Pianificazione dell'inventario festivo per Shopify: guida completa

L’autopsia di gennaio di solito dà la colpa alle previsioni. Apri la cronologia degli ordini di acquisto e non è quasi mai la previsione. Il numero era più o meno esatto; l'ordine è partito due settimane dopo l'ultima data prevista ed è comunque arrivato in tempo, quindi il negozio ha trascorso le sue sei settimane migliori vendendo tutto ciò che era già sullo scaffale.

La pianificazione delle vacanze è un problema di calendario prima che di matematica. Questa guida riguarda il calendario, la liquidità e l'impegno: quanto lontano deve andare l'ordine di acquisto dal picco, quanto impegnarsi rispetto a una finestra piuttosto che a un giorno di picco e cosa fare con ciò che rimane. Non ricostruisce la previsione stessa. Ricavare un indice stagionale dalla tua storia è un lavoro separato, coperto come prevedere l'inventario stagionalee questo post prende il suo output come input. Per la versione compressa di quattro giorni dello stesso problema, vedere Pianificazione dell'inventario del Black Friday.

Cos’è realmente la pianificazione delle vacanze

Tre lavori e l'ordine è importante, perché ognuno vincola il successivo.

Il calendario viene prima. Stabilisce l'ultima data in cui un ordine di acquisto può partire ed essere ancora stock vendibile, ed è fissata dal tuo fornitore anziché da te. Il denaro viene in secondo luogo: l'acquisto delle vacanze è solitamente l'impegno più grande dell'anno e si esaurisce settimane prima che ritornino le entrate. La quantità di acquisto arriva per ultima, perché è l'unica delle tre che puoi modificare liberamente, e modificarla è inutile se la data è già passata.

La maggior parte dei contenuti di pianificazione esegue questo processo al contrario e inizia con la quantità. È così che un negozio si ritrova con un numero ben argomentato sul quale non può agire.

Una cosa deve essere stabilita prima di tutto: la tua settimana di punta. Non è la settimana di punta del calendario, la tua. Uno SKU orientato ai regali e uno SKU per la stagione fredda che vendono entrambi pesantemente nel quarto trimestre possono raggiungere il picco a un mese di distanza e un negozio che li vende entrambi ha due calendari, non uno. Quella data emerge dalla tua cronologia degli ordini, per SKU o per categoria, ed è il punto di riferimento per tutto ciò che segue.

Lavorare all'indietro dal picco

L'ultima data utile dell'ordine è il picco meno il tempo di consegna del fornitore meno un buffer per la varianza in quel tempo di consegna, meno il tempo necessario per ricevere le scorte, meno l'anticipo dell'apertura della finestra di vendita. Se lo perdi, la dimensione dell'acquisto smetterà di avere importanza.

Ha lavorato allo SKU della casa del sito. Cedar & Fig, 250g vende 5 unità al giorno come base, costa $ 7 e viene venduto al dettaglio a $ 18, e il suo fornitore ha un lead time di 12 giorni con una deviazione standard di circa 2 giorni negli ultimi otto ordini. Il suo picco è l'ultima settimana della sua stagione e la sua stessa storia mostra che l'incremento è iniziato circa quattro settimane prima.

Contando all'indietro dal primo giorno della settimana di punta:

28 + 5 + 4 + 12 + 7 = 56 giorni. Otto settimane. L'ordine d'acquisto stesso deve partire il giorno 49, sette settimane prima del picco, e il lavoro di pianificazione inizia una settimana prima.

Sette settimane sono un calendario confortevole. Scambiando il fornitore con uno con un lead time di 60 giorni, la stessa aritmetica darà 28 + 5 + 4 + 60 = 97 giorni, circa 14 settimane prima del picco, senza alcuna possibilità di decisione. Un negozio che si rifornisce all'estero si sta impegnando a rispettare i numeri delle festività circa un quarto prima della stagione, in base a una previsione senza segnali recenti. Non è un problema di disciplina. È la struttura della decisione, e la risposta onesta è un buffer più ampio e un inizio anticipato, non un’ipotesi migliore.

Misura il lead time in base ai tuoi ordini di acquisto, al posizionamento nella disponibilità per la vendita, non in base al preventivo del fornitore, che di solito copre solo la produzione. E controlla se si allunga nel quarto trimestre: il tuo non è l'unico ordine in coda.

Dimensionamento dell'acquisto per le vacanze

La previsione qui è un input, non un output. Cedar & Fig produce 150 unità al mese al di fuori della stagione e ha un indice del mese di punta di 2,5, che porta il mese di punta a 375 unità. Quella derivazione vive la guida alle previsioni stagionali; questo post inizia dal numero.

L’errore che vale la pena menzionare è dimensionare l’acquisto rispetto al tasso del giorno di punta. 375 unità in un mese di punta di 30 giorni equivalgono a 12,5 unità al giorno. Applica questa tariffa all'intera stagione di 58 giorni e otterrai 725 unità, quando la stagione in realtà necessita delle 375 unità del mese di punta più la rampa. Supponiamo che gli indici mensili di rampa siano a 1,5 con lo stesso metodo: 150 × 1,5 = 225 unità, quindi la stagione ne ha bisogno di 600, non 725. Le 125 unità extra sono $ 875 di costo che rimarranno lì a gennaio.

Quindi sottrai ciò che sarà ancora lì. Alla data dell'ordine di acquisto, giorno 49, Cedar & Fig ha 120 unità a disposizione. Tra il giorno 49 e il giorno 28, quando si apre la finestra, viene venduto al valore di base: 21 giorni × 5 unità = 105 unità. Rimangono 15 unità all'inizio della stagione, quindi l'ordine è 600 − 15 = 585 unità, arrotondato per eccesso a qualunque sia la confezione del fornitore. Arrotondare un ordine al minimo è una sua decisione, inclusa quanto ordinare. Chiamiamole 600 unità a 7 dollari, ovvero 4.200 dollari impegnati contro 10.800 dollari di valore al dettaglio.

Valuta rispetto a ciò che puoi vendere, non rispetto al tasso più alto che tu abbia mai raggiunto. Il parametro che effettivamente valuta un acquisto stagionale è il sell-through misurato settimana per settimana rispetto al piano, non il fatturato misurato nel corso dell'anno; vedere come calcolare il tasso di vendita per quel calcolo.

Un confine. Se parte dell'aumento è uno sconto che si sceglie di applicare piuttosto che la domanda stagionale che arriverebbe comunque, si tratta di una stima diversa con un metodo diverso e inserirla nell'indice stagionale corromperà quello che creerai la prossima volta. In che modo le promozioni influiscono sulla previsione dell'inventario coperture che separano i due.

Condizioni di cassa e fornitori

$ 4.200 lasciano l'attività sette settimane prima del picco e ritornano nei due mesi successivi, alcuni a prezzo pieno e altri a qualunque sia il prezzo di uscita. Su uno SKU si tratta di un acquisto. In tutto il catalogo è la decisione più grande dell’anno in termini di capitale circolante, e arriva nel punto del calendario in cui si sa meno.

Tre cose cambiano la forma di tale impegno e nessuna di esse modifica le date di borsa.

I termini di pagamento spostano la data di incasso, non la data dell'ordine. Un accordo di deposito e saldo suddivide l'esborso nel tempo di consegna; i termini netti lo spingono oltre la consegna. Entrambi aiutano il flusso di cassa e nessuno dei due ti fa guadagnare un solo giorno in più nel calendario sopra. Vale la pena negoziare i termini, ma non sostituisce l'invio anticipato dell'ordine.

La suddivisione della consegna acquista opzionalità. Due consegne a fronte di un ordine d'acquisto, una prima dell'apertura della finestra e una a metà stagione, convertono parte di un impegno fisso in una decisione presa con tre settimane di dati di vendita reali alle spalle. Il trasporto costa e ha bisogno di un fornitore che lo faccia, ma su uno SKU ad alta incertezza di solito è l'assicurazione più economica disponibile.

Diversi fornitori significano diversi calendari. Ogni fornitore ha il proprio tempo di consegna, quindi ogni fornitore ha la propria data dell'ultimo ordine e non si mettono in fila. La versione pratica è un elenco, ordinato in ordine crescente per data dell'ultimo ordine, con il primo in alto. Lo SKU che sembra meno urgente in termini di entrate è spesso quello la cui data cade per prima.

La capacità di ricezione è il vincolo che nessuno prevede. Cinque giorni dalla ricezione vanno bene per una consegna. Tre fornitori che arrivano nella stessa settimana contro una persona che deve anche imballare gli ordini: ecco come le scorte restano in una scatola dietro la scrivania durante la prima settimana di finestra, fisicamente presenti e non in vendita.

Date di Natale e di fine stagione

Per uno SKU regalo il periodo di vendita non termina il giorno di Natale. Termina l'ultima data in cui un cliente può ordinare e riceverlo comunque in tempo, che è una data di spedizione del corriere, non una data festiva. I vettori pubblicano tali limiti per ciascun livello di servizio, si spostano ogni anno e sono in anticipo rispetto a quanto la maggior parte dei commercianti ritiene. Cerca le date pubblicate dell'anno corrente per i servizi che effettivamente utilizzi e considera il primo su cui fai affidamento come la vera fine della finestra.

Ciò ha conseguenze difficili per il riordino. Una volta che i giorni rimanenti nella tua finestra sono inferiori al tempo di consegna più il buffer di varianza più la ricezione, nessun ordine effettuato arriverà in tempo per essere venduto. Per Cedar & Fig questo è 12 + 4 + 5 = 21 giorni, tre settimane. All'interno di quella zona lo scaffale che hai è lo scaffale che ottieni, e ogni leva rimanente è una leva di merchandising piuttosto che una di acquisto.

Dopo l’interruzione della spedizione, la domanda cambia forma invece di fermarsi. Il ritiro e la consegna locali continuano a vendere oltre la scadenza di spedizione se li offri, e le carte regalo continuano a convertire il traffico. Il fatto che il tuo negozio veda una coda post-festiva è una questione relativa alla cronologia degli ordini piuttosto che una regola generale, e una regola reale cambia l'intensità degli sconti nell'ultima settimana.

Correzioni di mezza stagione

Dopo tre settimane, confronta le unità cumulative vendute con il piano cumulativo per gli stessi giorni, non con il totale della stagione. Il totale della stagione sembrerà sempre sottovenduto nella terza settimana, il che non ti dice nulla.

Il surriscaldamento è il problema più semplice, ed è più semplice solo se il calendario consente ancora un ordine. Controlla i giorni rimanenti nella finestra rispetto alla zona morta di 21 giorni sopra prima di fare qualsiasi altra cosa. Se un ordine può arrivare, dimensionalo rispetto ai giorni in cui sarà effettivamente vendibile piuttosto che rispetto al tasso a cui è stato venduto, perché un riordino che arriva con dieci giorni rimasti nella finestra è un ordine di dieci giorni. Se un ordine non può arrivare, proteggi il tutto esaurito: rimuovi lo SKU dal traffico a pagamento prima che arrivi a zero, in modo da non pagare per i clic su una pagina esaurita e sposta la promozione su qualcosa che hai.

Il freddo è il problema più difficile, perché l'istinto è quello di aspettare. Le azioni non miglioreranno e il prezzo che raggiungerà diminuirà solo con l’invecchiamento della stagione. Se il sell-through cumulativo è molto in ritardo rispetto al piano allo scadere delle tre settimane e lo schema si mantiene su due checkpoint anziché uno, agisci mentre la stagione sta ancora facendo il lavoro per te. Uno sconto modesto all'interno della finestra recupera più di uno profondo a gennaio.

Farlo correttamente significa ricalcolare un indice stagionale per SKU, ribasarlo rispetto alla velocità attuale e tradurlo in un'ultima data di ordine per ciascun fornitore, quindi mantenerlo aggiornato durante lo svolgimento della stagione. Dopo una manciata di linee stagionali smette di accadere. StockCue ricava l'indice stagionale dalla cronologia degli ordini del tuo negozio su ogni piano incluso quello gratuito, e attenua e limita deliberatamente il risultato, in modo che un mese insolitamente forte non triplichi il successivo ordine suggerito. Gli ordini di acquisto e la ricezione iniziano da Starter, ovvero il punto in cui il lato del calendario diventa qualcosa che l'app può contenere anziché un foglio di calcolo.

Pianificare l'uscita

La posizione in cui ti troverai il primo giorno lavorativo di gennaio viene decisa al momento dell'ordine e non viene scoperta in seguito. Scrivi a quale delle tre posizioni miri prima dell'inizio della stagione.

Vendi fino a quasi zero. Acquista per la finestra e accetta una settimana scorsa. Questa è la giusta impostazione predefinita per qualsiasi prodotto con un packaging datato o una stagione veramente ristretta, e significa tollerare alcune vendite perse nella fase finale piuttosto che considerare un esaurimento delle scorte negli ultimi giorni come un fallimento della pianificazione.

Portalo avanti. Valido quando la confezione non è datata, il prodotto non si deteriora e si dispone di spazio sugli scaffali che non si intende utilizzare. Non è gratis: quelle azioni sono contanti immobilizzate per circa undici mesi, e devono guadagnarsi il loro posto rispetto a tutto ciò che avresti potuto comprare con esse.

Segnalo. Imposta l'attivazione prima della stagione, come una data più una soglia di vendita, perché la decisione è molto più difficile da prendere in questo momento. La disponibilità a pagare per un articolo stagionale diminuisce una volta terminata la stagione, quindi lo sconto che viene applicato all'inizio di gennaio è inferiore a quello che viene applicato a marzo. Dieci modi per vendere l'inventario in eccesso senza perdere margine copre le tattiche; la decisione di usarli appartiene qui.

Ciò che state evitando è la quarta posizione, che non è affatto una decisione: tenere le azioni perché nessuno ha scelto, fino a quando non smettono di essere in eccesso stagionale e diventano scorte morte. Vengono trattate le abitudini che producono quel risultato anno dopo anno come prevenire l'eccesso di scorte.

Un'ultima cosa che vale la pena fare mentre è ancora fresca: registrare ciò che è realmente accaduto. Unità vendute settimanalmente rispetto al piano, la data in cui è stato effettuato l'ordine, la data in cui le azioni sono diventate vendibili e il divario tra i due. Il calendario della prossima stagione è costruito in base alle date di questa stagione e nessuno le ricorda a settembre.

Domande frequenti

Quando dovrei effettuare ordini di acquisto per le festività?

Lavora a ritroso partendo dalla tua settimana di punta anziché da una data di calendario. Somma i giorni di cui hai bisogno sullo scaffale prima dell'apertura della finestra di vendita, il tempo di ricezione, un margine per la variabilità del tempo di consegna del fornitore e il tempo di consegna del fornitore stesso. Il totale, sottratto al picco, rappresenta l'ultima data a partire dalla quale l'ordine di acquisto può partire. Con un tempo di consegna di dodici giorni atterra circa sette settimane prima del picco; per un lead time di sessanta giorni è più vicino a quattordici.

Quanto stock extra dovrei ordinare per le vacanze?

Non esiste un moltiplicatore che viene trasferito tra i negozi, quindi il numero deve provenire dalla tua cronologia stagionale piuttosto che da una regola pratica. Prevedi l'intera finestra di vendita, non il giorno di punta, quindi sottrai ciò che avrai ancora a portata di mano quando la finestra si aprirà. Ridurre l'ordine in base alla tariffa dei giorni di punta è il modo più comune con cui un acquisto natalizio si trasforma in un riporto di gennaio, poiché la tariffa di punta si applica solo per una frazione della stagione.

Cosa devo fare se un prodotto per le vacanze si esaurisce all'inizio di dicembre?

Per prima cosa controlla se è ancora possibile effettuare un riordino. Se i giorni rimasti nella finestra di vendita sono inferiori al lead time più la ricezione più un buffer di varianza, nessun ordine effettuato ora arriverà mentre può ancora essere venduto e la decisione riguarda invece cosa fare con il traffico: sostituire uno SKU simile, accettare ordini arretrati con una data di spedizione dichiarata o lasciarlo andare e proteggere l'esperienza del cliente. Se è possibile ottenere un riordine, dimensionalo rispetto ai giorni rimanenti nella finestra, non rispetto al tasso di vendita.

Cosa devo fare con le scorte stagionali rimanenti a gennaio?

Decidetelo prima dell’inizio della stagione piuttosto che a gennaio. Le tre posizioni vendono fino a quasi zero e accettano una coda sottile, portando lo stock alla stagione successiva se la confezione non è datata e ci si può permettere lo scaffale, o abbassandolo. Imposta in anticipo l'attivazione del ribasso come una data e una soglia di vendita, perché la disponibilità a pagare per un articolo stagionale crolla una volta terminata la stagione.