Planification des stocks de vacances pour Shopify : guide complet

L’autopsie de janvier rejette généralement la faute sur les prévisions. Ouvrez l’historique des bons de commande et ce n’est presque jamais une prévision. Le chiffre était à peu près correct ; la commande est partie deux semaines après la dernière date à laquelle elle aurait pu partir et est toujours arrivée à temps, le magasin a donc passé ses six meilleures semaines à vendre tout ce qui était déjà en rayon.

La planification des vacances est un problème de calendrier avant d'être un problème de mathématiques. Ce guide couvre le calendrier, la trésorerie et l'engagement : jusqu'où le bon de commande doit remonter par rapport au pic, combien engager par rapport à une fenêtre plutôt qu'un jour de pointe, et que faire de ce qui reste. Il ne reconstruit pas lui-même les prévisions. Dériver un indice saisonnier à partir de votre propre historique est une tâche distincte, couverte par comment prévoir l'inventaire saisonnier, et cet article prend sa sortie comme entrée. Pour la version compressée de quatre jours du même problème, voir Planification des stocks du Black Friday.

Qu'est-ce que la planification des vacances ?

Trois tâches, et l'ordre compte, car chacune contraint la suivante.

Le calendrier vient en premier. Il fixe la dernière date à laquelle un bon de commande peut partir et être toujours en stock vendable, et il est fixé par votre fournisseur plutôt que par vous. L’argent vient en deuxième position : les achats de vacances constituent généralement l’engagement le plus important de l’année et sont dépensés des semaines avant que les revenus ne reviennent. La quantité achetée vient en dernier lieu, car c'est la seule des trois que vous pouvez ajuster librement, et l'ajuster est inutile si la date est déjà dépassée.

La plupart des contenus de planification procèdent à l'inverse et commencent par la quantité. C’est ainsi qu’un magasin se retrouve avec un chiffre argumenté sur lequel il ne peut pas agir.

Une chose doit être établie avant tout cela : votre semaine de pointe. Ce n'est pas la semaine de pointe du calendrier, la vôtre. Un SKU axé sur les cadeaux et un SKU pour temps froid qui se vendent tous deux fortement au quatrième trimestre peuvent culminer à un mois d'intervalle, et un magasin proposant les deux a deux calendriers, pas un. Cette date provient de votre propre historique de commandes, par SKU ou par catégorie, et constitue le point d'ancrage de tout ce qui suit.

Travailler à rebours depuis le sommet

La dernière date de commande utile est égale au pic moins le délai de livraison du fournisseur moins un tampon pour la variation de ce délai de livraison, moins le temps qu'il vous faut pour recevoir le stock, moins le délai d'ouverture de la fenêtre de vente. Si vous le manquez, la taille de l’achat n’a plus d’importance.

Travail sur le SKU maison du site. Cedar & Fig, 250g se vend 5 unités par jour au départ, coûte 7 $ et se vend au détail à 18 $, et son fournisseur a un délai de livraison de 12 jours avec un écart type d'environ 2 jours sur les huit dernières commandes. Son apogée correspond à la dernière semaine de sa saison, et sa propre histoire montre que la remontée a commencé environ quatre semaines plus tôt.

Compte à rebours à partir du premier jour de la semaine de pointe :

28 + 5 + 4 + 12 + 7 = 56 jours. Huit semaines. Le bon de commande lui-même doit partir au jour 49, sept semaines avant le pic, et le travail de planification commence une semaine avant.

Sept semaines est un calendrier confortable. Remplacez le fournisseur par un autre avec un délai de livraison de 60 jours et la même arithmétique donne 28 + 5 + 4 + 60 = 97 jours, environ 14 semaines avant le pic, sans possibilité de décision. Un magasin qui s'approvisionne à l'étranger s'engage sur ses chiffres de vacances environ un trimestre avant la saison, sur la base d'une prévision ne contenant aucun signal récent. Ce n'est pas un problème de discipline. C’est la structure de la décision, et la réponse honnête est une marge de manœuvre plus large et un démarrage plus précoce, et non une meilleure estimation.

Mesurez ce délai à partir de vos propres bons de commande, de leur mise en vente, et non à partir du devis du fournisseur, qui couvre généralement uniquement la production. Et vérifiez si cela s'étend au quatrième trimestre : votre commande n'est pas la seule dans leur file d'attente.

Dimensionner l'achat de vacances

La prévision est ici une entrée, pas une sortie. Cedar & Fig exploite 150 unités par mois en dehors de sa saison et affiche un indice mensuel de pointe de 2,5, ce qui place le mois de pointe à 375 unités. Cette dérivation vit dans le guide des prévisions saisonnières; ce message commence à partir du numéro.

L’erreur qui mérite d’être signalée consiste à évaluer l’achat par rapport au taux du jour de pointe. 375 unités sur un mois de pointe de 30 jours correspondent à 12,5 unités par jour. Appliquez ce taux à l'ensemble de la saison de 58 jours et vous obtenez 725 unités, alors que la saison a réellement besoin des 375 unités du mois de pointe plus la rampe. Supposons que le mois de rampe soit indexé à 1,5 selon la même méthode : 150 × 1,5 = 225 unités, donc la saison a besoin de 600, et non de 725. Les 125 unités supplémentaires représentent un coût de 875 $ qui seront toujours là en janvier.

Soustrayez ensuite ce qui sera encore là. À la date du bon de commande, jour 49, Cedar & Fig dispose de 120 unités en stock. Entre le jour 49 et le jour 28, lorsque la fenêtre s'ouvre, il se vend au départ : 21 jours × 5 unités = 105 unités. Cela laisse 15 unités au début de la saison, donc la commande est de 600 − 15 = 585 unités, arrondies aux forces du coffret du fournisseur. Arrondir une commande au minimum est sa propre décision, couverte par combien commander. Appelez cela 600 unités à 7 $, soit 4 200 $ engagés contre 10 800 $ de valeur au détail.

Taille par rapport à ce que vous pouvez vendre, et non par rapport au taux le plus élevé que vous aurez jamais atteint. La mesure qui évalue réellement un achat saisonnier est la vente mesurée semaine par semaine par rapport au plan, et non le chiffre d'affaires mesuré sur l'année ; voir comment calculer le taux de vente pour ce calcul.

Une frontière. Si une partie de l’augmentation est une remise que vous choisissez d’appliquer plutôt qu’une demande saisonnière qui arriverait de toute façon, il s’agit d’une estimation différente avec une méthode différente, et son intégration dans l’indice saisonnier corrompra celle que vous construirez la prochaine fois. Comment les promotions affectent la prévision des stocks couvertures séparant les deux.

Conditions de trésorerie et de fournisseurs

4 200 $ quittent l'entreprise sept semaines avant le pic et reviennent au cours des deux mois suivants, une partie au prix fort et une partie au prix de sortie, quel que soit le prix de sortie. Sur un SKU, il s'agit d'un achat. Dans un catalogue, il s’agit de la décision la plus importante de l’année en matière de fonds de roulement, et elle arrive au moment du calendrier où l’on en sait le moins.

Trois éléments modifient la forme de cet engagement, et aucun d’entre eux ne modifie les dates de stock.

Les conditions de paiement déplacent la date d'encaissement et non la date de commande. Un accord de dépôt et de solde répartit les dépenses sur toute la période de livraison ; les conditions nettes le poussent au-delà de la livraison. Les deux contribuent à la trésorerie et aucun ne vous achète un seul jour supplémentaire sur le calendrier ci-dessus. Négocier les conditions en vaut la peine, mais cela ne remplace pas une commande plus tôt.

Le fractionnement de la livraison achète une option. Deux livraisons contre un bon de commande, un atterrissage avant l'ouverture de la fenêtre et un à mi-saison, transforment une partie d'un engagement fixe en une décision que vous prenez avec trois semaines de données de ventes réelles derrière. Cela coûte du fret et nécessite un fournisseur qui le fera, mais sur un SKU à forte incertitude, il s'agit généralement de l'assurance la moins chère disponible.

Qui dit plusieurs fournisseurs, dit plusieurs calendriers. Chaque fournisseur a son propre délai de livraison, donc chaque fournisseur a sa propre date de dernière commande et ils ne font pas la queue. La version pratique est une liste, triée par date de dernière commande croissante, la plus ancienne étant en haut. Le SKU qui semble le moins urgent en termes de revenus est souvent celui dont la date tombe en premier.

La capacité de réception est une contrainte à laquelle personne n’envisage. Cinq jours après réception suffisent pour une livraison. Trois fournisseurs atterrissant la même semaine contre une personne qui doit également emballer les commandes : le stock reste dans une boîte derrière le bureau pendant la première semaine de la fenêtre, physiquement présent et non à vendre.

Dates de Noël et de fin de saison

Pour un SKU cadeau, la fenêtre de vente ne se termine pas le jour de Noël. Il se termine à la dernière date à laquelle un client peut commander tout en le recevant à temps, qui est une date d'expédition du transporteur et non une date fériée. Les transporteurs publient ces seuils pour chaque niveau de service, ils évoluent chaque année et ils surviennent plus tôt que ne le supposent la plupart des commerçants. Recherchez les dates de publication de l'année en cours pour les services que vous utilisez réellement et considérez la première sur laquelle vous comptez comme la véritable fin de la fenêtre.

Cela a de lourdes conséquences en matière de réapprovisionnement. Une fois que les jours restants dans votre fenêtre sont inférieurs au délai de livraison plus au tampon d'écart plus la réception, aucune commande passée n'arrivera à temps pour être vendue. Pour le cèdre et la figue, cela fait 12 + 4 + 5 = 21 jours, trois semaines. À l’intérieur de cette zone, l’étagère dont vous disposez est celle que vous obtenez, et chaque levier restant est un levier de marchandisage plutôt qu’un levier d’achat.

Après la date limite d’expédition, la demande change de forme plutôt que de s’arrêter. Le ramassage local et la livraison locale continuent de vendre au-delà de la date limite d'expédition si vous les proposez, et les cartes-cadeaux continuent de convertir le trafic. Que votre magasin voie une queue après les vacances est une question concernant votre propre historique de commandes plutôt qu'une règle générale, et une vraie question change l'intensité de vos remises au cours de la dernière semaine.

Corrections de mi-saison

Trois semaines après le début de la fenêtre, comparez les unités cumulées vendues au plan cumulatif pour les mêmes jours, et non au total de la saison. Le total de la saison semblera toujours sous-vendu au cours de la troisième semaine, ce qui ne vous dit rien.

Faire chaud est le problème le plus simple, et il n’est plus facile que si le calendrier autorise toujours une commande. Vérifiez les jours restants dans la fenêtre par rapport à la zone morte de 21 jours ci-dessus avant de faire autre chose. Si une commande peut aboutir, évaluez-la en fonction du nombre de jours où elle sera réellement vendable plutôt qu'en fonction du taux auquel elle s'est vendue, car une nouvelle commande qui arrive avec dix jours restants est une commande de dix jours. Si une commande ne peut pas aboutir, protégez la vente : retirez le SKU du trafic payant avant qu'il ne tombe à zéro, afin de ne pas payer pour les clics sur une page épuisée, et déplacez la promotion sur quelque chose que vous possédez.

Le froid est le problème le plus difficile, car l’instinct est d’attendre. Le stock ne va pas s’améliorer et le prix qu’il atteindra ne fera que baisser à mesure que la saison vieillit. Si les ventes cumulées sont bien en retard sur le plan au bout de trois semaines et que la tendance se maintient sur deux points de contrôle plutôt qu'un, agissez pendant que la saison fait encore le travail pour vous. Une modeste remise à l’intérieur de la fenêtre récupère plus qu’une forte remise en janvier.

Faire cela correctement signifie recalculer un indice saisonnier par SKU, le rebaser par rapport à la vitesse actuelle et le traduire en une date de dernière commande pour chaque fournisseur, puis le garder à jour pendant la saison. Au-delà d’une poignée de lignes saisonnières, cela cesse de se produire. StockCue dérive l'indice saisonnier de l'historique des commandes de votre magasin sur chaque plan, y compris Free, et atténue et plafonne délibérément le résultat, de sorte qu'un mois inhabituellement fort ne triple pas la prochaine commande suggérée. Les bons de commande et la réception commencent chez Starter, c'est là que le côté calendrier devient quelque chose que l'application peut contenir plutôt qu'une feuille de calcul.

Planifier la sortie

La position dans laquelle vous vous situerez le premier jour ouvrable du mois de janvier est décidée au moment où vous passez la commande et n'est pas découverte par la suite. Notez lequel des trois postes vous visez avant le début de la saison.

Vendez jusqu’à près de zéro. Achetez pour la fenêtre et acceptez une fine semaine dernière. C'est la bonne solution par défaut pour tout ce qui a un emballage daté ou une saison vraiment étroite, et cela signifie tolérer certaines ventes perdues à la fin plutôt que de traiter une rupture de stock dans les derniers jours comme un échec de planification.

Continuez-le. Viable lorsque l’emballage n’est pas daté, que le produit ne se dégrade pas et que vous disposez d’un espace de stockage que vous n’allez pas utiliser. Ce n’est pas gratuit : ce titre est en espèces, immobile pendant environ onze mois, et il doit gagner sa place par rapport à tout ce que vous auriez pu acheter avec.

Notez-le. Fixez le déclencheur avant la saison, comme une date plus un seuil de vente, car la décision est beaucoup plus difficile à prendre sur le moment. La volonté de payer pour un article saisonnier diminue une fois la saison terminée, de sorte que la remise accordée début janvier est moins importante que celle accordée en mars. Dix façons de vendre des stocks excédentaires sans perdre de marge couvre les tactiques ; la décision de les utiliser appartient ici.

Ce que vous évitez, c'est la quatrième position, qui n'est pas du tout une décision : conserver le stock parce que personne ne l'a choisi, jusqu'à ce qu'il cesse d'être un excédent saisonnier et devienne stocks morts. Les habitudes qui produisent ce résultat année après année sont couvertes dans comment éviter le surstockage.

Une dernière chose qui mérite d’être faite tant qu’elle est encore fraîche : enregistrer ce qui s’est réellement passé. Unités vendues par semaine par rapport au plan, date à laquelle la commande a été passée, date à laquelle le stock est devenu vendable et écart entre les deux. Le calendrier de la saison prochaine est construit à partir des dates de cette saison, et personne ne s'en souvient en septembre.

Foire aux questions

Quand dois-je passer des commandes pour les fêtes ?

Travaillez à rebours à partir de votre propre semaine de pointe plutôt qu'à partir d'une date calendaire. Additionnez les jours dont vous avez besoin en rayon avant l'ouverture de la fenêtre de vente, votre délai de réception, un tampon pour la variabilité du délai de livraison de votre fournisseur et le délai de livraison du fournisseur lui-même. Ce total, soustrait du pic, constitue la dernière date à laquelle le bon de commande peut partir. Pour un délai de douze jours, il atterrit environ sept semaines avant le pic ; pour un délai de soixante jours, il est plus proche de quatorze.

Quelle quantité de stock supplémentaire dois-je commander pour les vacances ?

Il n'y a pas de multiplicateur qui se transfère entre les magasins, le nombre doit donc provenir de votre propre historique saisonnier plutôt que d'une règle empirique. Prévoyez l’ensemble de la fenêtre de vente, et non le jour de pointe, puis soustrayez ce que vous aurez encore sous la main lorsque la fenêtre s’ouvrira. Le dimensionnement de la commande en fonction du tarif du jour de pointe est la manière la plus courante pour un achat de vacances de se transformer en report de janvier, car le tarif de pointe ne s'applique que pour une fraction de la saison.

Que dois-je faire si un produit de vacances est épuisé début décembre ?

Vérifiez d’abord si une nouvelle commande peut encore atterrir. Si les jours restants dans votre fenêtre de vente sont inférieurs à votre délai de livraison plus la réception plus un tampon d'écart, aucune commande passée maintenant n'arrivera tant qu'elle peut encore être vendue, et la décision concerne ce que vous faites avec le trafic à la place : remplacer un SKU similaire, prendre des commandes en souffrance avec une date d'expédition indiquée ou laisser tomber et protéger l'expérience client. Si une nouvelle commande peut aboutir, évaluez-la en fonction des jours restants dans la fenêtre, et non en fonction du tarif auquel elle a été vendue.

Que dois-je faire des restes de stock saisonnier en janvier ?

Décidez-en avant le début de la saison plutôt qu’en janvier. Les trois positions vendent jusqu'à près de zéro et acceptent une fine queue, transportant le stock jusqu'à la saison suivante si l'emballage n'est pas daté et que vous pouvez vous permettre l'étagère, ou le démarquant. Définissez à l’avance le déclencheur de démarque comme une date et un seuil de vente, car la volonté de payer pour un article saisonnier s’effondre une fois la saison terminée.