Costo de mantenimiento del inventario: cómo calcular su propia tarifa

Ya pagó su costo de mantenimiento el año pasado. Se distribuye en un extracto bancario, la factura de una unidad de almacenamiento, la renovación de un seguro, las horas que alguien pasó recibiendo y contando, y una paleta de algo que finalmente liquidó por debajo del costo. Como llegó a seis lugares, nadie lo sumó y nunca llegó a formar parte de una única decisión de pedido.

Esta publicación trata sobre hacer esa adición. La guía del sitio para el Métricas de inventario que vale la pena seguir resume el costo de mantenimiento en un párrafo; Esta es la versión larga, y la cuestión principal es qué líneas de sus propias cuentas pertenecen a ella. Qué hacer una vez que el total te incomoda es un trabajo diferente, cubierto en liberar el efectivo inmovilizado en acciones que ya posee.

¿Qué costo de transporte incluye?

El costo de mantenimiento es lo que cuesta mantener acciones durante un período, además de lo que pagó por las acciones. Se acumula mientras las unidades permanecen en reposo, lo que hace que sea fácil ignorarlo: no pasa nada cuando llega el palé, y luego sucede algo pequeño cada semana que no sale.

La definición estándar de investigación de operaciones es más limitada que la mayoría de las versiones de blogs:

"El costo de mantener (a veces llamado costo de almacenamiento) representa todos los costos asociados con el almacenamiento del inventario hasta que se vende o utiliza. Se incluyen el costo del capital invertido, el espacio, el seguro, la protección y los impuestos atribuidos al almacenamiento".
Hillier y Liberman, Introducción a la investigación de operaciones, capítulo 19.

Los practicantes agrupan el mismo terreno en cuatro grupos, y esta publicación los utiliza: capital, almacenamiento, servicio y riesgo. Los dos primeros están en esa definición palabra por palabra. El servicio cubre seguros, protección e impuestos, además de la mano de obra de manipulación y conteo. El riesgo cubre qué unidades pierden valor mientras esperan, lo que la definición del libro de texto deja implícito y lo que causa la mayor parte del daño en un catálogo pequeño.

Tres cosas se contabilizan erróneamente y no pertenecen: el precio de compra de las acciones, que es la inversión que se realiza en lugar del costo de mantenerla; el flete entrante, convencionalmente integrado ya en el costo unitario; y la recogida, embalaje y envío de un pedido que usted vendió, lo que ocurrió porque la unidad se fue, no porque se quedó.

Más allá de eso, no existe una lista de componentes acordada. Dos personas cuidadosas pueden sumar el costo de mantenimiento de la misma tienda de manera diferente y ambas pueden ser defendibles, que es la primera razón por la que un porcentaje prestado no se puede comparar con el suyo.

Costo de capital

El costo de capital es el precio del dinero que se encuentra en sus acciones. Si financió el inventario, ésta no es una estimación: es el interés que le cobraron por el préstamo que financió las acciones, y está en un estado de cuenta.

Si lo financió usted mismo, el costo de capital es un costo de oportunidad y las tiendas lo omiten o lo inventan. Saltarse hace que las acciones parezcan libres de mantenerse. Inventar normalmente significa elegir una tasa de rendimiento aspiracional, que produzca un gran número sin nada detrás.

La versión que sobrevive al escrutinio es concreta: la tasa que pagarías para pedir prestado el mismo monto si lo necesitaras mañana, o el rendimiento de lo siguiente que ese dinero habría financiado. El capital también es el componente que aumenta con el costo unitario en lugar del número de unidades, lo que importa cuando se asigna el total entre productos.

Almacenamiento, servicio y riesgo.

Almacenamiento es el espacio que ocupa el stock: alquiler de almacén o unidad de almacenamiento, la línea de almacenamiento en una factura 3PL, estantería. Una nota honesta, porque aquí es donde normalmente se rellena el cálculo. Si las existencias se encuentran en una habitación libre que ya pagaste, sin uso alternativo y sin factura adjunta, su costo de almacenamiento es cercano a cero y deberías escribir cero. Un alquiler imputado a un garaje que nunca ibas a alquilar es un número inventado para presentar un caso.

Servicio es el seguro sobre las existencias, cualquier impuesto aplicado al inventario donde opera y el trabajo de conservarlo: recibir, contar, mover cajas, conciliar variaciones. La mitad de la mano de obra es lo que más subestiman las tiendas, porque nunca aparece como una partida del inventario. Parece el martes de alguien. Cuente las horas y multiplíquelas por lo que cuestan.

Riesgo es el valor que pierde el stock mientras espera: contracción, que se muestra como la variación en sus conteos; daños, que se manifiestan como cancelaciones; y obsolescencia, que se manifiesta como unidades que finalmente vendió por debajo de lo que pagó. La obsolescencia es invisible hasta que se hace realidad, así que mídala hacia atrás, utilizando lo que realmente liquidó por debajo del costo el año pasado en lugar de un pronóstico de cuánto del stock actual se quedará obsoleto.

Construyendo tu propia tarifa

El cálculo es suma y una división. El trabajo va recogiendo las líneas, y es una tarde con un año de facturas delante.

Sume esos y tendrá su costo de mantenimiento anual en dólares, lo cual ya es útil. Para convertirlo en una tarifa:

Tasa de costo de mantenimiento = costo de mantenimiento total anual ÷ valor promedio del inventario al costo

Dos reglas mantienen el resultado comparable al del año que viene. Valorar el denominador al costo, nunca al por menor, o la tasa se reduce silenciosamente cualquiera que sea su margen. Y cree un inventario promedio a partir de instantáneas mensuales en lugar de una cifra inicial y final, que es el atajo estándar, pero pobre para cualquier tienda con compras de temporada.

Para asignar costos a productos individuales, una segunda forma es más práctica:

Costo de mantenimiento por unidad por año = costo de mantenimiento anual total ÷ unidades promedio disponibles

Un ejemplo trabajado

Las siguientes figuras pertenecen a una tienda inventada. Están aquí para que la aritmética sea visible de extremo a extremo, no porque sean típicos de nada.

Verificando las dos líneas compuestas: 3 horas a la semana de recibir y contar son 156 horas al año, y 156 × $22 = $3,432, lo que con la póliza de $480 genera $3,912 de costo de servicio. La línea discontinuada costó $9 y se liquidó a $3, por lo que 140 × $6 = $840, lo que con $520 de variaciones de conteo genera $1360 de riesgo. Suma los cubos: $2,400 + $3,120 + $3,912 + $1,360 = $10,792 para el año.

Esa tienda tenía un promedio de 2900 unidades en todo su catálogo durante los mismos doce meses, por lo que:

$10,792 ÷ 2,900 = $3,72 por unidad al año, o $0,31 al mes. Trate esa figura plana como una primera pasada. Cobra la misma cantidad por un artículo pequeño y barato que por uno grande y caro, cuando el capital aumenta con el costo unitario y el almacenamiento con el espacio que ocupa; la versión cuidadosa asigna el capital según la participación de cada producto en el valor del inventario y el almacenamiento según el espacio que ocupa. Por la misma razón, no divida la cifra fija por el costo unitario de un producto. Eso mezcla un componente basado en costos con uno basado en volumen y devuelve un número que no significa nada.

Ahora ponle un producto. Cedar & Fig, 250 g vende 5 unidades por día a $18 con un costo unitario de $7, y la tienda tiene un promedio de 165 unidades. A 3,72 dólares la unidad al año, es decir 165 × 3,72 dólares = 614 dólares de costo de mantenimiento, frente a 1.825 unidades al año a 11 dólares de margen, lo que equivale a 20.075 dólares de margen bruto. El costo de mantenimiento es un error de redondeo en un producto que se mueve tan rápido.

Cambia una entrada y deja de serlo. Una lata de regalo al mismo costo de $7 y precio de $18, mantenida al mismo promedio de 165 unidades, pero vendiendo una unidad cada cinco días, mueve 73 unidades al año por $803 de margen bruto. Su costo de mantenimiento es el mismo $614, porque ocupa el mismo estante y el mismo dinero, y eso deja $189. Nada cambió excepto la velocidad. Tener 165 unidades de algo que se vende a ese precio es más de dos años de cobertura, y 614 dólares al año es lo que cuesta esa decisión en efectivo.

Usando la tarifa

El costo de mantenimiento no es una línea de informe. Es un insumo para tres decisiones que de otro modo se tomarían por instinto.

Tamaño del pedido. Cada cantidad de pedido intercambia el costo de ordenar con el costo de mantener, y el costo de mantener es este número. Es el término H en el fórmula de cantidad de pedido económico, que no se puede calcular sin él, y es lo que le dice si aceptar la oferta de un proveedor cantidad mínima de pedido Es una ganga o una forma costosa de comprar con descuento.

Mantener o descontar. Cuando las existencias no se mueven, la pregunta es si esperar cuesta más que descontar. El costo de transporte es el precio de la espera y se acumula independientemente de que las unidades se muevan o no. Calcular cuánto exceso tienes te da el recuento de unidades; multiplicarlo por su tarifa mensual lo convierte en una cifra que puede comparar con una rebaja.

Disciplina de compra. La mayor parte del costo de mantenimiento se crea en el momento del pedido, razón por la cual prevenir el exceso de existencias hace más por el total que cualquier renegociación del almacenamiento.

Una cosa que la tasa no alimenta: GMROI ignora por completo el costo de mantenimiento, por lo que una empresa de movimiento lento con un GMROI débil es peor de lo que dice su GMROI.

¿Por qué los porcentajes prestados son engañosos?

Encontrará un porcentaje único y ordenado del valor del inventario cotizado en casi todos los lugares donde se analiza el costo de mantenimiento, y vale la pena conocer su procedencia antes de planificarlo. La cifra se remonta a un artículo de una revista comercial publicado en 1995 por Helen Richardson en Transporte y Distribución, no a ningún estudio sobre comercio electrónico, y el alcance que ofrecía ese artículo era lo suficientemente amplio como para ser inútil como objetivo. Lo que circula ahora es un punto medio que perdió su alcance en algún momento después de treinta años de recuento. El organismo comercial de la cadena de suministro al que generalmente se atribuye no lo publica en ningún lugar que podamos encontrar, en dos intentos separados de rastrearlo.

El problema más profundo no es la procedencia. El número no es portátil incluso cuando se mide honestamente. Dos tiendas que tienen existencias idénticas pueden tener costos de mantenimiento que difieren en múltiplos, y cada factor es estructural: una financió las existencias y la otra no, otra alquila una unidad y otra usa una habitación que ya tenía, una vende una categoría que se queda obsoleta en una temporada, una cuenta las horas de recepción y la otra nunca las ha contado. Un porcentaje es el resultado de esas elecciones, por lo que importarlo manteniendo tus propias entradas te da un número que no describe a nadie.

La comparación que funciona es contra ti mismo. Sume sus componentes este año, súmelos de la misma manera el año próximo, y el movimiento es información real: si la factura de almacenamiento creció más rápido que el catálogo, si la obsolescencia se está acercando, si las horas de manejo aumentaron cuando agregó una ubicación.

La razón por la que el total sigue aumentando suele ser antes del almacenamiento. Es comprar demasiado y demasiado pronto, un pedido a la vez. StockCue pronostica la demanda por SKU a partir de su propio historial de ventas, en cada plan, incluido el gratuito, que decide cuántas unidades hay en primer lugar. No totalizará sus facturas; nada hace eso excepto tú y una tarde.

Preguntas frecuentes

¿Qué se incluye en el costo de mantenimiento del inventario?

Cuatro grupos: el capital inmovilizado en el stock, el espacio que ocupa, los costos de servicio de mantenerlo (seguro, cualquier impuesto sobre el stock y el trabajo de recibirlo, contarlo y moverlo) y el riesgo de perder valor mientras espera (contracción, daño y obsolescencia). Una definición estándar de investigación de operaciones nombra capital, espacio, seguros, protección e impuestos; la mayoría de los comerciantes añaden mano de obra y obsolescencia, porque ambas son reales y ambas son suyas. No existe una lista de componentes acordada universalmente, así que nombre los componentes que contó cada vez que cite su cifra.

¿Cuál es un porcentaje típico del costo de mantenimiento de inventario?

No existe una respuesta defendible para una pequeña tienda Shopify. El porcentaje citado con mayor frecuencia se remonta a un artículo de una revista comercial de 1995 más que a cualquier estudio sobre comercio electrónico, y el original ofrecía un rango mucho más amplio que la ordenada cifra que la gente repite. Totalizar sus propios componentes y dividirlos por el valor promedio de su inventario toma una tarde con sus facturas, y es la única versión del número que puede informar de manera segura una decisión.

¿Cómo calculo el costo de mantenimiento de un producto?

Primero sume el costo anual de mantenimiento de su tienda y luego asígnelo. El método rápido divide ese total por el número promedio de unidades que tienes, dando un costo por unidad por año, luego lo multiplica por el promedio de unidades disponibles del producto. El método cuidadoso asigna el componente de capital por costo unitario y el componente de almacenamiento por el espacio que ocupa una unidad, lo que importa tan pronto como un producto es mucho más voluminoso o mucho más caro que el resto del catálogo.

¿El costo de mantenimiento incluye el costo del inventario en sí?

No. El precio de compra de las acciones es la inversión que se realiza, no el costo de mantenerla. El costo de mantenimiento es lo que le cuesta mantener esa inversión durante un período además de la compra: interés o costo de oportunidad sobre el dinero, almacenamiento, seguro, manejo y valor perdido por contracción y obsolescencia. Contar las acciones en sí las contabiliza dos veces y produce una tasa superior al 100 por ciento, que suele ser la primera señal de que un cálculo ha salido mal.