Como escolher um fornecedor para estoque de comércio eletrônico

Duas cotações lado a lado, e a única linha que você pode comparar sem fazer nenhum trabalho é o preço unitário. É também a linha com menor probabilidade de decidir se o fornecedor dá certo.

Escolher um fornecedor é um problema de julgamento, não de cálculo. Esta postagem fornece os critérios e as vantagens e desvantagens por trás deles. Ele não fornece uma planilha de pontuação que produza uma resposta, porque qualquer pontuação que você construir antes da primeira ordem é uma média ponderada de suposições.

O que você está realmente escolhendo

Um fornecedor são três coisas dentro das quais você viverá enquanto durar o relacionamento: um prazo de entrega, um mínimo e um modo de falha.

O prazo de entrega define quanto tempo cada erro leva para ser corrigido. Peça muito pouco de um fornecedor de 30 dias e você terá pouco por um mês. O mínimo define quanto dinheiro o relacionamento exige por ciclo e quanto estoque você carrega, quer queira ou não. O modo de falha é o que acontece na semana ruim: uma remessa curta, um atraso silencioso, um componente substituído, um preço que muda sem aviso prévio.

A parte incômoda: o critério que mais importa é a confiabilidade, e é aquele que você não consegue observar antes do primeiro pedido. Todo o resto de uma citação pode ser lido. A confiabilidade só pode ser medida posteriormente, a partir do seu próprio histórico de entrega. Portanto, escolha as restrições que você pode ver e dimensione o primeiro pedido para que descobrir o restante seja acessível.

Os critérios que importam

Em ordem aproximada de quanto eles mudam sua operação, e não de quão fáceis são de comparação.

Não existe fórmula porque os pesos são propriedades da sua loja, não dos fornecedores. Uma loja com dinheiro sobrando e um vendedor estável pode absorver um mínimo de 300 unidades por um preço melhor. Uma loja cujo caixa é a restrição vinculativa deveria pagar mais por unidade e manter a flexibilidade. As mesmas duas citações, resposta certa diferente.

Perguntas a fazer antes de encomendar

Pergunte por escrito para que as respostas existam em um formato ao qual você possa voltar.

Vale a pena perguntar a última, embora muitos fornecedores recusem. Um fornecedor que não consegue produzir uma referência de cliente pequeno está lhe dizendo que não tem clientes pequenos ou que os pequenos não estão satisfeitos, e ambos são úteis antes de você se comprometer.

Amostragem e o primeiro pedido

As amostras respondem a uma pergunta: o produto corresponde ao que foi descrito. Eles não respondem absolutamente nada sobre se o fornecedor pode atingir uma data, enviar a contagem correta ou resolver um problema, porque uma amostra não passa pelo processo pelo qual um pedido real passa.

Portanto, a primeira ordem é o teste real e deve ser dimensionada para ser corrigida e não para estar correta. A meta é a menor quantidade que atinge o mínimo e que você pode vender dentro de um período sobre o qual você pode se dar ao luxo de estar errado. Você está pagando por informações, e o preço dessas informações é o dinheiro investido enquanto você descobre.

Duas coisas para fazer antes de sair. Anote a data que você espera e a data em que realmente chega, porque esse par é a primeira linha do histórico de entrega do fornecedor e não vale nada reconstruído de memória seis meses depois. E conte o recibo com o pedido de compra, em vez de observar o palete: um navio a descoberto de primeira ordem que passa despercebido dá o tom para cada pedido posterior.

Se o produto for novo e você não tiver histórico de vendas para avaliar o teste, prevendo um novo produto sem história cobre as maneiras de chegar a um número defensável. E se o mínimo forçar um teste muito maior do que você escolheria, vale a pena avaliar essa tensão antes de aceitá-la: dinheiro amarrado em estoque é a restrição com maior probabilidade de atacar primeiro uma pequena loja.

Comparando duas citações

O preço unitário não é o preço. O número que pertence a uma comparação é o custo final por unidade: tudo o que você paga para colocar uma unidade vendável em sua prateleira, dividido pelas unidades que você obtém.

Veja o Cedar & Fig, 250g, que vende 5 unidades por dia por US$ 18. Chegam duas citações.

A aritmética, para que você possa verificar. Cotação A: 120 unidades a $ 7,00 custam $ 840, mais $ 180 de frete, dando $ 1.020 por 120 unidades, o que equivale a $ 8,50 desembarcados. Citação B: 300 unidades a $ 6,40 equivalem a $ 1.920, mais $ 320 de frete, que é $ 2.240, ou $ 7,47 por unidade, mais cerca de $ 0,55 de impostos e liberação, dando $ 8,02 desembarcados e $ 2.405 de dinheiro incluído. A cobertura é apenas as unidades divididas por 5 por dia: 24 dias de A, 60 dias de B.

A citação B é genuinamente mais barata. Com 5 unidades por dia, a loja movimenta cerca de 1.825 unidades por ano, e 48 centavos em cada uma delas equivale a cerca de US$ 876 por ano. Trata-se de uma poupança real e que não deve ser ignorada.

Ainda pode ser o primeiro fornecedor errado. O teste custa US$ 2.405 em vez de US$ 1.020, cria dois meses de cobertura em vez de três semanas e meia, e cada correção leva 30 dias em vez de 12. Se o produto for vendido pela metade da taxa esperada, a cotação A deixa você com sete semanas de erro e a cotação B deixa você com quatro meses de um. E uma única mudança de 30 para 40 dias é uma semana de vendas perdidas que prejudica visivelmente a poupança do ano.

Uma leitura defensável desses números: comece em A, meça e mova o volume para B assim que o produto tiver um histórico estável o suficiente para que 60 dias de cobertura sejam uma decisão e não uma aposta. Essa é uma leitura, não uma regra. Alguém com mais dinheiro e mais confiança no produto poderia começar em B e estar certo.

Depois de escolhido, o lead time e o mínimo deixam de ser linhas de cotação e passam a ser insumos de planejamento. O que eles fazem com o seu ponto de pedido é abordado em como os prazos de entrega do fornecedor afetam sua previsão, e onde o resto dos termos devem ficar é no guia de gerenciamento de fornecedores.

Bandeiras vermelhas

Nada disso prova que um fornecedor é ruim. Cada um deles é um risco que deve alterar os termos que você aceita ou alterar o tamanho do primeiro pedido.

O padrão por trás da maioria deles é o mesmo: uma relutância em se comprometer com detalhes. Um fornecedor que se sente confortável em anotar uma data, uma contagem e um preço é um fornecedor que espera atingi-los.

Após os primeiros pedidos, você para de adivinhar e começa a medir, o que é um trabalho diferente com ferramentas diferentes: como medir o desempenho do fornecedor.

Perguntas frequentes

De quantos fornecedores devo obter cotações?

O suficiente para que você saiba se uma cotação é normal, o que geralmente significa três ou quatro em vez de dois. Duas cotações dão-lhe uma diferença sem contexto: não é possível dizer se a mais barata é competitiva ou se a mais cara está a cotar por algo que a outra deixou de fora. Depois dos quatro ou cinco anos, você passa a maior parte do tempo gastando tempo em vez de aprender algo novo, a menos que as cotações ainda estejam distantes.

Qual deve ser o tamanho de um primeiro pedido experimental?

A menor quantidade que atinge o mínimo e que você pode vender em um período sobre o qual você pode se dar ao luxo de estar errado. Um primeiro pedido é comprado para produzir informações: se a data chegou, se a mercadoria corresponde à amostra, se a documentação está correta. Se o mínimo forçar um teste maior do que você pode carregar confortavelmente, isso já é uma conclusão sobre se o fornecedor se adapta à sua loja.

Um preço unitário mais baixo vale um prazo de entrega mais longo?

Às vezes, e a maneira de saber é converter ambos em coisas que você possa comparar. Um lead time mais longo significa mais dinheiro retido como estoque, uma correção mais lenta quando a demanda muda e um buffer maior para cobrir o mesmo nível de serviço. Calcule a economia anual a partir da diferença de preço na sua taxa de vendas real e, em seguida, decida se ela cobre esses três custos. Não existe uma fórmula que responda isso para você, pois os pesos dependem da sua posição de caixa.

O que devo verificar antes de pagar um depósito?

Que o prazo de entrega, o mínimo, o preço unitário, as condições de frete e o que acontece em uma remessa parcial estejam todos por escrito, no mesmo documento, com data. Termos verbais são aqueles que são lembrados de forma diferente posteriormente. Verifique também se o depósito é reembolsável caso eles percam a data combinada, pois essa resposta indica o quão confiantes eles estão na data que acabaram de lhe fornecer.

Um hábito que vale a pena começar no dia da escolha: manter a cotação que você aceitou, datada, ao lado do cadastro do fornecedor. Doze meses depois, quando o preço mudou duas vezes e o prazo de entrega já dura quatro dias, o documento original é a única coisa que separa uma renegociação de uma discussão sobre o que foi dito.