Custo de manutenção de estoque: como calcular sua própria taxa

Você já pagou seu custo de manutenção no ano passado. Ele está espalhado por um extrato bancário, uma fatura de unidade de armazenamento, uma renovação de seguro, as horas que alguém passou recebendo e contando e um palete de algo que você acabou compensando abaixo do custo. Como chegou em seis lugares, ninguém somou e nunca chegou a uma única decisão de pedido.

Este post é sobre como fazer essa adição. O guia do site para o métricas de inventário que vale a pena acompanhar resume o custo de manutenção em um parágrafo; esta é a versão longa e é principalmente uma questão de quais linhas de suas próprias contas pertencem a ela. O que fazer quando o total deixa você desconfortável é uma tarefa diferente, abordada em liberando o dinheiro amarrado em ações que você já possui.

O que o custo de manutenção inclui

O custo de manutenção é o custo para manter o estoque por um período, além do que você pagou pelo estoque. Ele acumula enquanto as unidades ficam paradas, o que torna mais fácil ignorá-lo: nada acontece quando o palete chega e então algo pequeno acontece toda semana em que ele não sai.

A definição padrão de pesquisa operacional é mais restrita do que a maioria das versões de blog dela:

“O custo de manutenção (às vezes chamado de custo de armazenamento) representa todos os custos associados ao armazenamento do estoque até que seja vendido ou usado. Estão incluídos o custo de capital vinculado, espaço, seguro, proteção e impostos atribuídos ao armazenamento.
Hillier e Lieberman, Introdução à Pesquisa Operacional, capítulo 19.

Os praticantes agrupam o mesmo terreno em quatro grupos, e esta postagem os usa: capital, armazenamento, serviço e risco. Os dois primeiros estão nessa definição literalmente. O serviço cobre seguros, proteção e impostos, além da mão de obra de manuseio e contagem. O risco cobre quais unidades perdem valor enquanto esperam, quais a definição do manual deixa implícita e quais causam a maior parte dos danos num catálogo pequeno.

Três coisas são mal contabilizadas e não pertencem a ele: o preço de compra das ações, que é o investimento que está sendo realizado e não o custo de mantê-lo; frete de entrada, já convencionalmente incluído no custo unitário; e a coleta, embalagem e postagem de um pedido que você vendeu, o que aconteceu porque a unidade saiu, não porque ficou.

Além disso, não existe uma lista de componentes acordada. Duas pessoas cuidadosas podem totalizar o custo de manutenção da mesma loja de maneira diferente e ambas serem defensáveis, o que é a primeira razão pela qual uma porcentagem emprestada não pode ser comparada à sua.

Custo de capital

O custo de capital é o preço do dinheiro em suas ações. Se você financiou o estoque, esta não é uma estimativa: são os juros cobrados sobre o empréstimo que financiou as ações, e estão em um extrato.

Se você mesmo financiou, o custo de capital é um custo de oportunidade, e as lojas ou o ignoram ou o inventam. Pular faz com que o estoque pareça livre para segurar. Inventar geralmente significa escolher uma taxa de retorno aspiracional, que produza um grande número sem nada por trás disso.

A versão que sobrevive ao escrutínio é concreta: a taxa que pagaria para emprestar o mesmo montante se precisasse dele amanhã, ou o retorno sobre a próxima coisa que o dinheiro teria financiado. O capital também é o componente que é dimensionado com base no custo unitário e não na contagem de unidades, o que é importante quando você aloca o total entre os produtos.

Armazenamento, serviço e risco

Armazenamento é o espaço que o estoque ocupa: aluguel de armazém ou unidade de armazenamento, linha de armazenamento em uma fatura 3PL, estantes. Uma observação honesta, porque é aqui que o cálculo geralmente é preenchido. Se o estoque estiver em um cômodo vago que você já paga, sem alternativa de uso e sem fatura anexada, seu custo de armazenamento é próximo de zero e você deve escrever zero. O aluguel imputado de uma garagem que você nunca iria alugar é um número inventado para defender um caso.

Serviço é o seguro do estoque, qualquer imposto incidente sobre o estoque onde você opera e o trabalho de mantê-lo: recebimento, contagem, movimentação de caixas, conciliação de variações. A metade mão de obra é o que as lojas mais subestimam, pois nunca aparece como item de linha de estoque. Parece que é terça-feira de alguém. Conte as horas e multiplique pelo que custam.

Risco é o valor que o estoque perde enquanto espera: encolhimento, que aparece como a variação em suas contagens; danos, que aparecem como baixas; e obsolescência, que aparece como unidades que você acabou vendendo abaixo do que pagou. A obsolescência é invisível até ser concretizada, por isso meça-a retroativamente, utilizando o que foi efetivamente liquidado no custo no ano passado, em vez de uma previsão de quanto do stock atual ficará obsoleto.

Construindo sua própria taxa

O cálculo é adição e uma divisão. O trabalho é recolher as filas, e é uma tarde com um ano de faturas pela frente.

Some-os e você terá seu custo anual de manutenção em dólares, o que já é útil. Para transformá-lo em uma taxa:

Taxa de custo de manutenção = custo de manutenção anual total ÷ valor médio do estoque a custo

Duas regras mantêm o resultado comparável a si mesmo no próximo ano. Valorize o denominador a custo, nunca no varejo, ou a taxa diminuirá silenciosamente, seja qual for a sua margem. E crie um estoque médio a partir de instantâneos mensais, em vez de números iniciais e finais, que é o atalho padrão, mas ruim para qualquer loja com compras sazonais.

Para alocar custos a produtos individuais, uma segunda forma é mais prática:

Custo de manutenção por unidade por ano = custo de manutenção anual total ÷ unidades médias disponíveis

Um exemplo trabalhado

As figuras abaixo pertencem a uma loja inventada. Eles estão aqui para que a aritmética seja visível de ponta a ponta, não porque sejam típicos de alguma coisa.

Verificando as duas linhas compostas: 3 horas por semana de recebimento e contagem equivale a 156 horas por ano e 156 × $ 22 = $ 3.432, o que com a apólice de $ 480 representa $ 3.912 de custo de serviço. A linha descontinuada custou US$ 9 e foi compensada a US$ 3, então 140 × US$ 6 = US$ 840, o que com US$ 520 de variações de contagem gera US$ 1.360 de risco. Adicione os baldes: $ 2.400 + $ 3.120 + $ 3.912 + $ 1.360 = US$ 10.792 para o ano.

Essa loja tinha uma média de 2.900 unidades em seu catálogo nos mesmos doze meses, então:

$ 10.792 ÷ 2.900 = $ 3,72 por unidade por ano ou $ 0,31 por mês. Trate essa figura plana como uma primeira passagem. Ele cobra a mesma quantia de um item pequeno e barato e de um item grande e caro, quando o capital aumenta com o custo unitário e o armazenamento com o espaço que ocupa; a versão cuidadosa aloca capital pela participação de cada produto no valor do estoque e armazenamento pelo espaço que ocupa. Pela mesma razão, não divida o valor fixo pelo custo unitário de um produto. Isso mistura um componente baseado em custo com outro baseado em volume e retorna um número que não significa nada.

Agora coloque um produto contra isso. Cedar & Fig, 250g vende 5 unidades por dia a US$ 18 e um custo unitário de US$ 7, e a loja possui em média 165 unidades. A US$ 3,72 por unidade por ano, isso equivale a 165 × US$ 3,72 = US$ 614 de custo de manutenção, contra 1.825 unidades por ano a US$ 11 de margem, que equivale a US$ 20.075 de margem bruta. O custo de manutenção é um erro de arredondamento em um produto que se move tão rapidamente.

Mude uma entrada e ela deixa de ser uma. Uma lata de presente com o mesmo custo de US$ 7 e preço de US$ 18, mantida na mesma média de 165 unidades, mas vendendo uma unidade a cada cinco dias, movimenta 73 unidades por ano por US$ 803 de margem bruta. Seu custo de manutenção é o mesmo de $ 614, porque ocupa a mesma prateleira e o mesmo dinheiro, e isso deixa $ 189. Nada mudou, exceto a velocidade. Manter 165 unidades de algo vendido a essa taxa representa mais de dois anos de cobertura, e US$ 614 por ano é o que essa decisão custa em dinheiro.

Usando a taxa

O custo de manutenção não é uma linha de relatório. É uma contribuição para três decisões tomadas por instinto.

Dimensionamento de pedidos. Cada quantidade de pedido negocia o custo do pedido contra o custo de manutenção, e o custo de manutenção é esse número. É o termo H no fórmula de quantidade de pedido econômico, que não pode ser calculado sem ele, e é o que informa se a aceitação de um fornecedor quantidade mínima de pedido é uma pechincha ou uma forma cara de comprar com desconto.

Reter ou desconto. Quando o estoque não está em movimento, a questão é se a espera custa mais do que o desconto. O custo de manutenção é o preço da espera e é acumulado independentemente de as unidades se moverem ou não. Calculando quanto excesso você está segurando fornece a contagem de unidades; multiplicar por sua taxa mensal transforma-o em um valor que você pode definir em relação a uma redução.

Disciplina de compra. A maior parte do custo de manutenção é criada no momento do pedido, e é por isso que evitando o excesso de estoque faz mais pelo total do que qualquer renegociação de armazenamento.

Uma coisa que a taxa não alimenta: GMROI ignora totalmente os custos de manutenção, portanto, um movimento lento com um GMROI fraco é pior do que o seu GMROI diz.

Por que as porcentagens emprestadas enganam

Você encontrará uma única porcentagem do valor do estoque cotado em quase todos os lugares em que o custo de manutenção é discutido, e vale a pena saber sua origem antes de planejar. O número remonta a um artigo de revista comercial publicado em 1995 por Helen Richardson em Transporte e Distribuição, não para qualquer estudo de comércio eletrônico, e o alcance desse artigo era amplo o suficiente para ser inútil como alvo. O que circula agora é um ponto médio que perdeu alcance em algum lugar em trinta anos de recontagem. O órgão comercial da cadeia de suprimentos ao qual geralmente é atribuído não o publica em nenhum lugar que possamos encontrar, em duas tentativas distintas de rastreá-lo.

O problema mais profundo não é a proveniência. O número não é portátil, mesmo quando medido honestamente. Duas lojas com estoque idêntico podem ter custos de manutenção que diferem por um múltiplo, e cada driver é estrutural: uma financiou o estoque e a outra não, uma alugou uma unidade e a outra usou um cômodo que já tinha, uma vendeu uma categoria que ficou obsoleta em uma temporada, uma conta as horas de recebimento e a outra nunca as contou. Uma porcentagem é o resultado dessas escolhas, portanto, importá-la enquanto mantém suas próprias entradas fornece um número que não descreve ninguém.

A comparação que funciona é contra você mesmo. Some seus componentes este ano, totalize-os da mesma forma no próximo ano, e o movimento será informação real: se a conta de armazenamento cresceu mais rápido que o catálogo, se a obsolescência está aumentando, se as horas de manuseio aumentaram quando você adicionou um local.

A razão pela qual o total continua subindo geralmente é a montante do armazenamento. É comprar muito cedo, um pedido de cada vez. StockCue prevê a demanda por SKU a partir de seu próprio histórico de vendas, em todos os planos, incluindo o Grátis, que decide quantas unidades estão disponíveis em primeiro lugar. Não totalizará suas faturas; nada faz isso, exceto você e uma tarde.

Perguntas frequentes

O que está incluído no custo de manutenção de estoque?

Quatro grupos: o capital imobilizado nas ações, o espaço que ocupa, os custos de serviço para mantê-las (seguros, qualquer imposto sobre as ações e o trabalho de recebê-las, contá-las e movê-las) e o risco de perder valor enquanto espera (encolhimento, danos e obsolescência). Uma definição padrão de pesquisa operacional nomeia capital, espaço, seguros, proteção e impostos; a maioria dos comerciantes acrescenta mão de obra e obsolescência, porque ambos são reais e ambos são deles. Não existe uma lista de componentes universalmente aceita, então nomeie os componentes que você contou sempre que citar seu valor.

Qual é uma porcentagem típica de custo de manutenção de estoque?

Não há resposta defensável para uma pequena loja do Shopify. A percentagem citada na maioria das vezes remonta a um artigo de uma revista comercial de 1995, e não a qualquer estudo sobre comércio eletrónico, e o original deu uma gama muito mais ampla do que os números claros que as pessoas repetem. Totalizar seus próprios componentes e dividir pelo seu valor médio de estoque leva uma tarde com suas faturas e é a única versão do número que pode informar com segurança uma decisão.

Como calculo o custo de manutenção de um produto?

Totalize primeiro o custo anual de manutenção da sua loja e depois aloque-o. O método rápido divide esse total pelo número médio de unidades que você possui, fornecendo um custo por unidade por ano e, em seguida, multiplica-o pelas unidades médias disponíveis do próprio produto. O método cuidadoso aloca o componente de capital pelo custo unitário e o componente de armazenamento pelo espaço que uma unidade ocupa, o que importa assim que um produto é muito mais volumoso ou muito mais caro que o resto do catálogo.

O custo de manutenção inclui o custo do próprio estoque?

Não. O preço de compra das ações é o investimento que está sendo realizado, não o custo de mantê-lo. O custo de manutenção é o que custa manter esse investimento durante um período além da compra: juros ou custo de oportunidade sobre o dinheiro, armazenamento, seguro, manuseio e valor perdido devido ao encolhimento e à obsolescência. Contar a ação em si faz uma contagem dupla e produz uma taxa acima de 100%, o que geralmente é o primeiro sinal de que um cálculo deu errado.