Comment choisir un fournisseur pour l'inventaire du commerce électronique

Deux devis côte à côte, et la seule ligne que vous pouvez comparer sans faire aucun travail est le prix unitaire. C'est également la ligne la moins susceptible de décider si le fournisseur réussit.

Le choix d'un fournisseur est un problème de jugement et non un calcul. Cet article vous donne les critères et les compromis qui les sous-tendent. Il ne vous donne pas de feuille de notation produisant une réponse, car tout score que vous construisez avant le premier ordre est une moyenne pondérée de suppositions.

Ce que vous choisissez réellement

Un fournisseur, c'est trois choses dans lesquelles vous vivrez aussi longtemps que durera la relation : un délai de livraison, un minimum et un mode d'échec.

Le délai de livraison définit le temps nécessaire à la correction de chaque erreur. Commandez trop peu auprès d’un fournisseur sous 30 jours et il vous manque un mois. Le minimum définit le montant d'argent que la relation exige par cycle et la quantité de stock que vous détenez, que vous le vouliez ou non. Le mode d'échec est ce qui se produit lors d'une mauvaise semaine : une expédition courte, un retard silencieux, un composant substitué, un prix qui évolue sans préavis.

Le plus inconfortable : le critère qui compte le plus est la fiabilité, et c'est celui qu'on ne peut pas observer avant la première commande. Tout le reste d'un devis peut être lu. La fiabilité ne peut être mesurée qu’après coup, à partir de votre propre historique de livraison. Choisissez donc les contraintes que vous pouvez voir et dimensionnez la première commande de manière à ce que la découverte du reste soit abordable.

Les critères qui comptent

En gros, il s'agit de savoir dans quelle mesure ils modifient votre fonctionnement, mais pas dans quelle mesure ils sont faciles à comparer.

Aucune formule n'existe car les poids sont des propriétés de votre magasin et non des fournisseurs. Un magasin disposant de liquidités disponibles et d’un vendeur stable peut absorber un minimum de 300 unités pour un meilleur prix. Un magasin dont la trésorerie est la contrainte contraignante devrait payer plus cher à l'unité et conserver sa flexibilité. Deux mêmes citations, bonne réponse différente.

Questions à poser avant de commander

Posez-les par écrit afin que les réponses existent sous une forme à laquelle vous pouvez revenir.

La dernière question mérite d’être posée même si de nombreux fournisseurs déclineront. Un fournisseur qui ne peut pas produire une seule référence de petits clients vous dit soit qu'il n'a pas de petits clients, soit que les petits ne sont pas satisfaits, et les deux sont utiles avant de vous engager.

Échantillonnage et première commande

Les échantillons répondent à une question : le produit correspond-il à ce qui a été décrit. Ils ne répondent absolument pas à la question de savoir si le fournisseur peut respecter une date, expédier le bon nombre ou gérer un problème, car un échantillon n'est pas analysé tout au long du processus par lequel passe une commande réelle.

Ainsi, la première commande est le test réel, et elle doit être dimensionnée pour être corrigée plutôt que correcte. L'objectif est la plus petite quantité qui atteint leur minimum et que vous pouvez vendre dans un délai sur lequel vous pouvez vous permettre de vous tromper. Vous payez pour obtenir des informations, et le prix de ces informations correspond à l’argent immobilisé pendant que vous les découvrez.

Deux choses à faire avant sa sortie. Notez la date à laquelle vous l'attendez et la date à laquelle il arrive réellement, car cette paire constitue la première ligne de l'historique de livraison du fournisseur et elle ne vaut rien à reconstruire de mémoire six mois plus tard. Et comptez le reçu par rapport au bon de commande plutôt que de regarder la palette : une livraison courte de première commande qui passe inaperçue donne le ton à chaque commande suivante.

Si le produit est nouveau et que vous n'avez pas d'historique de ventes pour évaluer l'essai, prévoir un nouveau produit sans historique couvre les moyens d’obtenir un nombre défendable. Et si leur minimum impose un essai bien plus important que ce que vous choisiriez, cette tension mérite d’être évaluée avant de l’accepter : espèces bloquées dans l'inventaire est la contrainte la plus susceptible de frapper en premier un petit magasin.

Comparer deux citations

Le prix unitaire n'est pas le prix. Le nombre qui appartient à une comparaison est le coût au débarquement par unité : tout ce que vous payez pour obtenir une unité vendable sur votre étagère, divisé par les unités que vous obtenez.

Prenez Cedar & Fig, 250g, qui se vend 5 unités par jour à 18$. Deux citations arrivent.

L'arithmétique, pour que vous puissiez le vérifier. Citation A : 120 unités à 7,00 $ équivaut à 840 $, plus 180 $ de frais de transport, ce qui donne 1 020 $ pour 120 unités, soit 8,50 $ au débarquement. Citation B : 300 unités à 6,40 $ équivaut à 1 920 $, plus 320 $ de fret, soit 2 240 $, soit 7,47 $ par unité, plus environ 0,55 $ de droits de douane et de dédouanement, ce qui donne 8,02 $ au débarquement et 2 405 $ en espèces, tout compris. La couverture correspond uniquement aux unités divisées par 5 par jour : 24 jours à partir de A, 60 jours à partir de B.

Le devis B est vraiment moins cher. À raison de 5 unités par jour, le magasin déplace environ 1 825 unités par an, et 48 cents sur chacune d'elles représentent environ 876 $ par an. Il s’agit d’une véritable économie qu’il ne faut pas négliger.

Il peut toujours s'agir du mauvais premier fournisseur. L'essai coûte 2 405 $ au lieu de 1 020 $, crée deux mois de couverture au lieu de trois semaines et demie et chaque correction prend 30 jours au lieu de 12. Si le produit se vend à la moitié du prix prévu, le devis A vous laisse sept semaines d'erreur et le devis B vous laisse quatre mois d'erreur. Et une seule dérive de 30 jours à 40 jours représente une semaine de ventes perdues qui réduit visiblement les économies de l’année.

Une lecture défendable de ces chiffres : commencez par A, mesurez et déplacez le volume vers B une fois que le produit a un historique suffisamment stable pour que 60 jours de couverture soient une décision plutôt qu'un pari. C'est une lecture, pas une règle. Quelqu'un avec plus d'argent et plus de confiance dans le produit pourrait commencer par B et avoir raison.

Une fois que vous avez choisi, le délai et le minimum cessent d'être des lignes de devis et deviennent des éléments de planification. Ce qu'ils font à votre point de commande est couvert dans comment les délais de livraison des fournisseurs affectent vos prévisions, et où le reste des termes devrait résider est dans le guide de gestion des fournisseurs.

Drapeaux rouges

Rien de tout cela ne prouve qu’un fournisseur est mauvais. Chacun est un risque qui devrait soit modifier les conditions que vous acceptez, soit modifier la taille de la première commande.

Le schéma derrière la plupart d’entre eux est le même : une réticence à s’engager sur des détails précis. Un fournisseur qui est à l’aise pour écrire une date, un décompte et un prix est un fournisseur qui s’attend à les atteindre.

Après les premières commandes, vous arrêtez de deviner et commencez à mesurer, ce qui est un travail différent avec des outils différents : comment mesurer la performance des fournisseurs.

Foire aux questions

De combien de fournisseurs dois-je obtenir des devis ?

Assez pour que vous puissiez savoir si une citation est normale, ce qui signifie généralement trois ou quatre plutôt que deux. Deux devis vous font une différence sans contexte : vous ne pouvez pas dire si le moins cher est compétitif ou si le plus cher propose quelque chose que l'autre a laissé de côté. Au-delà de quatre ou cinq, vous passez principalement du temps plutôt que d’apprendre quelque chose de nouveau, à moins que les citations ne soient toujours très éloignées les unes des autres.

Quelle doit être la taille d’une première commande à l’essai ?

La plus petite quantité qui atteint leur minimum et que vous pouvez vendre dans un délai sur lequel vous pouvez vous permettre de vous tromper. Une première commande est achetée pour produire des informations : si la date est arrivée, si les marchandises correspondent à l'échantillon, si les documents sont corrects. Si leur minimum impose un essai plus grand que ce que vous pouvez confortablement transporter, cela constitue en soi une conclusion quant à savoir si le fournisseur convient à votre magasin.

Un prix unitaire inférieur vaut-il un délai de livraison plus long ?

Parfois, et la façon de le savoir est de convertir les deux en choses que vous pouvez comparer. Un délai de livraison plus long signifie plus de liquidités en stock, une correction plus lente lorsque la demande évolue et un tampon plus important pour couvrir le même niveau de service. Calculez l'économie annuelle réalisée sur la différence de prix à votre taux de vente réel, puis décidez si elle couvre ces trois coûts. Aucune formule ne permet de répondre à votre place, car les pondérations dépendent de votre situation de trésorerie.

Que dois-je vérifier avant de payer une caution ?

Que le délai de livraison, le minimum, le prix unitaire, les conditions de transport et ce qui se passe en cas d'expédition partielle soient tous consignés par écrit, dans le même document, avec une date dessus. Les termes verbaux sont ceux dont on se souvient différemment plus tard. Vérifiez également si le dépôt est remboursable s'ils ne respectent pas la date convenue, car cette réponse vous indique à quel point ils ont confiance dans la date qu'ils viennent de vous donner.

Une habitude à prendre dès le jour de votre choix : conserver le devis que vous avez accepté, daté, à côté du dossier du fournisseur. Douze mois plus tard, alors que le prix a bougé deux fois et que le délai de livraison est de quatre jours, le document original est la seule chose qui sépare une renégociation d'une dispute sur ce qui a été dit.