Bagaimana Mengukur Kinerja Pemasok

Tanyakan kepada pedagang pemasok mana yang tidak dapat diandalkan dan jawabannya akan hilang dari ingatan Anda: kiriman yang terlambat tiga minggu selama promosi, atau karton yang setengah kosong. Dua pesanan yang jelas akhirnya menentukan reputasi pemasok yang Anda pesan dari lima belas kali, dan pemasok yang diam-diam turun dari dua belas hari menjadi sembilan belas hari dalam periode yang sama tidak pernah disebutkan.

Mengapa kartu skor mengalahkan perasaan

Data untuk menyelesaikannya sudah ada dan Anda menghasilkan semuanya. Setiap pesanan yang Anda lakukan memiliki tanggal pengirimannya dan tanggal perkiraan barang akan dikirimkan. Setiap tanda terima mempunyai tanggal barang mendarat dan jumlah yang dihitung. Empat fakta per pengiriman, semuanya diketahui pada saat itu. Yang hilang bukanlah pengukuran, melainkan kebiasaan menuliskannya di suatu tempat yang nantinya bisa dibaca secara berurutan.

Shopify menyimpan bahan mentah dan tidak melakukan perhitungan apa pun. Pesanan pembelian mencatat produk, jumlah, biaya, ketentuan pembayaran, dan detail pemasok, dan setelah ditandai sebagai Dipesan, transfer inventaris terkait adalah tempat pengiriman dilacak dan stok diterima, seluruhnya atau sebagian. Catatan pemasok menyimpan informasi kontak, detail alamat, dan item baris pesanan pembelian terbaru, menurut Shopify dokumentasi pemasok, diperiksa pada bulan September 2026. Tidak ada tarif tepat waktu, tidak ada rasio pengisian, tidak ada riwayat waktu tunggu. Panduan pemasok Shopify mencantumkan pelacakan kinerja sebagai praktik yang baik tanpa menyediakan alat untuk itu, sehingga siapa pun yang menjalankan kartu skor akan menjalankannya di spreadsheet atau aplikasi.

Tidak ada standar untuk dibandingkan

Sebelum rumus, sebagian besar artikel tentang topik ini salah. Tidak ada standar ketepatan waktu atau tingkat pengisian yang dipublikasikan untuk pemasok e-niaga kecil. Persentase yang beredar berasal dari dua hal: program kepatuhan pemasok dari pengecer yang sangat besar, dan perusahaan yang menjual perangkat lunak manajemen pemasok kepada pedagang yang baru saja diberi tahu bahwa pemasok mereka berkinerja buruk. Program pengecer yang paling banyak dikutip dilaporkan secara tidak konsisten di seluruh sumber perdagangan yang mengutipnya. Gambar dengan atribusi akademis di belakangnya menggambarkan rantai ritel terkemuka di Inggris yang diukur pada tingkat SKU, bukan pemasok lilin yang mengirimi Anda delapan palet setahun.

Jadi postingan ini tidak memberi Anda target. Hal ini memberikan Anda cara untuk menghasilkan angka-angka yang sebanding dalam dua arah yang penting: pemasok terhadap periode sebelumnya, dan pemasok Anda terhadap satu sama lain berdasarkan ukuran yang ditentukan secara identik.

Tingkat pengiriman tepat waktu

Bentuk standar rumus, dinyatakan seperti yang biasa diberikan:

Tarif tepat waktu = pengiriman diterima tepat waktu total pengiriman × 100

Dua keputusan ada di bawahnya dan keduanya mengubah jawabannya. Yang pertama adalah unit yang Anda hitung. Pengiriman, pesanan pembelian, jalur pemesanan, dan kasing semuanya terbiasa, dan tarif pemasok dapat berpindah beberapa poin hanya pada pilihan itu. Pilih satu, tuliskan, dan jangan pernah membandingkan dua pemasok yang dihitung berbeda.

Yang kedua adalah tanggal berapa Anda mengukurnya. Pemasok yang mengutip dengan murah hati dan kemudian mencapai penawarannya sendiri mendapat skor sempurna dibandingkan tanggal yang dijanjikan, dan mungkin terlihat buruk dibandingkan tanggal yang sebenarnya Anda minta. Keduanya sah. Janji tersebut memberi tahu Anda apakah pemasok menepati janjinya; permintaan tersebut memberi tahu Anda apakah itu sesuai dengan kalender Anda. Lacak janji jika Anda melacak hanya satu, karena sudah tertulis di pesanan.

Berikut delapan pengiriman Cedar & Fig, 250g dari satu pemasok, Harbourside, selama delapan bulan. Setiap pesanan dilakukan dengan janji dua belas hari.

Tanpa toleransi, tiga dari delapan tiba pada atau sebelum tanggal yang dijanjikan: 37,5%. Berikan masa tenggang dua hari dan Januari bergabung dengan mereka, memberikan empat dari delapan, atau 50%. Pemasok yang sama, delapan pengiriman yang sama, perbedaan tiga belas poin ditentukan oleh aturan yang Anda tetapkan. Yang merupakan argumen untuk menuliskan aturan sebelum Anda menghitung apa pun.

Tingkat pengisian

Tepat waktu tidak menjelaskan apa pun tentang apakah jumlah yang tepat telah diberikan. Rasio pengisian adalah babak kedua:

Rasio pengisian pemasok = unit yang diterima unit yang dipesan × 100

Katakan rasio pengisian yang Anda maksud, setiap saat. Yang di atas adalah sisi pemasok: apakah pemasok mengirimkan apa yang Anda beli. Ini bukan tingkat pengisian sisi pelanggan, ukuran tingkat layanan tentang seberapa banyak permintaan Anda yang segera Anda penuhi, yang buku inventarisnya dibagi menjadi lima definisi terkait namun berbeda secara numerik. Menempatkan keduanya di samping satu sama lain seolah-olah merupakan satu angka adalah kebingungan yang umum dan mahal.

Dari delapan pesanan Harbourside tersebut, Anda membeli 150 unit setiap kalinya, sehingga totalnya menjadi 1.200 unit. Tiga pengiriman gagal: 12 unit di bulan Maret, 30 unit di bulan Juni, 8 unit di bulan Agustus. Itu berarti kekurangan 50 unit, 1.150 diterima, dan tingkat pengisian 95,8% per unit. Sebaliknya, hitung berdasarkan pesanan keseluruhan, di mana pesanan tiba dalam keadaan lengkap atau tidak, dan lima dari delapan pesanan selesai: 62,5%. Keduanya menggambarkan delapan pengiriman yang sama, dan selisih 33 poin di antara keduanya menunjukkan pemasok yang akurat namun tidak lengkap secara andal.

Menggabungkan kedua tes menghasilkan tepat waktu secara penuh, biasanya OTIF tertulis: bagian pengiriman yang tepat waktu dan selesai pada tanggal yang dijanjikan. Tiga dari delapan memenuhi syarat, atau 37,5%. Beberapa praktisi mengalikan kedua angka tersebut, sehingga menghasilkan 0,375 × 0,625, atau 23,4%. Dua konvensi, satu pemasok, penyebaran empat belas poin. Pilih satu dan simpan. Untuk mekanisme pencatatan kiriman singkat, lihat mengelola pesanan pembelian yang diterima sebagian.

Penyimpangan waktu tunggu

Tarif tepat waktu mengukur pemasok terhadap janjinya sendiri. Penyimpangan waktu tunggu mengukur apa yang tidak dapat disembunyikan oleh janji: berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu pesanan, dan apakah jumlah tersebut bergerak.

Pesanan sampai diterima dalam delapan pengiriman yang sama, berurutan: 13, 12, 17, 11, 12, 20, 18, 19 hari. Rata-rata adalah 15,25 hari. Tidak ada pengiriman yang memakan waktu 15 hari. Empat yang pertama rata-rata 13,25; empat terakhir rata-rata 17,25. Pemasok telah menambahkan empat hari selama delapan bulan dan tidak pernah menyebutkannya, dan rata-rata adalah satu ringkasan yang membuat Anda melewatkannya.

Hal ini penting karena waktu tunggu merupakan masukan langsung ke titik pemesanan ulang Anda. Cedar & Fig menjual sekitar 5 unit sehari, jadi empat hari ekstra berarti 20 unit perlindungan yang Anda andalkan dan tidak lagi Anda miliki. Rencanakan pada 12 hari sementara pemasok berjalan pada 17 dan buffer menyerap selisihnya hingga bulan tersebut tidak.

Mengukur waktu tunggu dengan benar, termasuk deviasi standar yang digunakan dalam penghitungan stok pengaman, dilakukan dalam bagaimana waktu tunggu pemasok memengaruhi perkiraan Anda. Satu peringatan sebelum Anda mulai: bahwa matematika memerlukan observasi. Dengan tiga pengiriman di belakang Anda, deviasi standar adalah hiasan. Di bawah kira-kira sepuluh, catat tanggalnya dan lihatlah.

Satu konvensi lagi yang harus diselesaikan: dua peristiwa mana yang Anda catat di antaranya. Pesanan yang diterbitkan hingga diterima, pengakuan pemasok hingga diterima, dikirim hingga diterima, dan diterima hingga tersedia untuk dijual adalah empat pengukuran berbeda, dan pemasok yang sama terlihat lebih cepat atau lebih lambat tergantung mana yang Anda pilih. Pilih salah satu yang dapat Anda tangkap setiap saat.

Kualitas dan akurasi

Kelompok ketiga adalah kelompok yang paling banyak diperhatikan dan paling sedikit dicatat oleh pedagang, karena masalah muncul saat membuka kotak (unboxing) dan bukan pada sistem. Empat masing-masing bernilai satu kolom, diisi saat Anda menghitung daripada diingat nanti:

Praktisi menggabungkan hal ini ke dalam gagasan tentang tatanan yang sempurna: akurat, tepat waktu, tidak rusak, lengkap, didokumentasikan dengan benar. Ini berguna sebagai cara untuk mengingat empat kolom, namun ini adalah sebuah konsep dan bukan standar yang ditetapkan, jadi jangan memperlakukannya sebagai sesuatu untuk dijadikan patokan.

Membangun kartu skor

Versi minimum yang berguna adalah satu baris per pengiriman dan lima bidang: pemasok, tanggal yang dijanjikan, tanggal diterima, unit dipesan, unit diterima. Kolom catatan jika ingin kualitas setengahnya. Hanya itu saja. Segala sesuatu di atas berasal dari lima bidang dengan aritmatika yang dilakukan spreadsheet dalam sekali jalan.

Delapan bulan Harbourside, diringkas:

Tak satu pun dari keempatnya yang merupakan tanda lulus, dan tidak ada yang berarti apa pun jika berdiri sendiri. Mereka memiliki arti dalam dua perbandingan. Pertama dibandingkan paruh pertama tahun Harbourside, ketika waktu tunggu rata-rata adalah 13,25 hari dan dua dari empat pengiriman tepat waktu. Posisi kedua dibandingkan pemasok Anda yang lain dengan skor yang sama: jika Milden mengirimkan lima dari enam pada tanggal yang dijanjikan dalam periode yang sama dengan definisi yang sama, Anda memiliki alasan untuk memilih Milden karena waktu yang penting, dan hal spesifik yang perlu disampaikan kepada Harbourside.

Ukuran sampel menentukan seberapa keras Anda bersandar pada sampel tersebut. Pada delapan pengiriman, satu pengiriman buruk bernilai 12,5 poin persentase dari tarif tepat waktu. Pada angka tiga bernilai 33. Persentase yang dibangun berdasarkan empat titik data harus dibaca sebagai empat tanggal.

Kebanyakan toko tidak pernah membuat ini karena tanggal yang dijanjikan dan tanggal penerimaan berada di tempat yang berbeda dan tidak ada yang tertulis pada saat tanggal tersebut diketahui. StockCue tidak menilai pemasok Anda, dan tidak ada penjelasan jujur ​​yang mengatakan sebaliknya. Yang disimpan adalah catatan tempat Anda menilainya: pesanan pembelian dan penerimaan, penuh atau sebagian, disinkronkan kembali ke Shopify, di Pemula dan yang lebih baru, dengan ekspor CSV di Pertumbuhan jika Anda ingin riwayatnya dalam satu lembar. Untuk mekanik sehari-hari, lihat melacak pesanan pembelian di Shopify.

Bertindak dengan skor buruk

Kartu skor yang tidak mengubah apa pun adalah hobi. Tiga tanggapan, kira-kira berdasarkan urutan biaya.

Rencanakan bilangan sebenarnya. Respons termurah dan sering kali merupakan jawaban yang tepat: jika pemasok sekarang beroperasi selama 19 hari, rencanakan pada 19 hari, bukan 12 hari yang mereka kutip. Ini membutuhkan uang tunai, karena perlindungan tambahan harus dibeli dan disimpan, dan ini membeli kepastian tanpa pembicaraan atau pergantian pemasok.

Lakukan percakapan dengan teman kencan. "Kamu sering terlambat akhir-akhir ini" mendapat balasan yang sopan. "Tiga pengiriman terakhir Anda tiba enam, tujuh, dan delapan hari setelah tanggal yang dijanjikan, dan penerimaan pesanan telah berubah dari 13 hari menjadi 19 hari sejak Januari" mendapat alasannya, dan terkadang alasannya dapat diperbaiki pada akhirnya.

Ubah eksposur. Sumber kedua SKU yang memerlukan waktu paling sulit, atau pindahkan pemasok ke cadangan. Ini adalah pilihan yang mahal, karena pemasok kedua berarti jumlah pesanan minimum kedua dan hubungan kedua, dan ini hanya layak dilakukan jika kehabisan stok membuat Anda kehilangan pelanggan, bukan penjualan.

Satu batas. Mengejar pengiriman tertentu yang terlambat, mempercepatnya, dan menutupi celah yang ditinggalkannya adalah pekerjaan yang berbeda, sudah tercakup dalam hal ini bagaimana mengelola pesanan pembelian yang terlambat. Kartu skornya adalah untuk polanya, bukan kejadiannya. Hubungan yang lebih luas di dalamnya diatur dalam Panduan manajemen pemasok Shopify.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa banyak pesanan pembelian yang saya perlukan sebelum skor pemasok berarti?

Tidak ada ambang batas yang mengubah skor dari tidak berarti menjadi dapat diandalkan, namun aritmatika memberi tahu Anda seberapa besar bobot yang harus diberikan. Dengan delapan pengiriman, satu pengiriman buruk meningkatkan tingkat ketepatan waktu sebesar 12,5 poin; dengan tiga pengiriman, satu pengiriman buruk akan menaikkannya menjadi 33. Di bawah sekitar delapan hingga sepuluh pengiriman, bacalah masing-masing tanggal, bukan persentasenya, dan jangan mencoba menghitung deviasi standar waktu tunggu sama sekali.

Apa yang dianggap sebagai pengiriman tepat waktu?

Apa pun yang Anda putuskan, selama Anda memutuskan sekali dan menerapkannya pada setiap pemasok dengan cara yang sama. Dua pilihan yang penting adalah tanggal berapa yang Anda ukur, tanggal yang dijanjikan pemasok atau tanggal sebenarnya yang Anda minta, dan berapa hari toleransi yang Anda izinkan. Pemasok yang terlambat berjanji dan kemudian menepati janjinya mendapat skor sempurna dibandingkan tanggal yang dijanjikan, itulah sebabnya tanggal yang diminta sering kali merupakan perbandingan yang lebih jujur.

Haruskah pengiriman sebagian dianggap terlambat?

Tidak terlambat, tapi juga tidak selengkap. Tepat waktu dan penuh adalah dua pengujian terpisah, dan pengiriman yang tiba pada tanggal yang dijanjikan dengan 90 dari 100 unit tepat waktu dan singkat. Menghitungnya sekali pada setiap takaran akan membuat kedua angka tetap bermakna; melipatgandakannya menjadi satu tarif menyembunyikan masalah mana yang sebenarnya dihadapi pemasok.

Seberapa sering saya harus memperbarui kartu skor pemasok?

Catat nomornya setiap kali kiriman diterima, karena pada saat itulah tanggal yang dijanjikan, tanggal sebenarnya, dan jumlah yang diterima semuanya ada di depan Anda. Bacalah kartu skor dengan irama tetap, setiap tiga bulan untuk sebagian besar toko. Meninjau lebih sering daripada pengiriman adalah kesalahan umum: pemasok yang Anda pesan empat kali setahun menghasilkan empat titik data setahun.