Costo di mantenimento dell'inventario: come calcolare la propria tariffa

Hai già pagato le spese di trasporto l'anno scorso. È distribuito su un estratto conto, una fattura per un'unità di stoccaggio, un rinnovo assicurativo, le ore che qualcuno ha trascorso a ricevere e contare e un pallet di qualcosa che alla fine hai sgomberato sottocosto. Poiché è arrivato in sei posti, nessuno li ha sommati e non è mai entrato in un'unica decisione di ordinazione.

Questo post riguarda l'esecuzione di tale aggiunta. La guida del sito al parametri di inventario che vale la pena monitorare riassume il costo di carico in un paragrafo; questa è la versione lunga, ed è soprattutto una questione di quali righe dei tuoi account vi appartengono. Cosa fare una volta che il totale ti mette a disagio è un lavoro diverso, coperto liberando il denaro bloccato nelle azioni che già possiedi.

Cosa include il costo di trasporto

Il costo di mantenimento è il costo necessario per mantenere le azioni per un periodo, oltre a quanto pagato per le azioni. Si accumula mentre le unità restano ferme, il che è ciò che lo rende facile da ignorare: non succede nulla quando arriva il pallet, e poi succede qualcosa di piccolo ogni settimana che non parte.

La definizione standard di ricerca operativa è più ristretta rispetto alla maggior parte delle versioni dei blog:

"Il costo di mantenimento (a volte chiamato costo di stoccaggio) rappresenta tutti i costi associati allo stoccaggio dell'inventario fino a quando non viene venduto o utilizzato. Sono inclusi il costo del capitale vincolato, spazio, assicurazione, protezione e tasse attribuite allo stoccaggio."
Hillier e Liebermann, Introduzione alla ricerca operativa, capitolo 19.

I praticanti raggruppano lo stesso terreno in quattro secchi e questo post li utilizza: capitale, stoccaggio, servizio e rischio. I primi due sono in quella definizione parola per parola. Il servizio copre l'assicurazione, la protezione e le tasse, oltre al lavoro di gestione e conteggio. Il rischio copre ciò che le unità perdono di valore mentre aspettano, cosa che la definizione dei libri di testo lascia implicita e che causa la maggior parte dei danni in un piccolo catalogo.

Tre cose vengono conteggiate erroneamente e non vi appartengono: il prezzo di acquisto delle azioni, che rappresenta l'investimento sostenuto piuttosto che il costo di mantenimento; trasporto merci in entrata, convenzionalmente già incluso nel costo unitario; e il ritiro, l'imballaggio e la spedizione di un ordine che hai venduto, cosa avvenuta perché l'unità se n'è andata, non perché è rimasta.

Oltre a ciò non esiste un elenco dei componenti concordato. Due persone attente possono sommare il costo di mantenimento dello stesso negozio in modo diverso ed essere entrambe difendibili, che è la prima ragione per cui una percentuale presa in prestito non può essere paragonata alla tua.

Costo del capitale

Il costo del capitale è il prezzo del denaro depositato nelle tue azioni. Se hai finanziato l'inventario, questa non è una stima: è l'interesse che ti è stato addebitato sul prestito che ha finanziato le azioni, ed è su un estratto conto.

Se lo hai finanziato tu stesso, il costo del capitale è un costo opportunità e i negozi lo saltano o lo inventano. Saltare le azioni sembrerà libero di essere conservato. Inventare di solito significa scegliere un tasso di rendimento ambizioso, che produca un gran numero senza nulla dietro.

La versione che sopravvive all’esame accurato è concreta: il tasso che pagheresti per prendere in prestito lo stesso importo se ne avessi bisogno domani, o il rendimento della prossima cosa che il denaro avrebbe finanziato. Il capitale è anche la componente che si adatta al costo unitario anziché al conteggio delle unità, il che è importante quando si distribuisce il totale tra i prodotti.

Stoccaggio, servizio e rischio

Stoccaggio è lo spazio occupato dallo stock: affitto del magazzino o dell'unità di stoccaggio, la linea di stoccaggio su una fattura 3PL, scaffalature. Una nota onesta, perché è qui che di solito il calcolo viene riempito. Se lo stock si trova in una stanza libera che hai già pagato, senza alcun uso alternativo e senza fattura allegata, il suo costo di stoccaggio è vicino allo zero e dovresti scrivere zero. L'affitto fittizio di un garage che non avresti mai affittato è un numero inventato per creare un caso.

Servizio è l'assicurazione sulle azioni, qualsiasi imposta valutata sull'inventario in cui operi e il lavoro necessario per mantenerlo: ricevere, contare, spostare scatole, riconciliare le varianze. La metà manodopera è ciò che i negozi sottovalutano maggiormente, perché non viene mai visualizzata come voce di inventario. Sembra che qualcuno sia martedì. Conta le ore e moltiplicale per quanto costano.

Rischio è il valore che le azioni perdono nell'attesa: la contrazione, che si presenta come varianza ai tuoi conteggi; danni, che si presentano come cancellazioni; e obsolescenza, che si manifesta come unità che alla fine hai venduto al di sotto di quanto hai pagato. L'obsolescenza è invisibile finché non viene realizzata, quindi misurala a ritroso, utilizzando ciò che hai effettivamente liquidato come costo l'anno scorso piuttosto che una previsione di quanto delle azioni di oggi diventerà obsoleto.

Costruisci la tua tariffa

Il calcolo è un'addizione e una divisione. Il lavoro raccoglie le righe, ed è un pomeriggio con un anno di fatture davanti a te.

Sommateli e avrete il costo di trasporto annuale in dollari, il che è già utile. Per trasformarlo in una tariffa:

Tasso di costo di trasporto = costo di trasporto annuo totale ÷ valore medio dell'inventario al costo

Due regole mantengono il risultato paragonabile a quello dell'anno prossimo. Valuta il denominatore al costo, mai al dettaglio, altrimenti la tariffa si riduce silenziosamente di qualunque sia il tuo margine. E crea un inventario medio da istantanee mensili piuttosto che da una cifra iniziale e finale, che è la scorciatoia standard ma scarsa per qualsiasi negozio con un acquisto stagionale.

Per imputare i costi ai singoli prodotti, una seconda forma è più pratica:

Costo di trasporto per unità all'anno = costo di trasporto annuale totale ÷ unità medie disponibili

Un esempio pratico

Le figure sottostanti appartengono ad un negozio inventato. Sono qui perché l'aritmetica sia visibile dall'inizio alla fine, non perché siano tipici di qualcosa.

Controllando le due linee composite: 3 ore settimanali di ricezione e conteggio equivalgono a 156 ore all'anno e 156 × $ 22 = $ 3.432, che con la politica di $ 480 rendono $ 3.912 di costo del servizio. La linea fuori produzione costava $ 9 e veniva liquidata a $ 3, quindi 140 × $ 6 = $ 840, che con $ 520 di varianze di conteggio fa $ 1.360 di rischio. Aggiungi i bucket: $ 2.400 + $ 3.120 + $ 3.912 + $ 1.360 = $ 10.792 per l'anno.

Quel negozio aveva una media di 2.900 unità in tutto il suo catalogo negli stessi dodici mesi, quindi:

$ 10.792 ÷ 2.900 = $ 3,72 un'unità all'anno, o $ 0,31 al mese. Tratta quella figura piatta come un primo passaggio. Fa pagare lo stesso importo per un articolo piccolo ed economico e per uno grande e costoso, quando il capitale scala con il costo unitario e lo stoccaggio con lo spazio che occupa; la versione attenta alloca il capitale in base alla quota di valore delle scorte di ciascun prodotto e lo stoccaggio in base allo spazio che occupa. Per lo stesso motivo, non dividere la cifra fissa per il costo unitario di un prodotto. Ciò mescola una componente basata sui costi con una basata sul volume e restituisce un numero che non significa nulla.

Ora metti un prodotto contro di esso. Cedar & Fig, 250g vende 5 unità al giorno a 18 dollari con un costo unitario di 7 dollari, e il negozio ne conserva in media 165 unità. A 3,72 dollari per unità all’anno, ovvero 165 x 3,72 dollari = 614 dollari di costo di mantenimento, contro 1.825 unità all’anno con 11 dollari di margine, ovvero 20.075 dollari di margine lordo. Il costo di trasporto è un errore di arrotondamento su un prodotto che si muove così velocemente.

Cambia un input e smette di essere uno. Una confezione regalo allo stesso costo di 7 dollari e allo stesso prezzo di 18 dollari, mantenuta alla stessa media di 165 unità, ma vendendo un'unità ogni cinque giorni, sposta 73 unità all'anno per un margine lordo di 803 dollari. Il suo costo di trasporto è lo stesso $ 614, perché occupa lo stesso scaffale e gli stessi soldi, e rimangono $ 189. Non è cambiato nulla, tranne la velocità. Detenere 165 unità di qualcosa che viene venduto a quel prezzo equivale a più di due anni di copertura e $ 614 all'anno è il costo in contanti di tale decisione.

Utilizzando il tasso

Il costo di mantenimento non è una riga del report. È un input per tre decisioni altrimenti prese d'istinto.

Dimensionamento dell'ordine. Ogni quantità di ordine scambia il costo di ordinazione con il costo di mantenimento e il costo di mantenimento è questo numero. È il termine H in formula quantitativa dell'ordine economico, che senza di esso non può essere calcolato, ed è ciò che ti dice se accetti quello di un fornitore quantità minima d'ordine è un affare o un modo costoso per acquistare uno sconto.

Blocca o sconta. Quando le scorte non si muovono, la domanda è se l'attesa costa più dello sconto. Il costo di trasporto è il prezzo dell'attesa e matura indipendentemente dal fatto che le unità si muovano o meno. Calcolare la quantità di eccesso che stai trattenendo ti dà il conteggio delle unità; moltiplicando per la tariffa mensile si trasforma in una cifra che puoi impostare a fronte di un ribasso.

Disciplina d'acquisto. La maggior parte dei costi di trasporto viene creata al momento dell'ordine, ecco perché prevenire l'eccesso di scorte fa di più per il totale di quanto farà qualsiasi rinegoziazione dello storage.

Una cosa che la tariffa non fornisce: GMROI ignora completamente i costi di trasporto, quindi un movimento lento con un GMROI debole è peggiore di quanto affermato dal suo GMROI.

Perché le percentuali prese in prestito traggono in inganno

Troverai un'unica percentuale ordinata del valore dell'inventario quotata quasi ovunque si parli del costo di trasporto e vale la pena conoscerne la provenienza prima di pianificarla. La figura risale ad un articolo di una rivista di settore pubblicato nel 1995 da Helen Richardson in Trasporto e distribuzione, non ad alcuno studio sull'e-commerce, e la gamma fornita dall'articolo era sufficientemente ampia da essere inutile come obiettivo. Ciò che circola oggi è un punto medio che ha perso la sua portata da qualche parte in trent’anni di rivisitazione. L'ente commerciale della catena di fornitura a cui viene solitamente attribuito non lo pubblica da nessuna parte, nonostante due distinti tentativi di rintracciarlo.

Il problema più profondo non è la provenienza. Il numero non è portabile anche quando viene misurato onestamente. Due negozi con stock identici possono avere costi di mantenimento che differiscono di un multiplo, e ogni driver è strutturale: uno ha finanziato lo stock e uno no, uno affitta un'unità e uno usa una stanza che già aveva, uno vende una categoria che diventa stantia in una stagione, uno conta le ore di ricevimento e non le ha mai contate. Una percentuale è il risultato di tali scelte, quindi importarla mantenendo i propri input ti dà un numero che non descrive nessuno.

Il paragone che funziona è contro te stesso. Somma i tuoi componenti quest'anno, totalizzali allo stesso modo l'anno prossimo, e il movimento sarà un'informazione reale: se la fattura di stoccaggio è cresciuta più velocemente del catalogo, se l'obsolescenza è strisciante, se le ore di gestione sono aumentate quando hai aggiunto una posizione.

Il motivo per cui il totale continua a salire è solitamente a monte dello stoccaggio. Sta acquistando troppo e troppo presto, un ordine alla volta. StockCue prevede la domanda per SKU dalla cronologia delle vendite, su ogni piano incluso quello gratuito, che decide innanzitutto quante unità sono presenti. Non totalizzerà le tue fatture; niente lo fa tranne te e un pomeriggio.

Domande frequenti

Cosa è incluso nel costo di mantenimento dell'inventario?

Quattro gruppi: il capitale vincolato nello stock, lo spazio che occupa, i costi del servizio per mantenerlo (assicurazione, eventuali tasse sullo stock e il lavoro per riceverlo, contarlo e spostarlo) e il rischio di perdere valore mentre attende (restringimento, danneggiamento e obsolescenza). Una definizione standard di ricerca operativa nomina capitale, spazio, assicurazione, protezione e tasse; la maggior parte dei commercianti aggiunge manodopera e obsolescenza, perché entrambe sono reali ed entrambe appartengono a loro. Non esiste un elenco dei componenti universalmente accettato, quindi nomina i componenti che hai contato ogni volta che citi la tua figura.

Qual è la percentuale tipica del costo di mantenimento dell'inventario?

Non esiste una risposta difendibile per un piccolo negozio Shopify. La percentuale citata molto spesso risale a un articolo di una rivista di settore del 1995 piuttosto che a qualsiasi studio sull'e-commerce, e l'originale forniva una gamma molto più ampia della cifra ordinata che le persone ripetono da esso. Sommare i propri componenti e dividerli per il valore medio dell'inventario richiede un pomeriggio con le fatture ed è l'unica versione del numero che può guidare in modo sicuro una decisione.

Come posso calcolare il costo di trasporto per un prodotto?

Totalizza prima il costo di trasporto annuale del tuo negozio, quindi assegnalo. Il metodo rapido divide il totale per il numero medio di unità che possiedi, fornendo un costo per unità all'anno, quindi moltiplicalo per le unità medie del prodotto disponibili. Il metodo accurato assegna la componente di capitale in base al costo unitario e la componente di stoccaggio in base allo spazio occupato da un'unità, il che conta non appena un prodotto è molto più ingombrante o molto più costoso del resto del catalogo.

Il costo di mantenimento include il costo dell'inventario stesso?

No. Il prezzo di acquisto delle azioni rappresenta l'investimento sostenuto, non il costo di mantenimento. Il costo di mantenimento è ciò che ti costa mantenere quell'investimento per un periodo oltre all'acquisto: interessi o costi opportunità sul denaro, stoccaggio, assicurazione, gestione e valore perso a causa di restringimento e obsolescenza. Contare il titolo stesso lo conta due volte e produce un tasso superiore al 100%, che di solito è il primo segno che un calcolo è andato storto.