Cara Mengelola Banyak Pemasok untuk Toko Shopify Anda

Pesanan pembelian dibuat untuk satu pemasok. Itulah alasan mengapa pemasok kedua berharga lebih dari dua kali lipat biaya admin: setiap pemesanan ulang sekarang dimulai dengan pilihan yang tidak pernah harus Anda buat ketika hanya ada satu, dan pilihan harus dibuat sebelum Anda dapat mengetikkan kuantitas.

Posting ini mengasumsikan Anda sudah memiliki beberapa pemasok dan memerlukan rutinitas untuk menjalankannya. Memilih yang baru adalah pekerjaan yang berbeda, dan catatan serta istilah di bawah semua ini ada di panduan manajemen pemasok.

Apa yang berubah dengan lebih dari satu

Tiga hal berlipat ganda, dan satu hal muncul entah dari mana.

Waktu tunggu bertambah banyak, dan hal ini melekat pada pesanan, bukan pada produk. Jika Northfield membutuhkan waktu 12 hari dan Harbour Lane membutuhkan waktu 6 hari, maka Cedar & Fig, 250g memiliki dua titik pemesanan ulang, bukan satu. Nomor yang Anda picu bergantung sepenuhnya pada siapa yang akan mengisi pesanan, yang berarti titik pemesanan ulang di lembar Anda hanya benar sedangkan pemasok yang diasumsikan adalah pemasok yang sebenarnya Anda gunakan. Aritmatika di balik hal tersebut, dan pengaruh variabilitas waktu tunggu terhadap buffer, sudah ada bagaimana waktu tunggu pemasok memengaruhi perkiraan Anda.

Minimum berlipat ganda. Ukuran pesanan Anda tidak lagi menjadi properti SKU dan menjadi properti pasangan. 60 unit adalah pesanan normal dari satu pemasok dan tidak mungkin dilakukan dari pemasok lain.

Kalender bertambah banyak. Tiga pemasok dengan waktu tunggu 6, 12, dan 30 hari tidak dapat berbagi satu hari peninjauan dan satu hari pemesanan tanpa ada yang terlambat memesan.

Hal yang muncul entah dari mana adalah keputusan perutean itu sendiri: pemasok mana yang mendapat pesanan khusus ini, minggu ini. Tidak ada seorang pun yang merencanakannya, dan keputusan itulah yang sebenarnya menyita waktu.

Menugaskan SKU ke pemasok

Putuskan tugas tetap satu kali, secara tertulis, sebelum Anda membutuhkannya. Satu primer per SKU, dan cadangan bernama pada SKU yang kehabisan stok memerlukan biaya yang mahal.

Tuliskan sebagai matriks, bukan daftar, karena sel kosong adalah keluarannya. SKU dengan satu sel terisi memiliki satu titik kegagalan, dan Anda ingin melihatnya di halaman daripada menemukannya pada hari Selasa.

Dua klarifikasi tentang apa itu cadangan dan apa yang bukan.

Pencadangan tidak sama dengan sumber ganda. Cadangan adalah pemasok tempat Anda beralih ketika pemasok utama gagal. Sumber ganda adalah membeli SKU yang sama dari keduanya sekaligus, secara permanen, yang menyebarkan risiko namun melipatgandakan jumlah minimum yang harus Anda selesaikan di setiap siklus. Kasus untuk membagi SKU menjadi dua pemasok, dan batasan jujurnya, tercakup dalam pos waktu tunggu; posting ini mengambil tugas seperti yang diberikan dan membahas apa yang Anda lakukan setelahnya.

Dan cadangan hanya dihitung setelah dikirimkan kepada Anda. Sebelum pemesanan pertama, Anda memiliki waktu tunggu yang dikutip, yaitu nomor penjualan, dan tidak ada bukti tentang apa yang terjadi saat Anda membutuhkannya dengan tergesa-gesa. Jika SKU cukup penting untuk memiliki cadangan, maka cukup penting untuk melakukan satu pesanan nyata melalui cadangan sehingga Anda memiliki waktu tunggu yang terukur untuk pesanan tersebut ketika hal itu penting.

Menjaga persyaratan tetap lurus

Shopify memegang ketentuan pembayaran dan mata uang pada setiap pesanan pembelian individu dan bukan terhadap pemasok, sehingga tidak ada layar di admin yang menunjukkan kepada Anda persyaratan ketiga pemasok secara berdampingan. Dengan satu pemasok, Anda dapat mengingatnya. Dengan tiga hal, Anda tidak bisa melakukannya, dan modus kegagalannya spesifik: Anda mengukur pesanan berdasarkan jumlah minimum pemasok yang salah, memberi tahu pada saat pengiriman, dan menyelesaikan pesanan atau kehilangan hari itu.

Satu lembar, satu baris per pemasok, baca ke seluruh, bukan ke bawah:

Ini adalah contoh gambar untuk satu toko. Tidak ada batas minimum dan waktu tunggu yang umum untuk membandingkannya, jadi satu-satunya perbandingan yang berguna adalah antara pemasok Anda sendiri.

Baca berturut-turut dan Anda mendapatkan satu set batasan pemasok. Bacalah kolomnya dan Anda akan mengetahui siapa yang tercepat, siapa yang paling murah untuk diselesaikan, siapa yang menginginkan uang paling cepat. Cedar & Fig berharga $7,00 per unit dari Northfield dan $7,90 dari Harbour Lane, yang merupakan nomor dua bagian berikutnya.

Mengkonsolidasikan pesanan

Dengan satu pemasok, Anda memesan SKU ketika mencapai titik pemesanan ulang. Pada beberapa perusahaan, kebijakan tersebut menghasilkan aliran pesanan dalam jumlah kecil, beberapa di antaranya mengalami kegagalan minimum dan tidak ada satupun yang berbagi pengiriman.

Cara mengatasinya adalah dengan melakukan batch berdasarkan pemasok, bukan berdasarkan SKU, lalu menggunakan titik pemesanan ulang sebagai pemicu untuk batch, bukan untuk setiap item.

Bekerja melalui nilai pesanan minimum Northfield sebesar $1.000. Cedar & Fig, 250g telah mencapai titik pemesanan ulang dan membutuhkan 120 unit dengan harga $7,00, yaitu $840. Itu sendiri masih kurang dari jumlah minimum. Tambahkan 40 unit produk Northfield kedua seharga $4,50, yaitu $180, dan pesanannya menjadi $1.020. Minimal selesai, satu kiriman tiba, dan satu lot ongkos angkut dibayar.

Biaya untuk melakukan hal itu nyata: Anda telah membeli 40 unit sesuatu sebelum diminta untuk dibeli. Jadi aturan yang menjaga konsolidasi tetap jujur ​​adalah sebuah cakrawala, bukan sebuah keinginan.

Northfield membutuhkan waktu 12 hari. SKU yang akan melewati titik pemesanan ulang dalam 12 hari tersebut merupakan tambahan yang wajar, karena SKU akan dipesan sebelum pengiriman ini mendarat. SKU dengan masa perlindungan selama tiga bulan tidak demikian: menambahkannya akan mengubah masalah pesanan minimum menjadi masalah kelebihan stok, yang merupakan masalah yang lebih sulit untuk diatasi. Jika tidak ada yang sah yang dapat ditambahkan, jawabannya adalah SKU ada di pemasok yang salah atau minimal perlu dibicarakan, bukan berarti Anda harus membeli seperempat stok untuk melewati ambang batas.

Melakukan hal ini dengan tangan berarti membuka nomor setiap SKU, mencari tahu siapa yang memasok masing-masing SKU, menjumlahkan pemasok yang berbagi, dan memeriksa jumlah total tersebut dengan jumlah minimum yang Anda ingat dari selembar kertas. StockCuePerencana pembelian mengelompokkan apa yang harus dibayar oleh pemasok, sehingga batch tersebut dirakit untuk Anda alih-alih direkonstruksi setiap siklus. Itu ada di Starter dan lebih tinggi.

Satu kalender, banyak waktu tunggu

Pemasok dengan waktu tunggu yang berbeda tidak dapat semuanya dipesan pada jadwal yang sama, tetapi semuanya dapat dipesan ditinjau pada jadwal yang sama. Perbedaan itulah yang membuat kalender multi-pemasok bisa diterapkan.

Pilih satu hari peninjauan. Pada hari itu, setiap pemasok mendapat pertanyaan yang sama: apakah barang yang saya beli dari Anda akan habis sebelum peninjauan saya berikutnya ditambah waktu tunggu Anda? Jika ya, pemasok tersebut mendapat pesanan hari ini. Jika tidak, mereka menunggu.

Pada peninjauan bulanan dengan tiga pemasok di atas: Vale Mill, dalam waktu 30 hari, pada dasarnya mendapat pesanan pada setiap peninjauan, karena waktu tunggunya sudah menghabiskan seluruh kesenjangan. Northfield, dalam 12 hari, akan dipesan ketika ada sesuatu yang berada dalam perlindungan sekitar enam minggu. Harbour Lane, dalam 6 hari, biasanya bisa menunggu, itulah sebabnya ia menjadi cadangan yang bagus. Memilih interval tinjauan itu sendiri adalah keputusan tersendiri, tercakup dalam seberapa sering Anda harus memesan ulang.

Lalu ada keputusan perutean, yaitu apa yang Anda lakukan ketika kalender sudah diambil alih.

Cedar & Fig, 250g terjual 5 unit sehari. Anda memiliki 48 unit di tangan, yaitu 48 dibagi 5, jadi perlindungan 9,6 hari. Northfield adalah yang utama dengan harga $7,00 dan membutuhkan waktu 12 hari: pesan di sana dan Anda kehabisan stok selama kira-kira dua hari sebelum pengiriman tiba. Harbour Lane membutuhkan waktu 6 hari dengan harga $7,90, dengan minimum 60 unit.

Keputusannya bukanlah "siapa yang lebih murah", melainkan "siapa yang dapat tiba tepat waktu", dan hanya kemudian "siapa yang lebih murah di antara mereka". Pesan 60 unit dari Harbour Lane untuk menjembatani kesenjangan tersebut, dan lakukan pemesanan rutin 120 unit di Northfield pada hari yang sama sehingga siklus normal dimulai kembali. Premi di jembatan adalah 60 unit dikalikan selisih 90 sen, yaitu $54. Itulah harga enam hari, dinyatakan sebagai angka dan bukan dibiarkan sebagai perasaan. Seandainya harganya $540, perhitungan yang sama akan menghasilkan dua hari kehabisan stok yang layak untuk dipertimbangkan.

Jika celah tersebut terus muncul di SKU yang sama, masalahnya bukan pada perutean. Titik pemesanan ulang ditetapkan berdasarkan waktu tunggu yang tidak lagi sesuai dengan apa yang dilakukan pemasok, dan perbaikan dilakukan di bagian hulu.

Kapan harus memotong pemasok

Setiap pemasok memerlukan biaya minimum untuk menyelesaikan, slot di kalender, dan perhatian yang tidak terukur. Pada titik tertentu, sebuah toko yang menjual lima pemasok untuk sebelas produk menghabiskan lebih banyak uang untuk koordinasi daripada nilai perbedaan harga.

Tanda-tanda bahwa pemasok tidak mendapatkan slotnya:

Sinyal balasan juga sama pentingnya. Pemasok yang jarang Anda pesan mungkin merupakan cadangan, dan seluruh nilai cadangan muncul pada satu minggu dalam setahun saat cadangan utama gagal. Jangan menjelek-jelekkan pemasok karena diam jika tugas mereka adalah diam; potong mereka jika mereka diam dan tidak dapat mengirimkannya saat Anda membutuhkannya.

Apa pun pilihannya, putuskan berdasarkan catatan, bukan percakapan terakhir, yang hampir selalu mengenai pengiriman terkini. Membangun rekor itu dari pesanan pembelian Anda sendiri adalah hal yang penting mengukur kinerja pemasok; pemasok yang terlambat saat ini adalah pesanan pembelian yang terlambat. Jika hal minimum itulah yang membuat hubungan tidak bisa dijalankan, bacalah berapa biaya MOQ yang harus Anda keluarkan sebelum negosiasi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya harus menggunakan lebih dari satu pemasok untuk produk yang sama?

Sumber kedua menghilangkan paparan total Anda terhadap penundaan satu pemasok, dan ada baiknya menyiapkan produk yang tidak mampu Anda tinggalkan. Hal ini tidak gratis: Anda mengambil minimum kedua, waktu tunggu kedua, dan hubungan kedua, dan tidak ada gunanya jika kedua pemasok mengirimkan melalui titik tersedak yang sama. Tidak ada angka yang dipublikasikan mengenai seberapa besar risiko yang dihilangkan oleh sumber kedua, jadi perlakukan ini sebagai mekanisme untuk SKU Anda yang memiliki risiko tertinggi, bukan sebagai kebijakan default.

Bagaimana cara saya memutuskan pemasok mana yang mendapat pesanan?

Bandingkan hari pertanggungan yang tersisa, yaitu stok yang ada dibagi rata-rata penjualan harian, dengan waktu tunggu yang diukur oleh masing-masing pemasok. Pemasok mana pun yang waktu tunggunya lebih lama dari sisa pertanggungan Anda tidak dapat menyelesaikan pesanan ini, berapa pun harganya. Di antara pemasok yang bisa, biaya mendarat yang lebih murah biasanya menang, dan premi yang Anda bayarkan kepada pemasok yang lebih cepat layak untuk disebutkan dengan jelas sebagai harga hari Anda membeli.

Apakah memiliki pemasok cadangan mengurangi jumlah stok pengaman yang saya perlukan?

Tidak secara otomatis. Cadangan hanya memperpendek eksposur Anda jika dapat dikirimkan dalam celah kiri utama, yang berarti Anda memerlukan waktu tunggu yang terukur untuk pencadangan, bukan waktu yang ditentukan. Jika cadangan lebih lambat dibandingkan cadangan utama, atau tidak pernah dikirimkan kepada Anda, buffer Anda masih harus menutupi sendiri variabilitas cadangan utama. Ukuran safety stock dari supplier yang benar-benar akan memenuhi pesanan.

Bagaimana cara menghentikan pesanan kecil agar tidak mencapai nilai minimum?

Batch berdasarkan pemasok, bukan berdasarkan SKU. Kelompokkan semua yang Anda beli dari satu pemasok ke dalam satu pesanan dan tambahkan SKU yang akan mencapai titik pemesanan ulang dalam waktu tunggu pengiriman tersebut, yang menyelesaikan jumlah minimum tanpa membeli stok yang akan Anda simpan selama berbulan-bulan. Jika jumlah minimum pemasok masih tidak dapat diselesaikan dengan cara itu, SKU berada pada pemasok yang salah atau minimum memerlukan negosiasi ulang.

Untuk menentukan ukuran kuantitas setelah Anda mengetahui siapa yang akan memesan, lihat berapa banyak yang harus dipesan, dan bagaimana buffer harus berubah ketika pemasok yang mengisi pesanan berubah, panduan stok pengaman.