Como gerenciar vários fornecedores para sua loja Shopify

Um pedido de compra é emitido para um fornecedor. Essa é a razão pela qual um segundo fornecedor custa mais que o dobro do administrador: cada novo pedido agora começa com uma escolha que você nunca teve que fazer quando havia apenas um, e a escolha deve ser feita antes de você poder digitar uma quantidade.

Este post pressupõe que você já tenha vários fornecedores e precise de uma rotina para operá-los. Escolher um novo é um trabalho diferente, e os registros e termos abaixo de tudo isso estão no guia de gerenciamento de fornecedores.

O que muda com mais de um

Três coisas se multiplicam e uma surge do nada.

Os prazos de entrega se multiplicam e estão vinculados ao pedido e não ao produto. Se Northfield leva 12 dias e Harbor Lane leva 6, então Cedar & Fig, 250g tem dois pontos de pedido, não um. O número que você aciona depende inteiramente de quem vai atender o pedido, o que significa que o ponto de novo pedido em sua planilha só estará correto enquanto o fornecedor presumido for aquele que você realmente usa. A aritmética por trás disso, e o que a variabilidade do lead time faz com o buffer, está em como os prazos de entrega do fornecedor afetam sua previsão.

Os mínimos se multiplicam. O tamanho do seu pedido deixa de ser propriedade do SKU e passa a ser propriedade do emparelhamento. 60 unidades é um pedido perfeitamente normal de um fornecedor e impossível de outro.

Os calendários se multiplicam. Três fornecedores com prazos de entrega de 6, 12 e 30 dias não podem compartilhar um dia de revisão e um dia de pedido sem que alguém receba o pedido tarde demais.

O que surge do nada é a própria decisão de roteamento: qual fornecedor receberá esse pedido específico esta semana. Ninguém planeja isso e é a decisão que realmente consome tempo.

Atribuição de SKUs a fornecedores

Decida a atribuição permanente uma vez, por escrito, antes de precisar dela. Um primário por SKU e um backup nomeado nos SKUs onde a falta de estoque custa caro.

Escreva-o como uma matriz em vez de uma lista, porque as células vazias são a saída. Um SKU com uma célula preenchida tem um único ponto de falha, e você deseja ver isso em uma página em vez de descobri-lo na terça-feira.

Dois esclarecimentos sobre o que é e o que não é um backup.

Um backup não é a mesma coisa que fonte dupla. Um backup é um fornecedor para o qual você muda quando o primário falha. A terceirização dupla é comprar o mesmo SKU de ambos ao mesmo tempo, de forma permanente, o que distribui o risco, mas dobra os mínimos necessários para concluir cada ciclo. O caso de divisão de um SKU entre dois fornecedores, e seus limites honestos, é abordado no postagem de prazos de entrega; esta postagem considera a tarefa como dada e trata do que você fará depois.

E um backup só conta depois de ser enviado para você. Antes do primeiro pedido, você tem o prazo de entrega cotado, que é um número de vendas, e nenhuma evidência do que acontece quando você precisa deles com pressa. Se um SKU é importante o suficiente para ter um backup, é importante fazer um pedido real por meio do backup para que você tenha um prazo de entrega medido quando for necessário.

Mantendo os termos corretos

O Shopify mantém as condições de pagamento e a moeda de cada pedido de compra individual, e não do fornecedor, portanto, não há tela no administrador que mostre os termos dos três fornecedores lado a lado. Com um fornecedor você pode carregar isso na cabeça. Com três você não consegue, e o modo de falha é específico: você avalia um pedido em relação ao mínimo do fornecedor errado, avisa no momento do envio e preenche o pedido ou perde o dia.

Uma folha, uma linha por fornecedor, lida transversalmente em vez de abaixo:

Estes são números de exemplo para uma loja. Não há um mínimo típico nem um prazo de entrega típico para compará-los; portanto, a única comparação útil é entre seus próprios fornecedores.

Leia uma linha e você obterá o conjunto de restrições de um fornecedor. Leia uma coluna e você verá quem é mais rápido, quem é mais barato para compensar, quem quer dinheiro mais rápido. Cedar & Fig custa US$ 7,00 por unidade em Northfield e US$ 7,90 em Harbor Lane, que é o número para o qual as próximas duas seções sempre retornam.

Consolidando pedidos

Com um fornecedor, você solicita um SKU quando ele atinge o ponto de reabastecimento. Com vários deles, essa política gera um fluxo de pedidos pequenos, alguns dos quais falham no mínimo e nenhum deles compartilha uma remessa.

A solução é lotear por fornecedor e não por SKU e, em seguida, usar o ponto de reabastecimento como gatilho para o lote, e não para cada item.

Trabalhei com o valor mínimo de pedido de US$ 1.000 da Northfield. Cedar & Fig, 250g atingiu seu ponto de pedido e precisa de 120 unidades por US$ 7,00, o que equivale a US$ 840. Isso está aquém do mínimo por si só. Adicione 40 unidades de um segundo produto Northfield por US$ 4,50, que equivale a US$ 180, e o pedido será de US$ 1.020. O mínimo é liberado, uma remessa chega e um lote de frete é pago.

O custo de fazer isso é real: você comprou 40 unidades de algo antes de pedir para ser comprado. Portanto, a regra que mantém a consolidação honesta é um horizonte, não um desejo.

Northfield leva 12 dias. Um SKU que cruzasse seu ponto de reabastecimento dentro desses 12 dias é uma adição justa, porque de qualquer maneira, ele seria pedido antes da remessa chegar. Um SKU com três meses de cobertura não é: adicioná-lo converte um problema de pedido mínimo em um problema de excesso de estoque, que é o mais difícil de reverter dos dois. Se nada legítimo puder ser acrescentado, a resposta é que o SKU está no fornecedor errado ou o mínimo precisa de uma conversa, e não que você deva comprar um quarto do estoque para atingir um limite.

Fazer isso manualmente significa abrir os números de cada SKU, descobrir quem fornece cada um, somar aqueles que compartilham um fornecedor e comparar esse total com o mínimo que você está lembrando de uma planilha. StockCueO planejador de compras do Grupo agrupa o que é devido pelo fornecedor, de modo que o lote seja montado para você, em vez de reconstruído a cada ciclo. Isso está no Starter e superior.

Um calendário, muitos prazos de entrega

Fornecedores com prazos de entrega diferentes não podem ser pedidos todos na mesma programação, mas todos podem ser revisado no mesmo horário. Essa distinção é o que torna viável um calendário de vários fornecedores.

Escolha um dia de revisão. Nesse dia, todos os fornecedores recebem a mesma pergunta: alguma coisa que eu comprar de você acabará antes da minha próxima avaliação mais o seu prazo de entrega? Se sim, esse fornecedor recebe um pedido hoje. Se não, eles esperam.

Numa revisão mensal com os três fornecedores acima: A Vale Mill, com 30 dias, recebe pedidos basicamente a cada revisão, porque seu lead time já consome todo o gap. Northfield, com 12 dias, é encomendado quando algo está dentro de cerca de seis semanas de cobertura. Harbor Lane, aos 6 dias, geralmente pode esperar, e é exatamente por isso que é um bom backup. A escolha do intervalo de revisão em si é uma decisão separada, abordada em com que frequência você deve reordenar.

Depois, há a decisão de roteamento, que é o que você faz quando o calendário já foi ultrapassado.

Cedro & Figo, 250g vende 5 unidades por dia. Você tem 48 unidades em mãos, o que equivale a 48 dividido por 5, ou seja, 9,6 dias de cobertura. Northfield é o principal por US $ 7,00 e leva 12 dias: faça o pedido lá e você ficará sem estoque por cerca de dois dias antes de a remessa chegar. Harbor Lane leva 6 dias por US$ 7,90, com mínimo de 60 unidades.

A decisão não é “quem é mais barato”, é “quem consegue chegar a tempo”, e só então “quem é mais barato entre esses”. Encomende 60 unidades de Harbor Lane para preencher a lacuna e faça o pedido de rotina de 120 unidades em Northfield no mesmo dia para que o ciclo normal reinicie atrás dele. O prêmio da ponte é de 60 unidades vezes a diferença de 90 centavos, que equivale a US$ 54. Esse é o preço dos seis dias, expresso como um número e não como um sentimento. Se tivesse chegado a US$ 540, a mesma aritmética teria feito valer a pena considerar dois dias sem estoque.

Se essa lacuna continuar aparecendo no mesmo SKU, o problema não é o roteamento. O ponto de novo pedido é definido em relação a um prazo de entrega que não corresponde mais ao que o fornecedor faz, e a correção é feita a montante.

Quando cortar um fornecedor

Cada fornecedor custa um mínimo para liberar, uma vaga no calendário e uma atenção que não aumenta. A dada altura, uma loja com cinco fornecedores para onze produtos está a gastar mais em coordenação do que valem as diferenças de preços.

Sinaliza que um fornecedor não está conquistando seu espaço:

O contra-sinal é igualmente importante. Um fornecedor do qual você raramente faz pedidos pode ser um backup, e todo o valor de um backup aparece na semana do ano em que o principal falha. Não corte um fornecedor por ficar quieto se o trabalho dele for silêncio; corte-os se eles estiverem quietos e não poderia entregar quando você precisava deles.

De qualquer forma, decida a partir do registro e não da última conversa, que quase sempre é sobre a entrega mais recente. Construir esse registro a partir de seus próprios pedidos de compra é medir o desempenho do fornecedor; um fornecedor que está atrasado agora é um pedido de compra atrasado. Se o mínimo é o que torna o relacionamento inviável, leia quanto custa um MOQ para você antes da negociação.

Perguntas frequentes

Devo usar mais de um fornecedor para o mesmo produto?

Uma segunda fonte elimina sua exposição total aos atrasos de um fornecedor, e vale a pena apostar nos produtos dos quais você não pode se dar ao luxo de ficar sem. Não é gratuito: você assume um segundo mínimo, um segundo lead time e um segundo relacionamento, e não adianta nada se ambos os fornecedores enviarem pelo mesmo gargalo. Não existe nenhum número publicado sobre quanto risco uma segunda fonte remove, portanto, trate-o como um mecanismo para seus SKUs de maior risco, em vez de uma política padrão.

Como decido qual fornecedor receberá um pedido?

Compare os dias de cobertura restantes, que é o estoque disponível dividido pela média de vendas diárias, com o lead time medido de cada fornecedor. Qualquer fornecedor cujo prazo de entrega seja superior à sua cobertura restante não poderá resolver este pedido, seja qual for o preço. Entre os fornecedores que podem, o custo de entrega mais barato geralmente vence, e vale a pena declarar em voz alta o prêmio que você paga a um fornecedor mais rápido como o preço dos dias que você comprou.

Ter um fornecedor reserva reduz a quantidade de estoque de segurança necessária?

Não automaticamente. Um backup só reduz sua exposição se puder entregar dentro da lacuna principal esquerda, o que significa que você precisa de um prazo de entrega medido para o backup, e não de um tempo cotado. Se o backup for mais lento que o primário ou nunca tiver sido enviado para você, seu buffer ainda terá que cobrir sozinho a variabilidade do primário. Dimensione o estoque de segurança do fornecedor que realmente atenderá o pedido.

Como faço para impedir que pedidos pequenos não cumpram os mínimos?

Lote por fornecedor e não por SKU. Agrupe tudo o que você compra de um fornecedor em um único pedido e adicione SKUs que atingirão seu ponto de pedido dentro do prazo de entrega da remessa, o que libera o mínimo sem comprar estoque que você ficará esperando por meses. Se o mínimo de um fornecedor ainda não puder ser compensado dessa forma, o SKU está no fornecedor errado ou o mínimo precisa ser renegociado.

Para dimensionar a quantidade depois de saber para quem vai o pedido, consulte quanto pedir, e como o buffer deve mudar quando o fornecedor que atende um pedido muda, o guia de estoque de segurança.