Cómo reducir el efectivo inmovilizado en el inventario

Un balance llama inventario a un activo. Una cuenta bancaria no: cada unidad en el estante es dinero que ya salió y no regresa hasta que alguien lo compra. Esa brecha es la razón por la que una tienda puede ser rentable en teoría y aún así no poder financiar el pedido que sabe que debe realizar.

Esta publicación cubre tres cosas en orden: cómo calcular cuánto efectivo está realmente inmovilizado, cómo liberar parte del stock que ya posee y cómo evitar que la pila se reconstruya durante los próximos dos ciclos de compra.

¿Cuánto efectivo está realmente invertido?

Comience con el número, porque la mayoría de las tiendas nunca lo han calculado. Es la suma, en cada SKU, de las unidades disponibles multiplicada por costo unitario. No precio de venta al público. El comercio minorista es en lo que espera convertirlo; El costo es lo que salió de tu cuenta.

Ese total por sí solo no es muy útil, porque una parte está cumpliendo su función. Divídelo de tres maneras. Primero, la cobertura que necesita: stock suficiente para vender durante el plazo de entrega de su proveedor más cualquier reserva que haya dimensionado deliberadamente. En segundo lugar, la cobertura que no necesitas, que es todo lo que está por encima de ese nivel. En tercer lugar, acciones que no se venden en ningún caso y que valen la pena planificar.

Trabájelo en un SKU. "Cedar & Fig, 250 g" se vende alrededor de 5 unidades por día, cuesta $7 por unidad y tiene un plazo de entrega de proveedor de 12 días. Su nivel de existencias objetivo es de 240 unidades, lo que equivale a 48 días de cobertura. Hay 420 unidades en el almacén.

Esa última cifra, 36 días adicionales de cobertura para una vela, es la parte del efectivo de este SKU que podría tener en otro lugar. El método por unidad para llegar a él es en cómo calcular el exceso de inventario; Esta publicación trata sobre qué hacer una vez que tengas el número. Ejecútelo en el catálogo y la suma será el tamaño real del problema.

Hay un segundo número al que la gente recurre y con el que vale la pena tener cuidado. Mantener acciones le cuesta algo más que la compra: almacenamiento, seguro, el interés o costo de oportunidad del dinero y la parte del mismo que eventualmente se amortiza. Encontrará que esto se expresa como un porcentaje ordenado del valor del inventario en muchos lugares. No tomes prestado uno. Esas cifras provienen de almacenes y negocios que no son suyos, y aplicar el porcentaje de otra persona a sus acciones produce un número sin evidencia detrás. Cree el suyo propio: sume lo que realmente pagó el año pasado por almacenamiento, financiamiento y amortizaciones, y divídalo por el valor promedio de su inventario. Calcular su propio costo de mantenimiento toma ese cálculo componente por componente, y la guía de métricas de inventario tiene la fórmula. Lo que significan las amortizaciones para su situación fiscal es una pregunta para su contable, no para una publicación de blog.

El ciclo de conversión de efectivo

El ciclo de conversión de efectivo es el tiempo entre pagarle a su proveedor y recibir el pago de su cliente. Para la mayoría de las tiendas Shopify, el cliente final es corto: pagan al momento de pagar y el pago llega unos días después. Casi todo el largo queda del otro lado.

Se siguen dos consecuencias. Acortar la barra intermedia, el período de tenencia, es lo mismo que aumentar la rotación de inventario y libera efectivo sin tocar un solo precio. Al mover el marcador de la izquierda más tarde, al negociar las condiciones de pago, se libera efectivo sin tocar una sola unidad. Ninguno requiere vender más.

Libera efectivo de lo que ya tienes

Estos están en orden de lo que le cuestan en margen, el más barato primero. La mayoría de las tiendas comienzan al final de esta lista, razón por la cual la recuperación duele más de lo necesario.

Una cosa que no se debe atacar: el stock de seguridad. Parece efectivo inactivo y es el lugar más barato para encontrarlo, hasta que un proveedor falla y el colchón que lo habría cubierto desaparece. Si el búfer está realmente sobredimensionado, cambie su tamaño deliberadamente en función de la propia variabilidad de ese SKU, la forma en que el guía de stock de seguridad establece. No lo gastes por accidente.

Deja de aumentar el problema

Una limpieza es algo único. La pila se reconstruye a menos que cambien los hábitos de ordenación que la construyeron, y normalmente son tres.

Las cantidades de los pedidos se deciden como números redondos y no como días de cobertura. Una cantidad mínima de pedido tratada como un objetivo en lugar de como el mínimo del proveedor. Y una reducción del precio tomada únicamente sobre el costo unitario, sin preguntar cuánto tiempo permanecerán las unidades adicionales: más baratas por unidad y más caras en total es una transacción fácil de hacer por accidente. el guía de prevención de exceso de existencias cubre en su totalidad la parte de pedidos.

La costumbre que une a los tres es comprobar, antes de cada pedido de compra, cuánta cobertura tiene ya el SKU. Eso toma un par de minutos por línea y deja de suceder en algún momento cuando el catálogo supera la memoria de una persona. StockCue mantiene actualizada la cifra de cobertura por SKU de su propio historial de pedidos y aplica MOQ y redondeo de paquetes de cajas a lo que sugiere comprar, con pronósticos en cada plan, incluido el gratuito. El planificador de compras y las órdenes de compra comienzan en Starter.

Condiciones de proveedores y cadencia de pedidos

Quedan dos palancas, y funcionan en el ciclo en lugar de en la acción.

Las condiciones de pago se mueven al extremo izquierdo de la línea de tiempo. El pago anticipado significa que su efectivo se acaba antes de que existan los bienes; un depósito con el saldo del envío, o términos netos con un proveedor con el que tiene un historial, mueve la misma compra semanas más tarde en el ciclo sin cambiar lo que compra. Los proveedores no suelen ofrecer esto voluntariamente. Pregunte después de algunas órdenes limpias, cuando tenga algo que señalar.

La cadencia mueve el medio. Dividir el mismo volumen anual en más pedidos más pequeños reduce el nivel promedio de existencias y el efectivo que lo respalda cae en proporción. La factura implica más flete, más administración y perder el acceso a interrupciones de volumen o caer por debajo de un valor mínimo de pedido. ¿Con qué frecuencia debes reordenar? funciona adecuadamente a través de esa compensación, incluidos los casos en los que no vale la pena hacerla.

Ninguna palanca vende una unidad más. Ambos cambian la cantidad de su dinero que debe permanecer quieto mientras las unidades que se venden llegan.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto efectivo debería estar invertido en el inventario?

No existe una respuesta general defendible, y cualquier porcentaje citado para las tiendas en general se midió en función de un tipo diferente de negocio. La versión que realmente puede utilizar se construye a partir de sus propios números: el stock que necesita para cubrir la demanda durante su plazo de entrega más su reserva es capital de trabajo que hace su trabajo, y todo lo que está por encima de ese nivel es efectivo inmóvil. Calcula la segunda cifra por SKU y tendrás un target que pertenece a tu tienda y no a la de otra persona.

¿Qué es el ciclo de conversión de efectivo?

Es el lapso de tiempo entre pagarle a su proveedor por las existencias y cobrar el dinero del cliente que finalmente lo compra. Para una tienda Shopify, el cliente paga al momento de pagar y el pago se realiza unos días después, por lo que el ciclo está dominado por dos cosas en las que usted influye: cuándo su proveedor requiere el pago y cuánto tiempo permanecen las existencias antes de venderse. Cuanto más largo sea ese tramo, más efectivo necesitará para respaldar el mismo nivel de ventas.

¿Cómo se libera efectivo del inventario sin realizar descuentos?

La palanca más importante es la decisión de no gastar: dejar de reordenar los SKU que no se mueven y dejar que las unidades existentes se vendan al precio completo. Después de eso, redirija el presupuesto del próximo pedido de los productos con exceso de cobertura hacia los que en realidad están cortos, verifique si su proveedor acepta devoluciones o cambios en existencias no vendidas y combine unidades lentas con unidades rápidas para que salgan con un margen cercano al total. El descuento funciona, pero es la palanca que cuesta más margen, por lo que pertenece al último lugar y no al primero.

¿Realizar pedidos con más frecuencia mejora el flujo de caja?

Por lo general, sí, en el sentido de que las órdenes más pequeñas y más frecuentes reducen la cantidad promedio de acciones que se tienen en cualquier momento, lo que reduce el efectivo que hay detrás de ellas. Lo que cuesta es más flete, más administración de proveedores y menos acceso a descuentos en precios por volumen o a la cantidad mínima de pedido de un proveedor. Si la operación vale la pena depende del tamaño de esos costos frente a lo ajustado que sea realmente su efectivo.