Planificación de inventario navideño para Shopify: guía completa

La autopsia de enero suele echar la culpa al pronóstico. Abra el historial de órdenes de compra y casi nunca es el pronóstico. El número era más o menos correcto; el pedido salió dos semanas después de la última fecha en que podría haber salido y aun así llegó a tiempo, por lo que la tienda pasó sus mejores seis semanas vendiendo lo que ya había en el estante.

La planificación de vacaciones es un problema de calendario antes que un problema de matemáticas. Esta guía cubre el calendario, el efectivo y el compromiso: qué tan lejos del pico debe llegar la orden de compra, cuánto comprometerse en una ventana en lugar de un día pico, y qué hacer con lo que queda. No reconstruye el pronóstico en sí. Derivar un índice estacional a partir de su propia historia es un trabajo aparte, cubierto en cómo pronosticar el inventario estacional, y esta publicación toma su salida como entrada. Para la versión comprimida de cuatro días del mismo problema, consulte Planificación de inventario del Black Friday.

¿Qué es realmente la planificación de vacaciones?

Tres trabajos y el orden importa, porque cada uno limita al siguiente.

El calendario es lo primero. Establece la última fecha en la que una orden de compra puede salir y seguir siendo stock vendible, y la fija su proveedor y no usted. El efectivo viene en segundo lugar: la compra navideña suele ser el compromiso individual más grande del año y sale semanas antes de que regresen los ingresos. La cantidad de compra viene al final, porque es la única de las tres que puedes ajustar libremente, y ajustarla de nada sirve si la fecha ya ha pasado.

La mayoría del contenido de planificación ejecuta esto a la inversa y comienza con la cantidad. Así es como una tienda termina con una cifra bien argumentada sobre la cual no puede actuar.

Hay que establecer una cosa antes de todo esto: tu semana pico. No la semana pico del calendario, la tuya. Un SKU orientado a regalos y un SKU para clima frío que se venden mucho en el cuarto trimestre pueden alcanzar su punto máximo con un mes de diferencia, y una tienda que vende ambos tiene dos calendarios, no uno. Esa fecha surge de tu propio historial de pedidos, por SKU o por categoría, y es el ancla para todo lo que sigue.

Trabajando hacia atrás desde el pico

La última fecha de pedido útil es el pico menos el tiempo de entrega del proveedor menos un margen para la variación en ese tiempo de entrega, menos el tiempo que le lleva recibir el stock, menos el tiempo que tarde en abrirse la ventana de venta. Si lo pierdes, el tamaño de la compra dejará de importar.

Trabajó en el SKU de la casa del sitio. Cedar & Fig, 250 g vende 5 unidades por día al inicio, cuesta $7 y se vende al por menor a $18, y su proveedor tiene un plazo de entrega de 12 días con una desviación estándar de aproximadamente 2 días en los últimos ocho pedidos. Su pico es la última semana de su temporada, y su propia historia muestra que el ascenso comenzó unas cuatro semanas antes.

Contando hacia atrás desde el primer día de la semana pico:

28 + 5 + 4 + 12 + 7 = 56 días. Ocho semanas. La orden de compra en sí tiene que salir el día 49, siete semanas antes del pico, y el trabajo de planificación comienza una semana antes.

Siete semanas es un calendario cómodo. Cambie el proveedor por uno que tenga un plazo de entrega de 60 días y la misma aritmética dará 28 + 5 + 4 + 60 = 97 días, aproximadamente 14 semanas antes del pico, sin margen para decidir. Una tienda que se abastece en el extranjero se está comprometiendo con sus cifras navideñas aproximadamente un cuarto antes de la temporada, en un pronóstico sin señales recientes. Ese no es un problema de disciplina. Es la estructura de la decisión, y la respuesta honesta es un amortiguador más amplio y un comienzo más temprano, no una mejor suposición.

Mida ese tiempo de entrega a partir de sus propias órdenes de compra, desde la colocación hasta la disponibilidad para la venta, no a partir de la cotización del proveedor, que generalmente cubre solo la producción. Y compruebe si se alarga en el cuarto trimestre: el suyo no es el único pedido en la cola.

Dimensionando la compra navideña

El pronóstico aquí es un insumo, no un resultado. Cedar & Fig produce 150 unidades al mes fuera de su temporada y tiene un índice de mes pico de 2,5, lo que sitúa el mes pico en 375 unidades. Esa derivación vive en la guía de pronóstico estacional; Esta publicación comienza desde el número.

El error que vale la pena mencionar es comparar la compra con la tasa del día pico. 375 unidades en un mes pico de 30 días son 12,5 unidades por día. Aplique esa tarifa a toda la temporada de 58 días y obtendrá 725 unidades, cuando la temporada en realidad necesita las 375 unidades del mes pico más la rampa. Supongamos que el mes de rampa tiene un índice de 1,5 con el mismo método: 150 × 1,5 = 225 unidades, por lo que la temporada necesita 600, no 725. Las 125 unidades adicionales son $875 de costo que seguirán ahí en enero.

Luego resta lo que todavía quedará allí. En la fecha de la orden de compra, día 49, Cedar & Fig tiene 120 unidades disponibles. Entre el día 49 y el día 28, cuando se abre la ventana, se vende al valor inicial: 21 días × 5 unidades = 105 unidades. Eso deja 15 unidades cuando comienza la temporada, por lo que el pedido es 600 − 15 = 585 unidades, redondeado hacia arriba a lo que fuere el paquete de cajas del proveedor. Redondear una orden al mínimo es decisión propia, recogida en cuanto pedir. Llámelo 600 unidades a $7, que son $4,200 comprometidos contra $10,800 de valor minorista.

Tamaño frente a lo que puede vender, no frente a la tasa más alta que jamás alcanzará. La métrica que realmente califica una compra estacional es la venta directa medida semana a semana en comparación con el plan, no la facturación medida a lo largo del año; ver cómo calcular la tasa de venta directa para ese cálculo.

Un límite. Si parte del aumento es un descuento que usted elige ejecutar en lugar de una demanda estacional que llegaría de todos modos, esa es una estimación diferente con un método diferente, y plegarlo al índice estacional corromperá el que construya la próxima vez. Cómo afectan las promociones a la previsión de inventario cubiertas que separan a los dos.

Condiciones de efectivo y proveedores

$ 4,200 salen del negocio siete semanas antes del pico y regresan durante los dos meses siguientes, algunos a precio completo y otros a cualquier precio de salida. En un SKU que es una compra. En todo el catálogo, es la decisión de capital de trabajo más importante del año y llega al punto del calendario donde menos se sabe.

Tres cosas cambian la forma de ese compromiso y ninguna de ellas cambia las fechas de las acciones.

Las condiciones de pago mueven la fecha de pago, no la fecha del pedido. Un acuerdo de depósito y saldo divide el desembolso a lo largo del plazo de entrega; Los términos netos lo empujan más allá de la entrega. Ambos ayudan al flujo de caja y ninguno le permite ganar un solo día adicional en el calendario anterior. Vale la pena negociar los términos, pero no sustituye a realizar el pedido antes.

Dividir la entrega compra opcionalidad. Dos entregas contra una orden de compra, un aterrizaje antes de que se abra la ventana y otro a mitad de temporada, convierten parte de un compromiso fijo en una decisión que se toma con tres semanas de datos de ventas reales detrás. Cuesta flete y necesita un proveedor que lo haga, pero en un SKU de alta incertidumbre suele ser el seguro más barato disponible.

Varios proveedores significan varios calendarios. Cada proveedor tiene su propio plazo de entrega, por lo que cada proveedor tiene su propia fecha del último pedido y no se alinean. La versión práctica es una lista, ordenada por fecha del último pedido en orden ascendente, con el más antiguo en la parte superior. El SKU que parece menos urgente según los ingresos suele ser aquel cuya fecha cae primero.

La capacidad de recepción es la limitación que nadie planea. Cinco días después de la recepción está bien para una entrega. Tres proveedores que aterrizan en la misma semana contra una persona que también tiene que empaquetar los pedidos es cómo el stock permanece en una caja detrás del escritorio durante la primera semana de la ventana, físicamente presente y no a la venta.

Fechas navideñas y de fin de temporada

Para un SKU de regalo, el período de venta no finaliza el día de Navidad. Finaliza en la última fecha en que un cliente puede realizar un pedido y aún recibirlo a tiempo, que es una fecha de envío del transportista, no una fecha festiva. Los operadores publican esos límites para cada nivel de servicio, cambian cada año y son anteriores a lo que la mayoría de los comerciantes suponen. Busque las fechas publicadas del año en curso para los servicios que realmente utiliza y trate el primero en el que confíe como el verdadero final de la ventana.

Esto tiene duras consecuencias para el reordenamiento. Una vez que los días restantes en su ventana sean menores que el tiempo de entrega más el margen de variación más la recepción, ningún pedido realizado llegará a tiempo para venderse. Para Cedar & Fig, eso es 12 + 4 + 5 = 21 días, tres semanas. Dentro de esa zona, el estante que tienes es el estante que obtienes, y cada palanca restante es una palanca de comercialización en lugar de una de compra.

Después del corte de despacho, la demanda cambia de forma en lugar de detenerse. La recogida y entrega local siguen vendiéndose después de la fecha límite de envío si las ofreces, y las tarjetas de regalo siguen generando tráfico. Si su tienda ve una cola después de las vacaciones es una cuestión de su propio historial de pedidos más que de una regla general, y una regla real cambia la cantidad de descuentos en la última semana.

Correcciones a mitad de temporada

Tres semanas después, compare las unidades acumuladas vendidas con el plan acumulativo para los mismos días, no con el total de la temporada. El total de la temporada siempre parecerá subvendido en la tercera semana, lo que no dice nada.

Tener calor es el problema más fácil, y sólo lo es si el calendario todavía permite realizar un pedido. Verifique los días restantes en la ventana con la zona muerta de 21 días anterior antes de hacer cualquier otra cosa. Si una orden puede llegar, compárela en función de los días en que realmente será vendible en lugar de en función del precio al que se ha estado vendiendo, porque una reorden que llega con diez días restantes en la ventana es una orden de diez días. Si un pedido no puede llegar, proteja el agotamiento: retire el SKU del tráfico pago antes de que llegue a cero, de modo que no esté pagando por los clics en una página agotada, y mueva la promoción a algo que sí tenga.

Pasar frío es el problema más difícil, porque el instinto es esperar. Las acciones no van a mejorar y el precio que alcanzarán sólo bajará a medida que avance la temporada. Si las ventas directas acumuladas están muy por detrás del plan en la marca de tres semanas y el patrón se mantuvo en dos puntos de control en lugar de uno, actúe mientras la temporada todavía esté haciendo el trabajo por usted. Un modesto descuento dentro de la ventana recupera más que uno profundo en enero.

Hacer esto correctamente significa volver a calcular un índice estacional por SKU, rebasarlo con la velocidad actual y traducirlo a una fecha del último pedido para cada proveedor, y luego mantenerlo todo actualizado mientras transcurre la temporada. Después de un puñado de líneas estacionales, deja de suceder. StockCue deriva el índice estacional del historial de pedidos de su tienda en cada plan, incluido el gratuito, y amortigua y limita el resultado deliberadamente, de modo que un mes inusualmente fuerte no triplique el siguiente pedido sugerido. Las órdenes de compra y la recepción comienzan en Starter, que es donde el lado del calendario se convierte en algo que la aplicación puede contener en lugar de una hoja de cálculo.

Planificando la salida

La posición en la que se encontrará el primer día hábil de enero se decide cuando realiza el pedido, no se descubre después. Anota a cuál de las tres posiciones aspiras antes de que comience la temporada.

Vender hasta casi cero. Compra para la ventana y acepta una fina la semana pasada. Este es el valor predeterminado correcto para cualquier cosa con empaques anticuados o una temporada genuinamente estrecha, y significa tolerar algunas pérdidas de ventas al final en lugar de tratar un desabastecimiento en los últimos días como un error de planificación.

Llévalo adelante. Viable cuando el empaque no tiene fecha, el producto no se degrada y tienes espacio en los estantes que no ibas a utilizar. No es gratis: esas acciones son efectivo inmóvil durante aproximadamente once meses, y tienen que ganarse su lugar frente a todo lo demás que se podría haber comprado con ellas.

Márcalo. Establezca el desencadenante antes de la temporada, como una fecha más un umbral de venta, porque la decisión es mucho más difícil de tomar en este momento. La disposición a pagar por un artículo de temporada cae una vez que termina la temporada, por lo que el descuento que lo liquida a principios de enero es menor que el que lo liquida en marzo. Diez formas de vender el exceso de inventario sin perder margen cubre las tácticas; La decisión de utilizarlos pertenece aquí.

Lo que se está evitando es la cuarta posición, que no es una decisión en absoluto: mantener el stock porque nadie lo eligió, hasta que deje de ser un exceso estacional y se convierta en stock muerto. Los hábitos que producen ese resultado año tras año se tratan en cómo prevenir el exceso de existencias.

Una última cosa que vale la pena hacer mientras aún esté fresco: registrar lo que realmente sucedió. Unidades vendidas por semana según lo planificado, la fecha en que se realizó el pedido, la fecha en que las existencias se volvieron vendibles y la brecha entre las dos. El calendario de la próxima temporada se construye a partir de las fechas de esta temporada y nadie las recuerda en septiembre.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo realizar pedidos de compra para las fiestas?

Trabaje hacia atrás desde su propia semana pico en lugar de hacerlo desde una fecha del calendario. Sume los días que necesita en el estante antes de que se abra la ventana de venta, su tiempo de recepción, un margen para la variabilidad del tiempo de entrega de su proveedor y el tiempo de entrega del proveedor en sí. Ese total, restado del pico, es la última fecha en que puede salir la orden de compra. Con un plazo de entrega de doce días, aterriza unas siete semanas antes del pico; para un plazo de entrega de sesenta días, se acerca más a catorce.

¿Cuánto stock extra debo pedir para las vacaciones?

No existe un multiplicador que se transfiera entre tiendas, por lo que el número debe provenir de su propio historial estacional y no de una regla general. Pronostique toda la ventana de ventas, no el día pico, luego reste lo que todavía tendrá a mano cuando se abra la ventana. Sacar el pedido de la tarifa del día pico es la forma más común en que una compra navideña se convierte en un remanente de enero, porque la tarifa pico solo se aplica durante una fracción de la temporada.

¿Qué debo hacer si un producto navideño se agota a principios de diciembre?

Primero verifique si aún se puede realizar un nuevo pedido. Si los días que quedan en su ventana de venta son menores que su tiempo de entrega más la recepción más un margen de variación, no llegará ningún pedido realizado ahora mientras aún se pueda vender, y la decisión es sobre qué hacer con el tráfico: sustituir un SKU similar, aceptar pedidos pendientes con una fecha de envío establecida o dejarlo pasar y proteger la experiencia del cliente. Si se puede realizar un nuevo pedido, compárelo con los días que quedan en la ventana, no con el precio al que se vendió.

¿Qué debo hacer con el stock sobrante de temporada en enero?

Decide esto antes de que comience la temporada y no en enero. Las tres posiciones son vender hasta casi cero y aceptar una cola delgada, llevar el stock a la próxima temporada si el empaque no está fechado y usted puede permitirse el lujo de comprarlo, o rebajarlo. Establezca el desencadenante de la rebaja como una fecha y un umbral de venta por adelantado, porque la disposición a pagar por un artículo de temporada colapsa una vez que termina la temporada.