Cara Memilih Pemasok untuk Inventaris E-niaga
Harga adalah hal yang paling mudah untuk dibandingkan dan paling tidak menjadi masalah. Kriteria yang menentukan apakah pemasok sesuai dengan uang tunai, irama, dan katalog Anda.
Dua kutipan berdampingan, dan satu-satunya garis yang dapat Anda bandingkan tanpa melakukan pekerjaan apa pun adalah harga satuan. Ini juga merupakan jalur yang paling kecil kemungkinannya untuk memutuskan apakah pemasok berhasil.
Memilih pemasok adalah masalah penilaian, bukan perhitungan. Posting ini memberi Anda kriteria dan keuntungan di baliknya. Ini tidak memberi Anda lembar penilaian yang menghasilkan jawaban, karena skor apa pun yang Anda buat sebelum urutan pertama adalah rata-rata tertimbang dari tebakan.
Apa yang sebenarnya Anda pilih
Pemasok adalah tiga hal yang akan Anda jalani selama hubungan berlangsung: waktu tunggu, minimum, dan mode kegagalan.
Waktu tunggu menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setiap kesalahan. Memesan terlalu sedikit dari pemasok 30 hari dan Anda kekurangan selama sebulan. Jumlah minimum menentukan berapa banyak uang tunai yang dibutuhkan hubungan per siklus, dan berapa banyak stok yang Anda bawa, baik Anda menginginkannya atau tidak. Modus kegagalan adalah apa yang terjadi pada minggu buruk mereka: pengiriman singkat, penundaan diam-diam, komponen pengganti, harga yang bergerak tanpa pemberitahuan.
Bagian yang tidak nyaman: kriteria yang paling penting adalah keandalan, dan kriteria ini tidak dapat Anda amati sebelum pesanan pertama. Segala sesuatu yang lain pada kutipan dapat dibaca. Keandalan hanya dapat diukur setelahnya, dari riwayat pengiriman Anda sendiri. Jadi pilihlah batasan yang dapat Anda lihat, dan ukurlah pesanan pertama sehingga mengetahui batasan lainnya terjangkau.
Kriteria yang penting
Dalam urutan kasar seberapa besar perubahan tersebut mengubah operasi Anda, bukan seberapa mudah perbandingannya.
- Kuantitas pesanan minimum dan nilai pesanan minimum. Ini menentukan jumlah uang tunai per siklus dan jumlah bulan pertanggungan yang dibuat oleh satu pesanan. Harga satuan yang rendah di belakang harga minimum yang tidak dapat Anda selesaikan bukanlah harga yang rendah.
- Waktu tunggu, dan di mana jam dimulai. Kuota 15 hari yang dimulai saat setoran dilunasi tidak sama dengan 15 hari sejak pesanan pembelian.
- Variabilitas waktu tunggu. Yang paling Anda inginkan dan tidak bisa Anda dapatkan. Tanyakan saja, dan tanyakan secara spesifik tentang bulan tersibuk mereka, bukan rata-rata.
- Ketentuan pembayaran. Deposit, saldo pengiriman, persyaratan bersih setelah faktur. Hal ini berubah ketika uang tunai keluar, yang bagi toko kecil sering kali menjadi kendala yang lebih besar dibandingkan dengan uang yang keluar.
- Ketentuan pengangkutan dan bea cukai. Siapa yang memesan, siapa yang membayar, siapa yang menyelesaikan, dan apa sebenarnya yang termasuk dalam kutipan tersebut. Di sinilah dua kutipan yang sebanding tidak lagi dapat dibandingkan.
- Kapasitas dan perilaku puncak. Apa yang terjadi jika Anda menggandakan pesanan, dan apa yang terjadi jika semua orang menggandakan pesanannya pada waktu yang sama dalam setahun.
- Kebijakan perubahan harga. Berapa banyak pemberitahuan yang Anda dapatkan, dan apakah pesanan pembelian terbuka dipenuhi pada harga yang Anda tempatkan.
- Kebijakan pengiriman sebagian. Apakah mereka akan mengirimkan apa yang sudah jadi, dan apakah biaya pengiriman sisanya ditanggung oleh Anda.
- Responsif sebelum Anda menjadi pelanggan. Cara mereka menjawab saat mereka masih menjual kepada Anda adalah kasus terbaik, bukan rata-rata.
- Struktur paket kasus. Jika mereka hanya mengirimkan karton utuh, ukuran karton menjadi batasan pada setiap pesanan yang Anda lakukan. Konfirmasikan isi suatu kasus daripada asumsi, karena ini merupakan konvensi perdagangan dan bukan standar yang ditetapkan.
Tidak ada bobot yang mengubah daftar ini menjadi sebuah keputusan. Apa yang dilakukan daftar ini adalah menghentikan Anda dari keterkejutan terhadap sesuatu yang tidak pernah Anda tanyakan.
Tidak ada rumus karena anak timbangan adalah milik toko Anda, bukan milik pemasok. Sebuah toko dengan uang tunai cadangan dan penjual yang stabil dapat menyerap minimal 300 unit dengan harga yang lebih baik. Sebuah toko yang uang tunainya merupakan kendala yang mengikat harus membayar lebih banyak per unit dan menjaga fleksibilitas. Dua kutipan yang sama, jawaban benar yang berbeda.
Pertanyaan untuk ditanyakan sebelum memesan
Tanyakan hal ini secara tertulis sehingga jawabannya ada dalam bentuk yang dapat Anda gunakan kembali.
- Berapa minimal pemesanannya, per SKU, per warna atau ukuran, atau per nilai pesanan?
- Apa paket kasusnya, dan apakah Anda akan memecahkannya?
- Berapa waktu tunggu yang Anda kutip, dan apakah jamnya dimulai pada pesanan pembelian, saat penyimpanan, atau saat produksi?
- Berapa waktu tunggu aktual Anda pada bulan tersibuk tahun lalu?
- Apa syarat pembayaran untuk pesanan pertama, dan apakah berubah untuk pesanan berulang?
- Siapa yang memesan dan membayar ongkos angkut, dan pada titik manakah stok tersebut menjadi milik saya?
- Siapa yang menangani bea cukai dan bea masuk, dan apakah itu termasuk dalam kutipan ini?
- Berapa banyak pemberitahuan yang Anda berikan sebelum perubahan harga, dan apakah pesanan terbuka dihormati pada harga yang ditetapkan?
- Jika hanya sebagian pesanan yang siap, apakah Anda mengirimkannya, dan siapa yang membayar biaya pengiriman sisanya?
- Berapa harga sampelnya, dan apakah sampel tersebut termasuk dalam pesanan pertama?
- Bisakah Anda memberi saya referensi dari pelanggan yang kira-kira seukuran saya?
Yang terakhir patut ditanyakan meski banyak pemasok yang menolak. Pemasok yang tidak dapat menghasilkan satu referensi pelanggan kecil memberi tahu Anda bahwa mereka tidak memiliki pelanggan kecil atau pelanggan kecil tidak puas, dan keduanya berguna sebelum Anda berkomitmen.
Pengambilan sampel dan pesanan pertama
Sampel menjawab satu pertanyaan: apakah produk sesuai dengan yang dijelaskan. Mereka tidak menjawab sama sekali apakah pemasok dapat mencapai tanggal, mengirimkan jumlah yang tepat, atau menangani masalah, karena sampel tidak dijalankan melalui proses yang dilalui pesanan sebenarnya.
Jadi urutan pertama adalah tes yang sebenarnya, dan ukurannya harus disesuaikan, bukan menjadi benar. Targetnya adalah jumlah terkecil yang mencapai jumlah minimumnya dan yang dapat Anda jual dalam jangka waktu yang Anda mampu untuk melakukan kesalahan. Anda membayar untuk mendapatkan informasi, dan harga dari informasi tersebut adalah uang yang terikat saat Anda mengetahuinya.
Dua hal yang harus dilakukan sebelum padam. Tuliskan tanggal yang Anda harapkan dan tanggal kedatangannya, karena pasangan tersebut adalah baris pertama dari riwayat pengiriman pemasok dan tidak ada gunanya jika direkonstruksi dari ingatan enam bulan kemudian. Dan hitung kuitansinya berdasarkan pesanan pembelian alih-alih mengamati paletnya: kapal pendek pesanan pertama yang luput dari perhatian akan menentukan pola setiap pesanan setelahnya.
Jika produk tersebut baru dan Anda tidak memiliki riwayat penjualan untuk dijadikan acuan uji coba, meramalkan produk baru tanpa sejarah mencakup cara-cara untuk mencapai bilangan yang dapat dipertahankan. Dan jika nilai minimumnya memaksa uji coba jauh lebih besar daripada yang Anda pilih, ketegangan tersebut layak untuk diperhitungkan sebelum Anda menerimanya: uang tunai terikat dalam persediaan adalah kendala yang paling mungkin menyerang toko kecil terlebih dahulu.
Membandingkan dua kutipan
Harga satuan bukanlah harga. Angka yang termasuk dalam perbandingan adalah biaya perolehan per unit: semua yang Anda bayarkan untuk mendapatkan satu unit yang dapat dijual di rak Anda, dibagi dengan unit yang Anda dapatkan.
Ambil Cedar & Fig, 250g, yang terjual 5 unit sehari dengan harga $18. Dua kutipan tiba.
| Garis | Kutipan A | Kutipan B |
|---|---|---|
| Harga satuan | $7,00 | $6,40 |
| Minimal pesanan | 120 unit | 300 unit |
| Pengiriman per pengiriman | $180 | $320 |
| Tugas dan izin | Tidak ada | Sekitar $0,55 per unit |
| Biaya mendarat per unit | $8,50 | $8,02 |
| Tunai per pesanan, semuanya masuk | $1.020 | $2.405 |
| Sampul dibuat | 24 hari | 60 hari |
| Waktu tunggu yang dikutip | 12 hari | 30 hari |
Aritmatika, jadi Anda bisa memeriksanya. Kutipan A: 120 unit dengan harga $7,00 adalah $840, ditambah ongkos angkut $180, menghasilkan $1,020 untuk 120 unit, yaitu $8,50 mendarat. Kutipan B: 300 unit seharga $6,40 adalah $1,920, ditambah $320 ongkos angkut, yaitu $2,240, atau $7,47 per unit, ditambah bea dan izin sekitar $0,55, menghasilkan $8,02 mendarat dan $2,405 uang tunai semuanya masuk. Pertanggungan hanyalah unit dibagi 5 sehari: 24 hari dari A, 60 hari dari B.
Penawaran B benar-benar lebih murah. Dengan 5 unit sehari, toko tersebut menjual sekitar 1.825 unit per tahun, dan 48 sen untuk masing-masing unit berarti sekitar $876 per tahun. Ini adalah penghematan yang nyata dan tidak boleh diabaikan begitu saja.
Ini masih bisa menjadi pemasok pertama yang salah. Biaya uji coba adalah $2.405, bukan $1.020, menghasilkan pertanggungan selama dua bulan, bukan tiga setengah minggu, dan setiap koreksi membutuhkan waktu 30 hari, bukan 12. Jika produk terjual dengan setengah harga yang Anda harapkan, Penawaran A membuat Anda menahan kesalahan selama tujuh minggu dan Penawaran B membuat Anda menahan empat bulan untuk satu minggu. Dan satu penyimpangan dari 30 hari menjadi 40 hari adalah minggu hilangnya penjualan yang sangat mengurangi penghematan tahun ini.
Salah satu pembacaan angka-angka ini yang dapat dipertahankan: mulai dari A, ukur, dan pindahkan volume ke B setelah produk memiliki riwayat yang cukup stabil sehingga perlindungan selama 60 hari adalah sebuah keputusan, bukan pertaruhan. Itu adalah bacaan, bukan aturan. Seseorang yang memiliki lebih banyak uang dan lebih percaya diri pada produknya dapat memulai dari B dan menjadi benar.
Setelah Anda memilih, waktu tunggu dan waktu minimum berhenti menjadi garis penawaran dan menjadi masukan perencanaan. Apa yang mereka lakukan terhadap titik pemesanan ulang Anda tercakup dalam bagaimana waktu tunggu pemasok memengaruhi perkiraan Anda, dan ketentuan lainnya harus ada di panduan manajemen pemasok.
Bendera merah
Tak satu pun dari hal ini yang membuktikan bahwa pemasok itu buruk. Masing-masing merupakan risiko yang harus mengubah ketentuan yang Anda terima atau mengubah ukuran pesanan pertama.
- Lead time atau minimumnya tidak akan dicantumkan secara tertulis, hanya didiskusikan
- Kutipan berpindah secara material antar email tanpa ada perubahan apa pun di pihak Anda
- Tanggung jawab pengangkutan dan bea cukai menjadi tidak jelas setelah Anda bertanya dua kali
- Tidak ada jawaban tentang apa yang terjadi jika hanya sebagian pesanan yang siap
- Pembayaran penuh di muka pada pesanan pertama tanpa referensi tersedia. Cukup umum dalam beberapa perdagangan untuk menjadi normal, namun ini adalah risiko yang harus Anda hargai daripada menerimanya secara diam-diam
- Mereka terdiam selama seminggu selama evaluasi. Mereka tidak akan lebih cepat setelah Anda menjadi pelanggan
- Sampel tiba dari alamat yang berbeda, atau dengan kemasan yang berbeda, dari pesanan produksi
- Tekanan untuk memutuskan sebelum Anda mendapatkan penawaran secara tertulis selama sehari
Pola di balik sebagian besar hal ini sama: keengganan untuk berkomitmen pada hal-hal spesifik. Pemasok yang merasa nyaman menuliskan tanggal, jumlah, dan harga adalah pemasok yang berharap dapat mencapainya.
Setelah beberapa pesanan pertama, Anda berhenti menebak-nebak dan mulai mengukur, yang merupakan pekerjaan berbeda dengan alat berbeda: bagaimana mengukur kinerja pemasok.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa banyak pemasok yang harus saya dapatkan penawarannya?
Cukup sehingga Anda dapat mengetahui apakah sebuah kutipan itu normal, yang biasanya berarti tiga atau empat, bukan dua. Dua kutipan memberi Anda perbedaan tanpa konteks: Anda tidak dapat membedakan apakah kutipan yang lebih murah itu kompetitif atau apakah kutipan yang lebih mahal mengutip sesuatu yang tidak ada dalam kutipan lainnya. Di atas empat atau lima Anda lebih banyak menghabiskan waktu daripada mempelajari sesuatu yang baru, kecuali jika kutipannya masih berjauhan.
Seberapa besar seharusnya pesanan percobaan pertama?
Kuantitas terkecil yang memenuhi jumlah minimumnya dan yang dapat Anda jual dalam jangka waktu yang Anda mampu untuk melakukan kesalahan. Pesanan pertama dibeli untuk menghasilkan informasi: apakah pesanan tersebut tepat pada tanggalnya, apakah barangnya sesuai dengan sampel, apakah dokumennya benar. Jika jumlah minimumnya memaksa uji coba lebih besar dari yang dapat Anda bawa dengan nyaman, itu sendiri merupakan temuan tentang apakah pemasok tersebut cocok dengan toko Anda.
Apakah harga satuan yang lebih rendah bernilai waktu tunggu yang lebih lama?
Terkadang, cara mengetahuinya adalah dengan mengubah keduanya menjadi sesuatu yang dapat Anda bandingkan. Waktu tunggu yang lebih lama berarti lebih banyak uang tunai yang disimpan sebagai stok, koreksi yang lebih lambat ketika permintaan bergerak, dan penyangga yang lebih besar untuk mencakup tingkat layanan yang sama. Hitung penghematan tahunan dari selisih harga pada tingkat penjualan aktual Anda, lalu putuskan apakah penghematan tersebut mencakup ketiga biaya tersebut. Tidak ada rumus yang bisa menjawabnya untuk Anda, karena bobotnya bergantung pada posisi kas Anda.
Apa yang harus saya periksa sebelum membayar deposit?
Bahwa waktu tunggu, minimum, harga satuan, persyaratan pengangkutan dan apa yang terjadi pada pengiriman sebagian semuanya tertulis, dalam dokumen yang sama, dengan tanggal di atasnya. Istilah verbal adalah istilah yang diingat secara berbeda di kemudian hari. Periksa juga apakah deposit dapat dikembalikan jika mereka melewatkan tanggal yang disepakati, karena jawaban itu memberi tahu Anda betapa yakinnya mereka pada tanggal yang baru saja mereka berikan kepada Anda.
STOCKCUE
Setelah pemasok dipilih, waktu tunggu mereka menjadi masukan perkiraan, bukan garis penawaran. StockCue menyimpannya per pemasok dan menggunakannya dalam setiap perkiraan pada setiap paket termasuk Gratis, sehingga pesanan pertama pemasok baru mulai membangun sejarah sejak hari pertama.
Instal StockCue di Shopify →Satu kebiasaan yang layak dimulai pada hari Anda memilih: simpan penawaran harga yang Anda terima, beri tanggal, di samping catatan pemasok. Dua belas bulan kemudian, ketika harga telah bergerak dua kali dan waktu tunggu berjalan selama empat hari, dokumen asli adalah satu-satunya hal yang memisahkan negosiasi ulang dari argumen tentang apa yang telah dikatakan.
Rahat Khan
Analis Operasi E-niaga
Rahat Khan menulis tentang operasi inventaris Shopify untuk Devmerx, studio di balik StockCue: Inventory Forecast.
Semua artikel oleh Rahat Khan