Perencanaan Inventaris Liburan untuk Shopify: Panduan Lengkap

Post-mortem bulan Januari biasanya menyalahkan ramalan cuaca. Buka riwayat pesanan pembelian dan itu hampir tidak pernah merupakan perkiraan. Jumlahnya kira-kira tepat; pesanan berangkat dua minggu setelah tanggal terakhir pesanan bisa berangkat dan masih sampai tepat waktu, sehingga toko menghabiskan enam minggu terbaiknya untuk menjual apa pun yang sudah ada di rak.

Perencanaan liburan adalah soal kalender sebelum menjadi soal matematika. Panduan ini mencakup kalender, uang tunai, dan komitmen: seberapa jauh pesanan pembelian harus mundur dari puncak, berapa banyak yang harus dikomitmenkan pada jendela dibandingkan pada hari puncak, dan apa yang harus dilakukan dengan apa yang tersisa. Itu tidak membangun kembali perkiraan itu sendiri. Mendapatkan indeks musiman dari riwayat Anda sendiri adalah pekerjaan terpisah, yang tercakup dalam cara memperkirakan inventaris musiman, dan postingan ini mengambil outputnya sebagai input. Untuk versi empat hari terkompresi dari masalah yang sama, lihat Perencanaan inventaris Black Friday.

Apa sebenarnya perencanaan liburan itu

Tiga pekerjaan, dan urutannya penting, karena masing-masing pekerjaan membatasi pekerjaan berikutnya.

Kalender adalah yang utama. Ini menetapkan tanggal terakhir pesanan pembelian dapat dikeluarkan dan masih menjadi stok yang dapat dijual, dan hal ini ditentukan oleh pemasok Anda, bukan oleh Anda. Uang tunai berada di urutan kedua: pembelian saat liburan biasanya merupakan komitmen tunggal terbesar dalam setahun, dan akan habis berminggu-minggu sebelum pendapatan kembali. Kuantitas pembelian berada di urutan terakhir, karena ini adalah satu-satunya dari ketiganya yang dapat Anda sesuaikan dengan bebas, dan penyesuaiannya tidak ada gunanya jika tanggalnya sudah lewat.

Sebagian besar konten perencanaan menjalankan hal ini secara terbalik dan dimulai dengan kuantitas. Begitulah cara sebuah toko berakhir dengan nomor yang diperdebatkan dengan baik sehingga tidak dapat ditindaklanjuti.

Satu hal yang harus ditetapkan sebelum semua itu: minggu puncak Anda. Bukan minggu puncak kalender, milik Anda. SKU berorientasi hadiah dan SKU cuaca dingin yang keduanya laris manis di Q4 dapat mencapai puncaknya dalam waktu satu bulan, dan toko yang menjual keduanya memiliki dua kalender, bukan satu. Tanggal tersebut keluar dari riwayat pesanan Anda sendiri, per SKU atau per kategori, dan merupakan jangkar untuk semua hal di bawah ini.

Bekerja mundur dari puncak

Tanggal pemesanan terakhir yang berguna adalah waktu puncak dikurangi waktu tunggu pemasok dikurangi buffer untuk varian waktu tunggu tersebut, dikurangi waktu yang Anda perlukan untuk menerima stok, dikurangi seberapa awal jendela penjualan terbuka. Lewatkan saja dan ukuran pembelian tidak lagi menjadi masalah.

Bekerja di SKU rumah situs. Cedar & Fig, 250g terjual 5 unit sehari pada harga awal, berharga $7 dan dijual seharga $18, dan pemasoknya menjalankan waktu tunggu 12 hari dengan deviasi standar sekitar 2 hari dalam delapan pesanan terakhir. Puncaknya terjadi pada minggu terakhir musimnya, dan sejarahnya sendiri menunjukkan pendakian dimulai sekitar empat minggu sebelumnya.

Menghitung mundur dari hari pertama minggu puncak:

28 + 5 + 4 + 12 + 7 = 56 hari. Delapan minggu. Pesanan pembelian itu sendiri harus berangkat pada hari ke-49, tujuh minggu sebelum jam sibuk, dan pekerjaan perencanaan dimulai seminggu sebelumnya.

Tujuh minggu adalah kalender yang nyaman. Tukar pemasok dengan pemasok yang menjalankan waktu tunggu 60 hari dan aritmatika yang sama menghasilkan 28 + 5 + 4 + 60 = 97 hari, sekitar 14 minggu sebelum puncak, tanpa tunjangan untuk memutuskan. Sebuah toko yang melakukan pengadaan di luar negeri berkomitmen pada jumlah hari liburnya kira-kira seperempat sebelum musim dimulai, berdasarkan perkiraan tanpa ada sinyal terbaru di dalamnya. Itu bukan masalah disiplin. Ini adalah struktur keputusannya, dan tanggapan yang jujur ​​adalah penyangga yang lebih luas dan permulaan yang lebih awal, bukan tebakan yang lebih baik.

Ukur waktu tunggu dari pesanan pembelian Anda sendiri, penempatan hingga tersedia untuk dijual, bukan dari penawaran pemasok, yang biasanya hanya mencakup produksi. Dan periksa apakah pesanan tersebut meluas di Q4: pesanan Anda bukan satu-satunya pesanan dalam antrian mereka.

Mengukur pembelian liburan

Perkiraan di sini adalah masukan, bukan keluaran. Cedar & Fig memproduksi 150 unit per bulan di luar musimnya dan memiliki indeks bulan puncak sebesar 2,5, yang menjadikan bulan puncak sebesar 375 unit. Derivasi itu masih ada panduan perkiraan musiman; postingan ini dimulai dari nomor.

Kesalahan yang patut disebutkan adalah mengukur pembelian terhadap harga hari puncak. 375 unit dalam 30 hari bulan puncak adalah 12,5 unit per hari. Terapkan tarif tersebut ke seluruh musim 58 hari dan Anda mendapatkan 725 unit, padahal musim tersebut sebenarnya membutuhkan 375 unit bulan puncak ditambah tanjakan. Misalkan indeks bulan rampai adalah 1,5 dengan metode yang sama: 150 × 1,5 = 225 unit, jadi musim membutuhkan 600, bukan 725. Tambahan 125 unit adalah biaya $875 yang masih akan tetap ada di bulan Januari.

Lalu kurangi apa yang masih ada. Pada tanggal pesanan pembelian, hari ke 49, Cedar & Fig mempunyai 120 unit di tangan. Antara hari ke-49 dan hari ke-28, ketika jendela terbuka, penjualannya terjadi pada harga dasar: 21 hari × 5 unit = 105 unit. Itu menyisakan 15 unit saat musim dimulai, jadi pesanannya adalah 600 − 15 = 585 unit, dibulatkan ke berapa pun jumlah paket kasus pemasok. Membulatkan pesanan ke minimum adalah keputusannya sendiri, yang tercakup dalam berapa banyak yang harus dipesan. Sebut saja 600 unit seharga $7, yaitu komitmen $4.200 terhadap nilai eceran $10.800.

Ukurannya dibandingkan dengan apa yang dapat Anda jual, bukan dibandingkan dengan harga tertinggi yang pernah Anda capai. Metrik yang sebenarnya menilai pembelian musiman adalah penjualan yang diukur minggu demi minggu terhadap rencana, bukan omset yang diukur sepanjang tahun; lihat cara menghitung tingkat penjualan tayang untuk perhitungan itu.

Satu batas. Jika bagian dari peningkatan tersebut adalah diskon yang Anda pilih untuk dijalankan daripada permintaan musiman yang akan tetap datang, itu adalah perkiraan yang berbeda dengan metode yang berbeda, dan memasukkannya ke dalam indeks musiman akan merusak perkiraan yang Anda buat di waktu berikutnya. Bagaimana promosi mempengaruhi perkiraan inventaris penutup yang memisahkan keduanya.

Persyaratan uang tunai dan pemasok

$4.200 meninggalkan bisnis tujuh minggu sebelum puncaknya dan kembali dalam dua bulan berikutnya, sebagian di antaranya dengan harga penuh dan sebagian lagi dengan harga berapa pun harga keluarnya. Pada satu SKU itulah pembelian. Di seluruh katalog, ini merupakan keputusan modal kerja terbesar pada tahun tersebut, dan berada pada titik di kalender dimana keputusan tersebut paling sedikit diketahui.

Ada tiga hal yang mengubah bentuk komitmen tersebut, dan tidak ada satupun yang mengubah tanggal saham.

Ketentuan pembayaran memindahkan tanggal tunai, bukan tanggal pemesanan. Pengaturan simpanan dan saldo membagi pengeluaran berdasarkan waktu tunggu; persyaratan bersih mendorongnya melewati pengiriman. Keduanya membantu arus kas dan tidak ada yang memberi Anda satu hari ekstra pada kalender di atas. Menegosiasikan syarat-syarat memang layak dilakukan, namun hal ini bukanlah pengganti untuk melakukan pemesanan lebih awal.

Memisahkan pengiriman membeli opsionalitas. Dua pengiriman terhadap satu pesanan pembelian, satu pendaratan sebelum jendela dibuka dan satu lagi pertengahan musim, mengubah sebagian dari komitmen tetap menjadi keputusan yang Anda buat dengan data penjualan nyata selama tiga minggu di belakangnya. Ini membutuhkan biaya pengiriman dan memerlukan pemasok yang akan melakukannya, tetapi pada SKU dengan ketidakpastian tinggi, ini biasanya merupakan asuransi termurah yang tersedia.

Beberapa pemasok berarti beberapa kalender. Setiap pemasok memiliki waktu tunggu masing-masing, sehingga setiap pemasok memiliki tanggal pemesanan terakhirnya sendiri, dan mereka tidak mengantri. Versi praktisnya adalah satu daftar, diurutkan berdasarkan tanggal urutan terakhir secara menaik, dengan yang paling awal di atas. SKU yang tampaknya paling tidak mendesak berdasarkan pendapatan sering kali merupakan SKU yang tanggalnya jatuh lebih dulu.

Kapasitas penerimaan adalah kendala yang tidak direncanakan oleh siapa pun. Lima hari setelah diterima cukup untuk satu pengiriman. Tiga pemasok yang mendarat di minggu yang sama melawan seseorang yang juga harus mengemas pesanan adalah bagaimana stok disimpan di dalam kotak di belakang meja selama minggu pertama jendela, hadir secara fisik dan tidak untuk dijual.

Tanggal Natal dan akhir musim

Untuk SKU hadiah, jendela penjualan tidak berakhir pada Hari Natal. Itu berakhir pada tanggal terakhir pelanggan dapat memesan dan masih menerimanya tepat waktu, yaitu tanggal pengiriman operator, bukan tanggal hari libur. Operator mempublikasikan batas waktu tersebut untuk setiap tingkat layanan, mereka berpindah setiap tahun, dan terjadi lebih awal dari perkiraan sebagian besar pedagang. Carilah tanggal publikasi tahun ini untuk layanan yang benar-benar Anda gunakan, dan perlakukan layanan paling awal yang Anda andalkan sebagai akhir dari jendela tersebut.

Itu memiliki konsekuensi yang sulit untuk pemesanan ulang. Ketika hari-hari yang tersisa di jendela Anda lebih sedikit dari waktu tunggu ditambah buffer varians ditambah penerimaan, pesanan yang dilakukan tidak akan tiba tepat waktu untuk dijual. Untuk Cedar & Fig yaitu 12 + 4 + 5 = 21 hari, tiga minggu. Di dalam zona itu, rak yang Anda miliki adalah rak yang Anda dapatkan, dan setiap tuas yang tersisa adalah tuas perdagangan, bukan tuas pembelian.

Setelah penghentian pengiriman, permintaan berubah bentuk dan bukannya berhenti. Pengambilan lokal dan pengiriman lokal terus terjual melewati batas waktu pengiriman jika Anda menawarkannya, dan kartu hadiah terus mengubah lalu lintas. Apakah toko Anda melihat ekor pasca-liburan adalah pertanyaan tentang riwayat pesanan Anda sendiri, bukan aturan umum, dan pertanyaan nyata mengubah seberapa besar Anda memberikan diskon di minggu terakhir.

Koreksi pertengahan musim

Tiga minggu ke depan, bandingkan unit kumulatif yang terjual dengan rencana kumulatif untuk hari yang sama, bukan dengan total musim. Total musim akan selalu terlihat kurang terjual di minggu ketiga, yang tidak memberi tahu Anda apa pun.

Kepanasan adalah masalah yang lebih mudah, dan lebih mudah hanya jika kalender masih mengizinkan pemesanan. Periksa sisa hari di jendela dengan zona mati 21 hari di atas sebelum Anda melakukan hal lain. Jika suatu pesanan dapat mendarat, ukurlah berdasarkan hari dimana pesanan tersebut benar-benar dapat dijual, bukan terhadap harga jualnya, karena pemesanan ulang yang tiba dengan sepuluh hari tersisa di jendela adalah pesanan sepuluh hari. Jika pesanan tidak dapat diterima, lindungi penjualannya: tarik SKU dari lalu lintas berbayar sebelum menjadi nol, sehingga Anda tidak membayar untuk klik pada halaman yang terjual habis, dan pindahkan promosi ke sesuatu yang Anda miliki.

Menjadi dingin adalah masalah yang lebih sulit, karena nalurinya adalah menunggu. Stoknya tidak akan membaik, dan harga yang didapat hanya akan turun seiring bertambahnya musim. Jika penjualan kumulatif jauh di belakang rencana dalam tiga minggu dan polanya terjadi di dua pos pemeriksaan, bukan di satu pos pemeriksaan, bertindaklah selagi musim masih berjalan sesuai keinginan Anda. Diskon kecil dalam jangka waktu pulih lebih dari diskon besar di bulan Januari.

Melakukan hal ini dengan benar berarti menghitung ulang indeks musiman per SKU, menyesuaikannya dengan kecepatan saat ini, dan menerjemahkannya ke dalam tanggal pemesanan terakhir untuk setiap pemasok, lalu menjaga semuanya tetap terkini selama musim berjalan. Melewati beberapa garis musiman hal ini berhenti terjadi. StockCue memperoleh indeks musiman dari riwayat pesanan toko Anda pada setiap paket termasuk Gratis, dan indeks ini sengaja mengurangi dan membatasi hasilnya, sehingga satu bulan yang sangat kuat tidak melipatgandakan pesanan berikutnya yang disarankan. Pesanan pembelian dan penerimaan dimulai di Starter, yang mana sisi kalendernya menjadi sesuatu yang dapat disimpan oleh aplikasi, bukan spreadsheet.

Merencanakan jalan keluar

Posisi Anda pada hari kerja pertama bulan Januari ditentukan saat Anda melakukan pemesanan, bukan diketahui setelahnya. Tuliskan yang mana dari tiga posisi yang Anda incar sebelum musim dimulai.

Jual hingga mendekati nol. Beli untuk jendela dan terima minggu lalu yang tipis. Ini adalah standar yang tepat untuk apa pun dengan kemasan tanggal atau musim yang benar-benar sempit, dan ini berarti menoleransi beberapa penjualan yang hilang daripada memperlakukan kehabisan stok di hari-hari terakhir sebagai kegagalan perencanaan.

Bawa ke depan. Layak bila kemasannya tidak bertanggal, produk tidak rusak, dan Anda memiliki ruang rak yang tidak akan digunakan. Hal ini tidak gratis: saham tersebut adalah uang tunai yang diam selama kurang lebih sebelas bulan, dan harus mendapatkan tempatnya dibandingkan dengan segala sesuatu yang dapat Anda beli dengan saham tersebut.

Tandai itu. Tetapkan pemicunya sebelum musim dimulai, sebagai tanggal ditambah ambang batas penjualan, karena keputusan jauh lebih sulit diambil pada saat ini. Kesediaan untuk membayar barang musiman turun setelah musim berakhir, sehingga diskon yang diselesaikan pada awal Januari lebih kecil dibandingkan diskon yang diselesaikan pada bulan Maret. Sepuluh cara untuk menjual kelebihan persediaan tanpa kehilangan margin mencakup taktik; keputusan untuk menggunakannya ada di sini.

Yang Anda hindari adalah posisi keempat, yang sama sekali bukan keputusan: menahan saham karena tidak ada yang memilih, sampai berhenti menjadi kelebihan stok musiman dan menjadi stok mati. Kebiasaan-kebiasaan yang menghasilkan hasil tersebut dari tahun ke tahun tercakup dalam bagaimana mencegah kelebihan stok.

Satu hal terakhir yang patut dilakukan selagi masih segar: catat apa yang sebenarnya terjadi. Unit terjual per minggu dibandingkan rencana, tanggal pemesanan dilakukan, tanggal stok dapat dijual, dan selisih di antara keduanya. Kalender musim depan dibuat berdasarkan tanggal musim ini, dan tidak ada yang mengingatnya di bulan September.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kapan saya harus melakukan pemesanan pembelian saat hari raya?

Bekerjalah mundur dari minggu puncak Anda, bukan dari tanggal kalender. Jumlahkan hari-hari yang Anda perlukan di rak sebelum jendela penjualan dibuka, waktu penerimaan Anda, penyangga untuk variabilitas waktu tunggu pemasok Anda, dan waktu tunggu pemasok itu sendiri. Total tersebut, dikurangi puncaknya, adalah tanggal terakhir pesanan pembelian dapat dikeluarkan. Untuk waktu tunggu dua belas hari, waktu tersebut tiba sekitar tujuh minggu sebelum puncak; untuk waktu tunggu enam puluh hari, mendekati empat belas hari.

Berapa banyak stok tambahan yang harus saya pesan untuk hari libur?

Tidak ada pengganda yang berpindah antar toko, jadi jumlahnya harus berasal dari riwayat musiman Anda sendiri dan bukan berdasarkan aturan praktis. Perkirakan keseluruhan jendela penjualan, bukan hari puncak, lalu kurangi jumlah yang masih Anda miliki saat jendela tersebut terbuka. Mengurangi pesanan dari tarif hari puncak adalah satu-satunya cara yang paling umum untuk mengubah pembelian saat liburan menjadi sisa bulan Januari, karena tarif puncak hanya berlaku untuk sebagian kecil musim.

Apa yang harus saya lakukan jika produk liburan terjual habis di awal Desember?

Periksa dulu apakah pemesanan ulang masih bisa dilakukan. Jika hari yang tersisa di jendela penjualan Anda lebih sedikit dari waktu tunggu Anda ditambah penerimaan ditambah buffer varians, tidak ada pesanan yang dilakukan sekarang yang akan tiba selagi masih bisa dijual, dan keputusannya adalah tentang apa yang Anda lakukan dengan lalu lintas tersebut: mengganti SKU serupa, mengambil pesanan di awal dengan tanggal pengiriman yang disebutkan, atau melepaskannya dan melindungi pengalaman pelanggan. Jika pemesanan ulang dapat dilakukan, ukurlah berdasarkan hari yang tersisa di jendela, bukan berdasarkan harga penjualannya.

Apa yang harus saya lakukan dengan sisa stok musiman di bulan Januari?

Putuskan ini sebelum musim dimulai, bukan pada bulan Januari. Ketiga posisi tersebut adalah menjual hingga mendekati nol dan menerima hasil yang tipis, membawa stok ke musim berikutnya jika kemasannya tidak bertanggal dan Anda mampu membeli raknya, atau menandainya. Tetapkan pemicu penurunan harga sebagai tanggal dan ambang batas penjualan terlebih dahulu, karena kesediaan untuk membayar barang musiman akan berkurang setelah musim berakhir.