemaal gegenereerd. Elke bestelling die u plaatst, heeft een datum waarop u deze heeft verzonden en een datum waarop u werd verteld dat u de goederen kon verwachten. Op elke ontvangst staat de datum waarop de goederen zijn geland en de hoeveelheid die is geteld. Vier feiten per levering, allemaal op dat moment bekend. Wat ontbreekt is niet het meten, maar de gewoonte om ze ergens op te schrijven waar ze later in de juiste volgorde kunnen worden gelezen.

Shopify heeft de grondstof in handen en doet geen rekenwerk. Een inkooporder registreert producten, hoeveelheden, kosten, betalingsvoorwaarden en leveranciersgegevens, en zodra deze is gemarkeerd als Besteld, wordt de gekoppelde voorraadoverdracht gevolgd en wordt de voorraad geheel of gedeeltelijk ontvangen. Het leveranciersrecord bevat contactgegevens, adresgegevens en recente inkooporderregelitems, per Shopify's documentatie van leveranciers, gecontroleerd in september 2026. Geen tijdspercentage, geen opvullingspercentage, geen doorlooptijdgeschiedenis. Shopify's eigen leveranciersrichtlijnen vermelden het bijhouden van prestaties als goede praktijk zonder er een tool voor te bieden, dus iedereen die een scorecard gebruikt, voert deze uit in een spreadsheet of een app.

Er is geen standaard waarmee je kunt vergelijken

Vóór de formules gaan de meeste artikelen over dit onderwerp fout. Er is geen gepubliceerde standaard voor tijdigheid of opvullingspercentage voor kleine e-commerceleveranciers. De percentages die in omloop zijn, zijn afkomstig van twee plaatsen: de leveranciers-complianceprogramma's van zeer grote detailhandelaren, en bedrijven die software voor leveranciersbeheer verkopen aan verkopers die net te horen hebben gekregen dat hun leveranciers ondermaats presteren. Het meest geciteerde retailerprogramma wordt inconsistent gerapporteerd in de handelsbronnen die het citeren. Het enige cijfer met een academische naam erachter beschrijft toonaangevende Britse winkelketens gemeten op SKU-niveau, en niet een kaarsenleverancier die u acht pallets per jaar verzendt.

Dit bericht geeft je dus geen doel. Wat het u oplevert, is een manier om cijfers te produceren die vergelijkbaar zijn in de enige twee richtingen die er toe doen: een leverancier ten opzichte van zijn eigen vorige periode, en uw leveranciers ten opzichte van elkaar op basis van identiek gedefinieerde maatstaven.

Tarief op tijd leveren

De standaardvorm van de formule, weergegeven zoals deze normaal wordt gegeven:

Tijdig tarief = op tijd ontvangen leveringen ÷ totaal aantal leveringen × 100

Er zitten twee beslissingen onder en beide veranderen het antwoord. De eerste is de eenheid die je telt. Leveringen, inkooporders, orderregels en cases raken allemaal gewend, en alleen al bij die keuze kan het tarief van een leverancier al een aantal punten verschuiven. Kies er één, schrijf deze op en vergelijk nooit twee leveranciers die verschillend geteld zijn.

De tweede is tegen welke datum je meet. Een leverancier die genereus offertes maakt en vervolgens zijn eigen offerte haalt, scoort perfect ten opzichte van de beloofde datum, en kan slecht overkomen ten opzichte van de datum waar u daadwerkelijk om heeft gevraagd. Beide zijn legitiem. Uit de belofte weet u of de leverancier zijn woord houdt; Uit het verzoek blijkt of het in uw agenda past. Volg de belofte als u er maar één volgt, omdat deze al op de bestelling staat.

Hier zijn acht leveringen van Cedar & Fig, 250 gram, van één leverancier, Harbourside, gedurende acht maanden. Elke bestelling werd geplaatst met een belofte van twaalf dagen.

Zonder nultolerantie arriveerden drie van de acht op of vóór de beloofde datum: 37,5%. Geef een uitstelperiode van twee dagen en januari voegt zich bij hen en geeft vier van de acht, oftewel 50%. Dezelfde leverancier, dezelfde acht leveringen, dertien verschilpunten bepaald door een regel die u heeft ingesteld. Dat is het argument om de regel op te schrijven voordat je iets berekent.

Vulpercentage

Op tijd zegt niets over de vraag of de juiste hoeveelheid is opgekomen. Opvullingspercentage is de tweede helft:

Opvullingspercentage leverancier = ontvangen eenheden ÷ bestelde eenheden × 100

Vertel elke keer welk opvullingspercentage u bedoelt. De bovenstaande is aan de kant van de leverancier: heeft de leverancier verzonden wat je hebt gekocht. Het is niet het opvullingspercentage aan de klantzijde, een maatstaf voor het serviceniveau van hoeveel van uw eigen vraag u onmiddellijk hebt vervuld, dat in de inventarisleerboeken wordt opgesplitst in vijf gerelateerde maar numeriek verschillende definities. De twee naast elkaar plaatsen alsof ze één nummer zijn, is een veel voorkomende en dure verwarring.

Over die acht Harborside-bestellingen heen kocht je elke keer 150 eenheden, dus 1.200 eenheden in totaal. Drie leveringen kwamen te kort: 12 eenheden in maart, 30 in juni, 8 in augustus. Dat is 50 eenheden tekort, 1.150 ontvangen en een opvullingspercentage van 95,8% per eenheid. Reken in plaats daarvan op basis van een hele bestelling, waarbij een bestelling compleet is aangekomen of niet, en vijf van de acht waren compleet: 62,5%. Beide beschrijven dezelfde acht leveringen, en de kloof van 33 punten ertussen is hoe een leverancier eruit ziet die accuraat maar niet betrouwbaar compleet is.

Het combineren van de twee tests levert een tijdige, meestal schriftelijke OTIF op: het aandeel leveringen dat zowel op de beloofde datum als compleet was. Drie van de acht komen in aanmerking, oftewel 37,5%. Sommige beoefenaars vermenigvuldigen in plaats daarvan de twee tarieven, wat 0,375 x 0,625 oplevert, oftewel 23,4%. Twee conventies, één leverancier, een spread van veertien punten. Kies er één en bewaar hem. Voor de werking van het registreren van een korte zending, zie het beheren van een gedeeltelijk ontvangen inkooporder.

Doorlooptijdafwijking

Het tijdige tarief toetst de leverancier aan zijn eigen belofte. Doorlooptijddrift meet wat de belofte niet kan verbergen: hoe lang een bestelling daadwerkelijk duurt en of dat aantal in beweging is.

Bestelling tot ontvangst over dezelfde acht leveringen, in volgorde: 13, 12, 17, 11, 12, 20, 18, 19 dagen. Het gemiddelde is 15,25 dagen. Geen levering duurde 15 dagen. De eerste vier gemiddeld 13,25; de laatste vier gemiddeld 17,25. De leverancier heeft gedurende acht maanden vier dagen toegevoegd en er nooit over gesproken, en het gemiddelde is de enige samenvatting waardoor je het zou missen.

Dat is belangrijk omdat de doorlooptijd een directe input is voor uw bestelpunt. Cedar & Fig verkoopt ongeveer 5 eenheden per dag, dus vier extra dagen zijn 20 eenheden dekking waar u op rekende en die u niet meer heeft. Plan op 12 dagen terwijl de leverancier op 17 dagen draait en de buffer absorbeert het verschil tot de maand dat dit niet het geval is.

Het correct meten van de doorlooptijd, inclusief de standaarddeviatie die de veiligheidsvoorraadberekening voedt, wordt hierin verwerkt hoe de doorlooptijden van leveranciers uw prognose beïnvloeden. Eén waarschuwing voordat je gaat: wiskunde heeft observaties nodig. Bij drie leveringen achter de rug is een standaardafwijking decoratie. Teken onder ongeveer tien de data en bekijk ze.

Nog één afspraak om af te spreken: tussen welke twee evenementen je klokt. Bestelling afgegeven tot ontvangst, bevestiging van leverancier tot ontvangst, verzonden tot ontvangen en ontvangen tot beschikbaar voor verkoop zijn vier verschillende metingen, en dezelfde leverancier ziet er dagen sneller of langzamer uit, afhankelijk van welke u kiest. Kies degene die je elke keer kunt vastleggen.

Kwaliteit en nauwkeurigheid

De derde groep is degene die verkopers het meest opmerken en het minst registreren, omdat de problemen zich voordoen bij het uitpakken in plaats van in een systeem. Vier zijn elk een kolom waard, ingevuld terwijl je aan het tellen bent in plaats van later te onthouden:

Behandelaars bundelen deze tot het idee van een perfecte bestelling: accuraat, op tijd, onbeschadigd, compleet, correct gedocumenteerd. Het is nuttig als een manier om de vier kolommen te onthouden, maar het is eerder een concept dan een gedefinieerde standaard, dus behandel het niet als iets om te benchmarken.

Het bouwen van de scorekaart

De minimaal bruikbare versie is één rij per levering en vijf velden: leverancier, beloofde datum, ontvangen datum, bestelde eenheden, ontvangen eenheden. Een notitiekolom als je de helft van de kwaliteit wilt. Dat is het. Alles hierboven is afgeleid van die vijf velden met rekenkunde die een spreadsheet in één keer doet.

De acht maanden van Harbourside, samengevat:

Geen van deze vier is voldoende, en geen enkele betekent op zichzelf iets. Ze betekenen iets in twee vergelijkingen. Ten eerste tegen Harbourside's eigen eerste helft van het jaar, toen de gemiddelde doorlooptijd 13,25 dagen bedroeg en twee van de vier leveringen op tijd waren. De tweede plaats ten opzichte van uw andere leveranciers scoorde identiek: als Milden vijf van de zes op de beloofde datum in dezelfde periode en volgens dezelfde definitie zou leveren, heeft u een reden om de voorkeur te geven aan Milden als de timing ertoe doet, en heeft u een specifiek iets dat u met Harbourside kunt bespreken.

De steekproefomvang bepaalt hoe hard u erop leunt. Bij acht leveringen is één slechte 12,5 procentpunt waard op het tijdige tarief. Bij drie is het 33 waard. Een percentage dat op vier datapunten is gebaseerd, moet worden gelezen als vier datums.

De meeste winkels bouwen dit nooit omdat de beloofde datum en de ontvangen datum op verschillende plaatsen staan ​​en geen van beide wordt opgeschreven op het moment dat deze bekend is. StockCue beoordeelt uw leveranciers niet, en geen enkele eerlijke beschrijving ervan zou iets anders zeggen. Wat het bijhoudt, is het record waaruit je ze beoordeelt: inkooporders en ontvangst, geheel of gedeeltelijk, terug synchroniseren naar Shopify, op Starter en hoger, met CSV-export op Growth als je de geschiedenis in een blad wilt hebben. Voor de dagelijkse werking, zie inkooporders volgen in Shopify.

Handelen op basis van een slechte score

Een scorekaart die niets verandert, is een hobby. Drie reacties, ongeveer in volgorde van kosten.

Plan rond het reële getal. De goedkoopste reactie en vaak de juiste: als de leverancier nu 19 dagen draait, plan dan 19 in plaats van de 12 die zij opgeven. Het kost contant geld, omdat de extra dekking gekocht en vastgehouden moet worden, en het koopt zekerheid zonder gesprek of verandering van leverancier.

Voer het gesprek met dates. "Je bent de laatste tijd veel te laat" krijgt een beleefd antwoord. "Uw laatste drie leveringen zijn zes, zeven en acht dagen na de beloofde datum aangekomen, en de bestelling tot ontvangst is sinds januari van 13 naar 19 dagen gegaan" krijgt een reden, en soms kan de reden aan het einde ervan worden opgelost.

Verander de belichting. Tweede bron van de SKU's waar de timing het meeste pijn doet, of verplaats de leverancier naar een back-up. Dit is de dure optie, omdat een tweede leverancier een tweede minimale bestelhoeveelheid en een tweede relatie betekent, en het is alleen de moeite waard als een voorraadtekort u een klant kost in plaats van een verkoop.

Eén grens. Het achtervolgen van een specifieke late zending, het bespoedigen ervan en het dichten van het gat dat het achterlaat, is een andere taak hoe u late inkooporders kunt beheren. De scorekaart is voor het patroon, niet voor het incident. De bredere relatie waarin het zich bevindt, wordt uiteengezet in de Shopify leveranciersbeheergids.

Veelgestelde vragen

Hoeveel inkooporders heb ik nodig voordat een leveranciersscore iets betekent?

Er is geen drempel die een score van betekenisloos naar betrouwbaar verandert, maar de rekenkunde vertelt je hoeveel gewicht je eraan moet geven. Bij acht leveringen zorgt één slechte levering ervoor dat de tijdigheid met 12,5 punten toeneemt; bij drie leveringen gaat één slechte levering met 33 omhoog. Lees bij ongeveer acht tot tien leveringen de afzonderlijke data in plaats van het percentage, en probeer helemaal geen standaardafwijking van de doorlooptijd te berekenen.

Wat telt als tijdige levering?

Wat je ook besluit, als je maar één keer besluit en het bij iedere leverancier op dezelfde manier toepast. De twee keuzes die er toe doen zijn op welke datum je meet, de beloofde datum van de leverancier of de datum waar je daadwerkelijk om hebt gevraagd, en hoeveel dagen tolerantie je toestaat. Een leverancier die te laat belooft en vervolgens zijn eigen belofte nakomt, scoort perfect ten opzichte van de beloofde datum, waardoor de gevraagde datum vaak de eerlijkste vergelijking is.

Moet een deellevering als te laat gelden?

Niet zo laat, maar ook niet zo compleet. Op tijd en volledig zijn twee afzonderlijke tests, en een zending die op de beloofde datum arriveert met 90 van de 100 eenheden is op tijd en kort. Door het één keer onder elke maat te tellen, blijven beide getallen betekenisvol; Door het in één tarief te vouwen, wordt verborgen welke van de twee problemen de leverancier feitelijk heeft.

Hoe vaak moet ik een leveranciersscorekaart bijwerken?

Registreer de cijfers telkens wanneer een levering wordt ontvangen, want dat is het enige moment waarop de beloofde datum, de werkelijke datum en de ontvangen hoeveelheid allemaal voor u liggen. Lees de scorekaart in plaats daarvan in een vast ritme, voor de meeste winkels elk kwartaal. Vaker beoordelen dan leveringen is een veelgemaakte fout: een leverancier bij wie je vier keer per jaar bestelt, produceert vier datapunten per jaar.