Come misurare le prestazioni dei fornitori

Chiedete a un commerciante quale dei suoi fornitori sia quello inaffidabile e la risposta verrà fuori dalla memoria: la spedizione arrivata con tre settimane di ritardo durante una promozione, o il cartone arrivato mezzo vuoto. Due ordini vividi finiscono per decidere la reputazione di un fornitore a cui hai ordinato quindici volte, e il fornitore che è scivolato silenziosamente da dodici giorni a diciannove nello stesso periodo non viene mai menzionato.

Perché una scorecard batte un sentimento

I dati per risolverlo esistono già e li hai generati tutti. Ogni ordine effettuato ha una data in cui lo hai inviato e una data in cui ti è stato detto di aspettarti la merce. Ogni ricevuta riporta la data di arrivo della merce e la quantità conteggiata. Quattro fatti per consegna, tutti noti in quel momento. Ciò che manca non è la misurazione, ma l'abitudine di scriverli da qualche parte per poi leggerli in sequenza.

Shopify detiene la materia prima e non fa nulla di aritmetico. Un ordine di acquisto registra prodotti, quantità, costi, termini di pagamento e dettagli del fornitore e, una volta contrassegnato come Ordinato, il trasferimento di inventario collegato è il luogo in cui vengono tracciate le spedizioni e ricevute le scorte, in tutto o in parte. Il record del fornitore contiene informazioni di contatto, dettagli dell'indirizzo e voci recenti dell'ordine di acquisto, secondo Shopify documentazione dei fornitori, controllato a settembre 2026. Nessuna tariffa di puntualità, nessun tasso di riempimento, nessuna cronologia dei tempi di consegna. La guida ai fornitori di Shopify elenca il monitoraggio delle prestazioni come buona pratica senza fornire uno strumento per esso, quindi chiunque utilizzi una scorecard la esegue in un foglio di calcolo o in un'app.

Non esiste uno standard con cui confrontarsi

Prima delle formule, la cosa che la maggior parte degli articoli su questo argomento sbaglia. Non esiste uno standard pubblicato in termini di puntualità o tasso di riempimento per i piccoli fornitori di e-commerce. Le percentuali che circolano provengono da due fonti: i programmi di conformità dei fornitori di grandissimi rivenditori e le aziende che vendono software di gestione dei fornitori a commercianti a cui è stato appena detto che i loro fornitori stanno sottoperformando. Il programma del rivenditore più citato viene riportato in modo incoerente tra le fonti commerciali che lo citano. L'unica cifra con un'attribuzione accademica denominata descrive le principali catene di vendita al dettaglio del Regno Unito misurate a livello di SKU, non un fornitore di candele che ti spedisce otto pallet all'anno.

Quindi questo post non ti dà alcun obiettivo. Ciò che ti offre è un modo per produrre numeri che siano comparabili nelle uniche due direzioni che contano: un fornitore rispetto al periodo precedente e i tuoi fornitori uno contro l’altro su misure identiche.

Tasso di consegna puntuale

La forma standard della formula, espressa come viene normalmente fornita:

Tariffa di puntualità = consegne ricevute in tempo ÷ consegne totali × 100

Sotto ci sono due decisioni ed entrambe cambiano la risposta. Il primo è l'unità che conti. Consegne, ordini di acquisto, righe d'ordine e casi vengono tutti utilizzati e la tariffa di un fornitore può spostare diversi punti solo su quella scelta. Scegline uno, scrivilo e non confrontare mai due fornitori conteggiati in modo diverso.

Il secondo è la data rispetto alla quale misurare. Un fornitore che fa preventivi generosi e poi rispetta il preventivo ottiene un punteggio perfetto rispetto alla data promessa e può apparire scadente rispetto alla data effettivamente richiesta. Entrambi sono legittimi. La promessa ti dice se il fornitore mantiene la parola data; la richiesta ti dice se si adatta al tuo calendario. Traccia la promessa se ne segui solo una, perché è già scritta sull'ordine.

Ecco otto consegne di Cedar & Fig, 250 g, da un fornitore, Harbourside, nell'arco di otto mesi. Ogni ordine è stato effettuato con una promessa di dodici giorni.

Con tolleranza zero, tre su otto sono arrivati entro la data promessa: il 37,5%. Concedi un periodo di grazia di due giorni e Gennaio si unirà a loro, dando quattro su otto, ovvero il 50%. Stesso fornitore, stesse otto consegne, tredici punti di differenza decisi da una regola stabilita da te. Questo è il motivo per scrivere la regola prima di calcolare qualsiasi cosa.

Tasso di riempimento

In tempo non dice nulla sul fatto che sia arrivato l'importo giusto. Il tasso di riempimento è la seconda metà:

Tasso di riempimento del fornitore = unità ricevute ÷ unità ordinate × 100

Di' quale tasso di riempimento intendi, ogni volta. Quello sopra è dal lato del fornitore: il fornitore ha spedito ciò che hai acquistato. Non si tratta del tasso di riempimento lato cliente, una misura del livello di servizio di quanta domanda è stata soddisfatta immediatamente, che i libri di testo sull'inventario dividono in cinque definizioni correlate ma numericamente diverse. Mettere i due uno accanto all'altro come se fossero un numero è una confusione comune e costosa.

In questi otto ordini Harbourside hai acquistato 150 unità ogni volta, quindi 1.200 unità in totale. Tre consegne sono mancate: 12 unità a marzo, 30 a giugno, 8 ad agosto. Ciò significa 50 unità in meno, 1.150 ricevute e un tasso di riempimento per unità del 95,8%. Contare invece sull'intero ordine, dove un ordine è arrivato completo oppure no, e cinque su otto erano completi: 62,5%. Entrambi descrivono le stesse otto consegne e il divario di 33 punti tra loro rappresenta l'aspetto di un fornitore accurato ma non completo in modo affidabile.

Combinando i due test si ottiene in tempo l'OTIF completo, solitamente scritto: la quota di consegne che erano entrambe rispettate la data promessa e completate. Tre degli otto si qualificano, ovvero il 37,5%. Alcuni professionisti invece moltiplicano i due tassi, ottenendo 0,375 × 0,625, ovvero il 23,4%. Due convenzioni, un fornitore, uno spread di quattordici punti. Scegline uno e tienilo. Per i meccanismi di registrazione di una breve spedizione, vedere gestire un ordine di acquisto parzialmente ricevuto.

Deriva dei tempi di consegna

Il tasso di puntualità misura il fornitore rispetto alla sua stessa promessa. La deriva del lead time misura ciò che la promessa non può nascondere: quanto tempo impiega effettivamente un ordine e se tale numero si sta muovendo.

Dall'ordine al ricevimento nelle stesse otto consegne, in sequenza: 13, 12, 17, 11, 12, 20, 18, 19 giorni. La media è di 15,25 giorni. Nessuna consegna ha richiesto 15 giorni. I primi quattro media 13,25; gli ultimi quattro media 17.25. Il fornitore ha aggiunto quattro giorni in otto mesi senza mai menzionarlo, e la media è l'unico riepilogo che te lo farebbe perdere.

Ciò è importante perché il tempo di consegna è un input diretto per il tuo punto di riordino. Cedar & Fig vende circa 5 unità al giorno, quindi quattro giorni in più equivalgono a 20 unità di copertura su cui contavi e che non hai più. Pianifica a 12 giorni mentre il fornitore corre a 17 e il buffer assorbe la differenza fino al mese in cui non lo fa.

La misurazione corretta del lead time, inclusa la deviazione standard che alimenta il calcolo delle scorte di sicurezza, viene elaborata in che modo i tempi di consegna dei fornitori influiscono sulle previsioni. Un avvertimento prima di partire: la matematica ha bisogno di osservazioni. Con tre consegne alle spalle, una deviazione standard è la decorazione. Sotto le dieci circa, traccia le date e guardale.

Un'altra convenzione da stabilire: tra quali due eventi cronometrare. L'ordine emesso alla ricevuta, la conferma del fornitore alla ricevuta, la spedizione al ricevuto e il ricevimento alla disponibilità per la vendita sono quattro misurazioni diverse e lo stesso fornitore appare giorni più veloce o più lento a seconda di quale si sceglie. Scegli quello che puoi catturare ogni volta.

Qualità e precisione

Il terzo gruppo è quello che i commercianti notano di più e registrano di meno, perché i problemi emergono durante l'unboxing piuttosto che in un sistema. Quattro valgono una colonna ciascuno, compilati mentre conti anziché ricordati in seguito:

I professionisti li raggruppano nell'idea di un ordine perfetto: accurato, puntuale, non danneggiato, completo, correttamente documentato. È utile come modo per ricordare le quattro colonne, ma è un concetto piuttosto che uno standard definito, quindi non trattarlo come qualcosa da confrontare.

Costruire la scorecard

La versione minima utile è una riga per consegna e cinque campi: fornitore, data promessa, data ricevuta, unità ordinate, unità ricevute. Una colonna di note se vuoi la metà della qualità. Questo è tutto. Tutto quanto sopra deriva da quei cinque campi con l'aritmetica che un foglio di calcolo esegue in un unico passaggio.

Gli otto mesi di Harbourside, riassunti:

Nessuno di questi quattro è un punteggio minimo e nessuno di per sé significa nulla. Significano qualcosa in due confronti. Innanzitutto rispetto alla prima metà dell'anno di Harbourside, quando il tempo medio di consegna è stato di 13,25 giorni e due consegne su quattro sono state puntuali. Il secondo rispetto agli altri tuoi fornitori ha ottenuto lo stesso punteggio: se Milden ha consegnato cinque su sei alla data promessa e nello stesso periodo con la stessa definizione, hai un motivo per preferire Milden dove il tempismo conta, e una cosa specifica da sollevare con Harbourside.

La dimensione del campione decide quanto ti appoggi su di esso. Su otto consegne, una cattiva vale 12,5 punti percentuali sulla puntualità. A tre vale 33. Una percentuale costruita su quattro dati dovrebbe essere letta come quattro date.

La maggior parte dei negozi non lo realizza mai perché la data promessa e la data ricevuta si trovano in luoghi diversi e nessuna delle due viene annotata nel momento in cui viene nota. StockCue non classifica i tuoi fornitori e nessuna descrizione onesta direbbe il contrario. Ciò che conserva è il record da cui li classifichi: ordini di acquisto e ricezione, completi o parziali, sincronizzati con Shopify, su Starter e versioni successive, con esportazione CSV su Growth se desideri la cronologia in un foglio. Per i meccanismi quotidiani, vedi monitorare gli ordini di acquisto su Shopify.

Agire con un punteggio negativo

Una scorecard che non cambia nulla è un hobby. Tre risposte, più o meno in ordine di costo.

Pianifica in base al numero reale. La risposta più economica e spesso quella giusta: se il fornitore ora lavora 19 giorni, pianifica 19 invece dei 12 indicati. Costa contanti, perché la copertura extra deve essere acquistata e mantenuta, e dà certezza senza conversazioni o cambi di fornitore.

Fai una conversazione con le date. "Sei stato molto in ritardo ultimamente" riceve una risposta gentile. "Le vostre ultime tre consegne sono arrivate sei, sette e otto giorni dopo la data promessa, e la ricezione dell'ordine è passata da 13 a 19 giorni da gennaio" ottiene un motivo, e talvolta il motivo è risolvibile alla fine.

Modificare l'esposizione. Procurati di seconda mano gli SKU in cui i tempi sono più difficili o sposta il fornitore in backup. Questa è l'opzione costosa, perché un secondo fornitore significa una seconda quantità minima d'ordine e un secondo rapporto, e ne vale la pena solo quando un esaurimento delle scorte ti costa un cliente anziché una vendita.

Un confine. Rincorrere una specifica spedizione in ritardo, accelerarla e coprire il vuoto che lascia è un lavoro diverso, coperto come gestire gli ordini di acquisto in ritardo. La scorecard riguarda il modello, non l'incidente. La relazione più ampia in cui si trova è esposta nel Guida alla gestione dei fornitori di Shopify.

Domande frequenti

Di quanti ordini d'acquisto ho bisogno prima che il punteggio di un fornitore significhi qualcosa?

Non esiste una soglia che trasforma un punteggio da insignificante ad affidabile, ma l’aritmetica ti dice quanto peso dargli. Con otto consegne, una cattiva sposta il tasso di puntualità di 12,5 punti; con tre consegne, una cattiva lo sposta di 33. Al di sotto di circa otto-dieci consegne, leggi le singole date anziché la percentuale e non provare affatto a calcolare una deviazione standard del tempo di consegna.

Cosa conta come consegna puntuale?

Qualunque cosa tu decida, purché lo decidi una volta e lo applichi a ogni fornitore allo stesso modo. Le due scelte che contano sono la data rispetto alla quale misurare, la data promessa dal fornitore o la data effettivamente richiesta, e quanti giorni di tolleranza concedi. Un fornitore che promette in ritardo e poi mantiene la propria promessa ottiene un punteggio perfetto rispetto alla data promessa, motivo per cui la data richiesta è spesso il confronto più onesto.

Una consegna parziale dovrebbe essere considerata tardiva?

Non così tardi, ma nemmeno così completo. Puntuali e completi sono due test separati, e una spedizione che arriva alla data promessa con 90 unità su 100 è puntuale e breve. Contarlo una volta sotto ciascuna misura mantiene entrambi i numeri significativi; ripiegandola in un'unica tariffa si nasconde quale dei due problemi ha effettivamente il fornitore.

Con quale frequenza devo aggiornare la scorecard del fornitore?

Registra i numeri ogni volta che ricevi una consegna, perché è quello il momento in cui la data promessa, la data effettiva e la quantità ricevuta sono tutte davanti a te. Leggi invece la scorecard a cadenza fissa, trimestrale per la maggior parte dei negozi. Revisionare più spesso delle consegne è un errore comune: un fornitore da cui ordini quattro volte all'anno produce quattro punti dati all'anno.