Cómo elegir un proveedor para el inventario de comercio electrónico

Dos cotizaciones una al lado de la otra, y la única línea que puede comparar sin realizar ningún trabajo es el precio unitario. También es la línea que tiene menos probabilidades de decidir si el proveedor funciona.

La elección de un proveedor es un problema de juicio, no de cálculo. Esta publicación le brinda los criterios y las compensaciones detrás de ellos. No le proporciona una hoja de puntuación que produzca una respuesta, porque cualquier puntuación que obtenga antes del primer orden es un promedio ponderado de conjeturas.

Lo que realmente estás eligiendo

Un proveedor son tres cosas en las que vivirás mientras dure la relación: un tiempo de entrega, un mínimo y un modo de falla.

El plazo de entrega establece cuánto tiempo lleva corregir cada error. Si pide muy poco a un proveedor de 30 días, le faltará un mes. El mínimo establece cuánto efectivo exige la relación por ciclo y cuántas existencias tiene, lo quiera o no. El modo de falla es lo que sucede en su semana mala: un envío corto, un retraso silencioso, un componente sustituido, un precio que cambia sin previo aviso.

La parte incómoda: el criterio que más importa es la fiabilidad, y es el que no puedes observar antes del primer pedido. Todo lo demás en una cotización se puede leer. La fiabilidad sólo se puede medir después, a partir de su propio historial de entregas. Así que elija las restricciones que pueda ver y dimensione el primer pedido para que descubrir el resto sea asequible.

Los criterios que importan

En orden aproximado de cuánto cambian su operación, no de cuán fáciles son de comparar.

No existe ninguna fórmula porque los pesos son propiedades de su tienda, no de los proveedores. Una tienda con dinero extra y un vendedor estable puede absorber un mínimo de 300 unidades a un mejor precio. Una tienda cuyo efectivo es la restricción vinculante debería pagar más por unidad y mantener la flexibilidad. Las mismas dos citas, diferente respuesta correcta.

Preguntas para hacer antes de realizar el pedido

Pregúnteles por escrito para que las respuestas existan en un formato al que pueda regresar.

Vale la pena preguntar esto último, aunque muchos proveedores se negarán. Un proveedor que no puede producir una referencia de un cliente pequeño le está diciendo que no tiene clientes pequeños o que los pequeños no están contentos, y ambas cosas son útiles antes de comprometerse.

Muestreo y primer orden.

Las muestras responden a una pregunta: ¿el producto coincide con lo descrito? No responden nada en absoluto sobre si el proveedor puede cumplir una fecha, enviar la cantidad correcta o manejar un problema, porque una muestra no pasa por el proceso por el que pasa un pedido real.

Entonces, el primer orden es la prueba real, y su tamaño debe ser corregido en lugar de correcto. El objetivo es la cantidad más pequeña que supere su mínimo y que pueda vender dentro de un período en el que pueda permitirse el lujo de equivocarse. Estás pagando por información, y el precio de esa información es el dinero invertido mientras la averiguas.

Dos cosas que hacer antes de que se apague. Anota la fecha en la que lo esperas y la fecha en que realmente llega, porque ese par es la primera fila del historial de entregas del proveedor y no vale nada reconstruido de memoria seis meses después. Y cuente el recibo con la orden de compra en lugar de mirar la paleta: un envío corto de primer pedido que pasa desapercibido marca la pauta para cada pedido posterior.

Si el producto es nuevo y no tiene un historial de ventas para compararlo con la prueba, pronosticar un nuevo producto sin historia cubre las formas de llegar a un número defendible. Y si su mínimo obliga a una prueba mucho mayor de la que usted elegiría, vale la pena valorar esa tensión antes de aceptarla: efectivo inmovilizado en el inventario es la restricción que con mayor probabilidad afectará primero a una tienda pequeña.

Comparando dos citas

El precio unitario no es el precio. El número que corresponde en una comparación es el costo final por unidad: todo lo que usted paga para tener una unidad vendible en su estante, dividido por las unidades que obtiene.

Tomemos como ejemplo Cedar & Fig, 250 g, que se vende 5 unidades al día a 18 dólares. Llegan dos cotizaciones.

La aritmética, para que puedas comprobarla. Cotización A: 120 unidades a $7,00 cuestan $840, más $180 de flete, lo que da $1020 por 120 unidades, lo que equivale a $8,50 en destino. Cotización B: 300 unidades a $6,40 son $1920, más $320 de flete, lo que equivale a $2240, o $7,47 por unidad, más alrededor de $0,55 de derechos y despacho de aduana, lo que da $8,02 desembarcados y $2405 en efectivo en total. La cobertura es solo las unidades divididas por 5 por día: 24 días de A, 60 días de B.

La cotización B es realmente más barata. Con 5 unidades por día, la tienda mueve aproximadamente 1.825 unidades al año, y 48 centavos por cada una de ellas equivalen a unos 876 dólares al año. Se trata de un verdadero ahorro y no se debe ignorar.

Todavía puede ser el primer proveedor equivocado. La prueba cuesta $2,405 en lugar de $1,020, crea dos meses de cobertura en lugar de tres semanas y media, y cada corrección demora 30 días en lugar de 12. Si el producto se vende a la mitad del precio esperado, la cotización A lo deja con siete semanas de un error y la cotización B lo deja con cuatro meses de uno. Y un simple cambio de 30 días a 40 es una semana de ventas perdidas que reduce visiblemente los ahorros del año.

Una lectura defendible de estos números: comenzar en A, medir y mover el volumen a B una vez que el producto tenga un historial lo suficientemente estable como para que 60 días de cobertura sean una decisión en lugar de una apuesta. Esa es una lectura, no una regla. Alguien con más dinero y más confianza en el producto podría empezar por B y tener razón.

Una vez que haya elegido, el plazo de entrega y el mínimo dejan de ser líneas de cotización y se convierten en insumos de planificación. Lo que hacen con su punto de reorden se trata en Cómo los plazos de entrega de los proveedores afectan su pronóstico, y donde deberían vivir el resto de los términos es en el guía de gestión de proveedores.

Banderas rojas

Ninguno de estos prueba que un proveedor sea malo. Cada uno es un riesgo que debería cambiar los términos que acepta o cambiar el tamaño del primer pedido.

El patrón detrás de la mayoría de estos es el mismo: una falta de voluntad para comprometerse con detalles específicos. Un proveedor que se siente cómodo anotando una fecha, un recuento y un precio es un proveedor que espera cumplirlos.

Después de los primeros pedidos dejas de adivinar y empiezas a medir, lo cual es un trabajo diferente con diferentes herramientas: cómo medir el desempeño de los proveedores.

Preguntas frecuentes

¿De cuántos proveedores debería obtener cotizaciones?

Lo suficiente como para saber si una cotización es normal, lo que normalmente significa tres o cuatro en lugar de dos. Dos cotizaciones te dan una diferencia sin contexto: no puedes decir si la más barata es competitiva o si la más cara cotiza por algo que la otra omitió. Más allá de las cuatro o cinco, la mayor parte del tiempo pasas en lugar de aprender algo nuevo, a menos que las citas todavía estén muy separadas.

¿Qué tamaño debe tener un primer pedido de prueba?

La cantidad más pequeña que supera su mínimo y que puede vender en un período en el que puede permitirse el lujo de equivocarse. Se compra un primer pedido para producir información: si cumplieron con la fecha, si la mercancía coincide con la muestra, si la documentación es correcta. Si su mínimo obliga a realizar una prueba más grande de lo que usted puede llevar cómodamente, eso es en sí mismo un hallazgo sobre si el proveedor se adapta a su tienda.

¿Un precio unitario más bajo vale un plazo de entrega más largo?

A veces, y la forma de saberlo es convertir ambos en cosas que puedas comparar. Un plazo de entrega más largo significa más efectivo mantenido como acciones, una corrección más lenta cuando la demanda se mueve y un mayor margen para cubrir el mismo nivel de servicio. Calcule el ahorro anual de la diferencia de precio según su tasa de ventas real y luego decida si cubre esos tres costos. No existe una fórmula que lo responda, porque los pesos dependen de su posición de efectivo.

¿Qué debo verificar antes de pagar un depósito?

Que el plazo de entrega, el mínimo, el precio unitario, los plazos de flete y lo que sucede en un envío parcial estén todo por escrito, en un mismo documento, con fecha. Los términos verbales son los que luego se recuerdan de manera diferente. Comprueba también si el depósito es reembolsable si no cumplen con la fecha acordada, porque esa respuesta te dice qué tan seguros están de la fecha que te acaban de dar.

Un hábito que vale la pena comenzar el día que elija: mantenga la cotización que aceptó, fechada, junto al registro del proveedor. Doce meses después, cuando el precio se ha movido dos veces y el plazo de entrega es de cuatro días, el documento original es lo único que separa una renegociación de una discusión sobre lo dicho.